Gérer l'urgence au travail sans e-mail

Capturez le moment par sunnyUK sur flickr

L’autre jour, un collègue a été appelé par un collègue qui lui a dit: “ne répondaient pas assez rapidement à leurs courriels.” Ce commentaire a été fait même lorsque notre société emploie une foule de moyens pour se contacter immédiatement.

La question en discussion était urgente et devait être traitée ce jour-là, mais la partie accusatrice n'a en aucun cas traité le travail comme étant urgent. Pour une raison quelconque, ils s'attendaient à une réponse immédiate par courrier électronique, même si le courrier électronique n'est pas un courrier électronique. “réponse immédiate” type d'outil. Et franchement, cela ne devrait jamais être considéré comme une technologie en particulier avec les types de technologie dont nous disposons..

Email comme mail

La manière dont moi et beaucoup d’autres traitons le courrier électronique est comme un courrier. Nous ne restons pas assis devant notre boîte aux lettres toute la journée à attendre que quelque chose y soit inséré, mais seulement pour le sortir, créer une réponse, l'envoyer dans une enveloppe, le tamponner et l'envoyer. Ce serait ridicule, non? Alors, pourquoi devrions-nous nous attendre à traiter le courrier électronique de cette façon?

Le problème est que la plupart des gens traitent le courrier électronique de cette façon. La publicité

Ce n’est que lorsqu’on m’a présenté l’écosystème GTD que j’ai trouvé des idées sur le courrier électronique, comme celle de Merlin Mann ou même de Léo Babauta. Ces gars considéraient le courrier électronique comme un courrier, quelque chose qui s'accumule tout au long de la journée et que nous traitons ensuite. Nous décidons ensuite de ce que nous sommes censés faire avec ce courrier entrant; répondez-y, faites-en un élément de référence, mettez-le dans la corbeille, etc. Une fois que j'ai pu comprendre cette façon de penser, le courrier électronique n'était plus un outil de type réponse immédiate. Cela m'a gardé hors de ma boîte de réception et m'a permis de faire plus, ainsi que de gérer les problèmes urgents de la bonne façon.

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Qu'en est-il des problèmes immédiats?

J'entends beaucoup cela là où je travaille:

“C'est mon travail de répondre aux emails.”

Quel triste état de choses! un répondeur professionnel par courrier électronique. En fait, je dirais que la plupart des gens qui disent cela signifient vraiment que leur travail consiste à gérer les problèmes immédiats de leur entreprise. il se trouve que de nombreuses personnes considèrent encore le courrier électronique comme un type de communication à réponse immédiate. La publicité

Je sais que nous, les nerds de la productivité, ne pouvons pas déplacer la force immuable de la surutilisation des courriers électroniques, mais nous pouvons apporter certaines options à la table que les personnes affectées par une action immédiate par courrier électronique peuvent essayer d'utiliser..

Les moyens de gérer l'urgence sans email

Voici quelques façons dont vous pouvez vous aider et éventuellement aider les autres membres de votre entreprise à faire face à des problèmes urgents sans utiliser une multitude de courriers électroniques. Celles-ci peuvent sembler évidentes, mais vous serez extrêmement surpris de constater à quel point elles sont peu utilisées pour les problèmes urgents:

1. Utiliser la messagerie instantanée

Quoi que vous disiez, la messagerie instantanée n'est pas simplement un moyen de discuter avec vos amis au travail (bien que cela puisse être un avantage supplémentaire). La messagerie instantanée est synonyme de messagerie instantanée et c'est exactement ce pour quoi elle devrait être utilisée; mettre la main sur quelqu'un instantanément.

Si votre entreprise n'utilise pas la messagerie instantanée, en particulier dans une entreprise où les problèmes avec les clients sont de la plus haute importance, essayez de parler de vos supérieurs hiérarchiques et de les mettre en place. La messagerie instantanée au travail a permis de gagner beaucoup de temps et de négliger de nombreux messages électroniques. La publicité

2. Utilisez le téléphone

Un téléphone? Qu'est-ce que c'est que ça? C'est cette chose qui est poussiéreuse, se trouve sur le coin de votre bureau et est utilisée peut-être une fois par jour. Le fait est que le téléphone est le meilleur outil pour faire avancer les choses rapidement.

Oui, vous pouvez peut-être taper 160 mots à la minute, mais vous ne pouvez pas expliquer les problèmes par messagerie instantanée ou courrier électronique comme vous pouvez le faire verbalement. Si quelque chose est super important et doit être fait dès que possible, le téléphone et le support suivant sont les meilleurs outils à utiliser.

3. viens me voir

Si vous êtes à travers le bureau et que vous avez besoin de faire quelque chose maintenant, allez voir la personne qui en a besoin. Vous voudrez peut-être téléphoner ou contacter par messagerie instantanée pour vous assurer qu'ils sont disponibles, mais si le problème est suffisamment urgent, il est tout à fait envisageable d'aller le voir. Encore une fois, parler à quelqu'un verbalement est le meilleur moyen de gérer les situations urgentes..

Et après?

L’une des choses les plus difficiles à faire pour sortir de la “vivre dans votre mentalité de boîte de réception”, En particulier pour les grandes entreprises, essayez de changer le point de vue de vos collègues sur la façon de gérer les problèmes urgents. La meilleure façon de commencer est de leur dire que vous ne vérifiez les e-mails qu’un certain nombre de fois par jour (tout comme M. Vardy avec sa règle des 3 fois par jour). S’ils ont besoin de quelque chose de immédiat, ils peuvent vous envoyer un message instantané. , ou faire escale. La publicité

Vous rencontrerez peut-être un problème qui n’est vraiment pas urgent et votre collègue le pense, mais si vous définissez les bases du courrier électronique, le courrier électronique n’est pas le meilleur moyen d’accomplir quelque chose rapidement, il respectera votre possibilité d’obtenir des résultats urgents. terminé.

Si vous travaillez avec un groupe d'humains, comment gérez-vous les problèmes urgents??