Combien de fois par jour devriez-vous vérifier votre courrier électronique?

Dans mon dernier message, j'ai parlé de six des habitudes de travail les plus courantes qui sabotent votre productivité. Le premier délinquant sur ma liste était la fréquence à laquelle vous vérifiez votre courrier électronique. En écrivant mon dernier article, j'ai découvert qu'il y avait une tonne d'informations sur ce sujet et qu'il méritait bien son propre article dédié..

Pour ce qui est de notre courrier électronique professionnel, la plupart d’entre nous le voyons comme une boule de neige. Nous devons constamment le vérifier ou risquer la colère des patrons et des collègues qui tentent de communiquer avec nous. Si nous ne répondons pas à un courrier électronique dans les 5 minutes, nous sommes considérés comme paresseux ou improductifs..

Toutefois, selon certains experts, consulter votre courrier électronique trop fréquemment est en réalité un facteur majeur susceptible de contribuer à une baisse de productivité. Si vous êtes un de ceux “chaque fois que mon téléphone sonne, je dois vérifier immédiatement mon courrier électronique” sorte de gens, lisez la suite pour découvrir pourquoi vous êtes peut-être devenu votre pire ennemi. La publicité

À quelle fréquence est normal?

Alors, à quelle fréquence la personne moyenne vérifie-t-elle son courrier électronique un jour donné? Il est difficile de trouver des statistiques fiables. Selon un sondage, environ 40% des personnes interrogées pensaient consulter leur courrier électronique entre 6 et 20 fois par jour. Bien sûr, il est difficile de dire à quel point une personne est précise lorsqu'elle évalue ses propres habitudes en matière de courrier électronique..

Une autre enquête indique que 56,4% des personnes ne consultent leur courrier électronique qu'entre 0 et 5 fois par jour. Cependant, cette étude date de 2009, et peut-être assez datée.

“Ne vérifiez jamais votre courrier électronique le matin”

L’expert organisationnel préféré d’Oprah est une femme appelée Julie Morgenstern, auteure de “Ne jamais vérifier son courrier électronique le matin.” Devinez ce qu'elle conseille?

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Selon Morgenstern, vérifier votre courrier électronique dès que vous entrez au bureau chaque matin est problématique car cela peut donner un faux sentiment d'accomplissement. Vous répondez à 40 courriels et vous sentez que vous avez fait beaucoup de travail, mais en réalité, vous avez probablement encore beaucoup de paperasse, de réunions et d'appels téléphoniques à faire. Répondre au courrier électronique est essentiel pour faire votre travail, mais ce n'est pas toujours quelque chose qui gagne activement de l'argent pour vous ou votre entreprise. La publicité

Sid Savara, expert en productivité, partage également l'avis de Morgenstern. “En ce qui concerne le courrier électronique, l'ignorance est un bonheur. C'est pourquoi, si vous souhaitez progresser sur quelque chose d'important, j'ai ces quatre mots pour vous: Ne consultez pas votre courrier électronique. Dès que vous vous levez, travaillez sur quelque chose d'important pendant 30 à 45 minutes et vérifiez seulement. Si vous pouvez le supporter, attendez encore plus longtemps. Certains jours, je ne vérifie pas du tout les courriels avant le déjeuner… Toute nouvelle information que vous obtiendrez peut vous distraire. Je ne peux pas tout contrôler, mais je peux contrôler mes propres distractions.”

La méthode des 24 heures

D'autres personnes affirment que plutôt que de vérifier vos courriels en commençant plus tard dans la journée, vous devriez les vérifier une fois par jour, le matin. Elizabeth Grace Saunders, experte en productivité, fait partie des membres de ce camp. Elle vide généralement sa boîte de réception au cours des 1 à 2 premières heures de sa journée et formule son plan de match pour le reste de la journée. Après cela, elle ne regarde généralement plus son courrier électronique pour le reste de la journée, ce qui lui permet de se consacrer entièrement au développement commercial et aux projets clients..

Ceci est bien sûr plus difficile si vous êtes au bas de la chaîne alimentaire de votre entreprise. Mais si vous êtes dans la haute direction ou si vous êtes travailleur indépendant, la mise en place de cette routine peut être un excellent moyen d'accroître votre productivité..

En cas de doute, vérifiez le graphique

Scott Scheper consulte son courrier électronique deux fois par jour et a créé un organigramme pratique pour vous aider à éliminer tous les messages non lus de votre boîte de réception. La publicité

Chaque fois que vous ouvrez un nouvel email, posez-vous 3 questions de base:
1. Est-ce pertinent?
2. Puis-je résoudre ce problème?
3. Est-ce qu'il me faudra moins de 2 minutes de mon temps pour régler ce problème??

En suivant son organigramme pratique, vous développerez un nouveau moyen de gérer plus efficacement votre boîte de réception..

5 par jour

Et au cas où vous n'auriez pas eu assez d'opinions d'expert contradictoires, en voici une autre. Rod Kurtz de Business Week affirme que vous devriez vérifier votre courrier électronique au travail cinq fois par jour. La publicité

“Vérifiez votre boîte de réception seulement cinq fois par jour - à la première heure, en milieu de matinée, après le déjeuner, en milieu d’après-midi et en fin de journée. Ou encore moins si vous en êtes capable. Cela fonctionne lorsque vous désactivez la fonction d'envoi / réception automatique, ce qui vous laisse jusqu'à deux heures pour vous concentrer sur votre travail plutôt que d'être continuellement interrompu. Cela fonctionne lorsque vous regroupez le tri de votre courrier électronique, ce qui vous rend plus productif et plus efficace..”

Conclusion

Il y a une différence entre être occupé et être productif. Assurez-vous de planifier votre heure de messagerie de manière à ne pas confondre les deux. Si vous abordez votre courrier avec la bonne attitude, vous pouvez augmenter votre productivité à pas de géant..

Dans les mots de Scott Scheper, “Une journée remplie d'activités avec les employés, de répondre aux questions, de regarder les courriels, de consulter les réseaux sociaux et de discuter avec des collègues ne vous rendra pas riche. Ça va vous occuper.”

Quelle est votre routine de messagerie quotidienne? Prévoyez-vous d'essayer l'un de ces conseils? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous!