Comment ne pas tomber dans un trou de productivité

Ugh ... alors je suis assis ici à nouveau, passer dimanche après-midi à essayer de régler ma productivité - donc je crois - en parcourant une autre liste de tâches à faire, en essayant de saisir la plus récente “la magie” application de gestion du travail, et dans l'ensemble se demandant pourquoi je ne peux pas faire mon travail.

Par exemple, il m'est difficile d'imaginer qu'un coiffeur se rend au travail tous les jours en se demandant comment construire sa liste de tâches de manière à ne pas les rendre fous dès qu'ils y jettent un coup d'œil. Ou encore, un chauffeur de bus essayant de régler ses itinéraires grâce à un logiciel de gestion de projet. Cela semble insensé.

Alors pourquoi productivité ne semble être que le problème des personnes dont le travail est effectué principalement sur un ordinateur?! Je veux dire, y a-t-il quelque chose qui ne va pas chez nous? Avons-nous vraiment besoin de cinq outils différents pour gérer nos listes de tâches??

Sommes-nous tous dans un gouffre de productivité??

Malheureusement, nous le sommes peut-être, mais laissez-moi vous dire exactement ce que je veux dire par là. .

En bref, vous êtes dans un gouffre de productivité si vous passez constamment de plus en plus de temps à gérer votre productivité et à négliger les tâches qui doivent être accomplies tout au long de votre journée - votre travail réel.

Ça vous ressemble?

Ne t'inquiète pas cependant. C'est réparable. La publicité

Comme toujours, la première étape consiste à comprendre le problème, à prendre le temps de réfléchir et à savoir si vous en souffrez.

Encore une fois, les problèmes commencent généralement lorsque nous consacrons trop de temps à la gestion de la configuration de notre productivité (outils et méthodes variés) et, pour cette raison, nous remettons à plus tard le travail qui reste à faire..

Par conséquent, le meilleur point de départ est de passer en revue votre journée moyenne et de faire attention à la façon dont vous la dépensez..

En règle générale, une bonne habitude consiste à commencer la journée avec une forme de vérification: vérifiez les tâches que vous avez effectuées la veille et compilez la liste finale des tâches à effectuer aujourd’hui. Mais cela ne devrait pas vous prendre plus de 10-15 minutes. Après cela, vous ne devriez plus concentrer vos efforts sur la micro-gestion et remettre en question votre travail..

Soulignons cette dernière partie. Remettre en question notre travail est un problème très courant. Voici comment ça se passe. Vous commencez la journée en révisant votre plan, en choisissant vos tâches, puis en vous mettant au travail. Cependant, après une heure ou deux, vous revenez au plan et commencez à vous demander si certaines tâches doivent vraiment figurer sur votre liste. Donc, vous faites quelques ajustements et vous retournez au travail. Après quelques heures, l'histoire se répète.

Ce n'est pas bien. Et une telle habitude tue vraiment votre productivité. Il est beaucoup plus efficace de définir les tâches de chaque jour une fois, puis de les exécuter pendant le reste de la journée sans rien poser de questions..

Voici comment vous pouvez penser à ceci pour le rendre plus facile. Au matin, vous êtes le PDG. Vous prenez les décisions et planifiez les choses. Cependant, à droite après cela, vous passez en mode travailleur. Dans ce mode, vous n'avez aucun pouvoir de décision, vous ne pouvez gérer que le travail prévu le matin. La publicité

Allez, lance-toi, je te promets que ça marche comme des gangbusters.

Simplifiez l'utilisation de votre outil de productivité

Nous sommes souvent tentés d'améliorer constamment notre productivité en introduisant de plus en plus d'outils ou d'applications de productivité. Je veux dire, il y a quelque chose de nouveau qui sort littéralement chaque semaine, et ça promet d'être la solution miracle à chaque fois.

Nous intervenons donc naturellement, commençons à tester l'outil, passons une semaine à en jouer, puis l'abandonnons la semaine suivante et commençons à expérimenter autre chose..

Bien que je sois aux prises avec ce problème tout autant que le vôtre, je trouve qu'il est beaucoup plus facile de traiter ce problème lorsque je me souviens de ces paroles sages:

“Parfait est l'ennemi du bien.” -Voltaire

Voici comment penser à cela par rapport à ce dont nous discutons ici. Si une solution fonctionne très bien pour vous et que cela vous rend productif, ne cherchez pas plus loin un remplaçant..

Dans mon cas, par exemple, l’utilisation de factures papier standard pour mes listes de tâches est primordiale. La publicité

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Maintenant, retournons ce sujet et parlons du moment où il est parfaitement possible d'introduire de nouvelles solutions…

Ne faites pas le travail que vous n'avez pas besoin de faire

Outre le fait de vous interroger constamment, de faire des allers-retours entre le travail et la planification et d'expérimenter avec trop d'outils de productivité, un autre problème très répandu est de faire des choses que vous n'avez simplement pas besoin de faire. Soit parce qu'ils peuvent être complètement ignorés, soit parce que quelqu'un d'autre ou quelque chose d'autre peut les gérer beaucoup plus efficacement que vous.

Je vais vous donner quelques exemples dans quelques instants, mais ce qui est important ici, ce ne sont pas nécessairement des exemples spécifiques, mais l’idée principale - l’idée de rechercher des outils et des solutions qui permettent d’économiser du temps par des tâches qui prenaient auparavant beaucoup de temps..

Le premier exemple consiste donc à présenter des clients et à leur envoyer des propositions. Si vous êtes travailleur indépendant ou travaillez dans un service de votre entreprise qui implique une stratégie de contact avec les clients, vous passerez beaucoup de temps à gérer les choses de manière micro, en passant par les courriers électroniques, à vérifier si vous avez peut-être oublié quelque chose, etc..

Ce n'est pas productif. Au lieu de cela, vous devez vous concentrer sur le cœur de la tâche - ce qui est vraiment important. Lorsque nous discutons avec des clients potentiels, l’important est de trouver le bon client potentiel et de leur offrir quelque chose susceptible de les aider. La gestion du terrain en soi n'est pas quelque chose qui devrait être dans votre assiette si vous voulez être productif.

Un outil tel que Bidsketch peut vous aider avec ce genre de choses et gérer complètement la partie gestion. Il enverra votre proposition, la suivra et vous indiquera même si le client l'a visualisée. En conséquence, vous pourrez vous concentrer sur le cœur de votre travail..

Passons à l'exemple suivant: vente de produits ou de services en ligne. Normalement, cela nécessite beaucoup de travail pour gérer les aspects techniques. Si vous avez créé une boutique en ligne personnalisée, qui correspond au nombre de petites entreprises, vous devez la gérer en permanence et vous assurer que tous les détails techniques fonctionnent correctement. La publicité

Mais ceci est une perte de votre temps précieux. Avec un outil tel que Shopify, vous pouvez créer un magasin personnalisé en quelques minutes, puis laisser Shopify gérer le gros du travail afin que vous puissiez vous concentrer sur vente, plutôt que sur gestion des ventes.

Enfin, le dernier exemple que j’ai pour vous concerne la gestion de vos données - les fichiers de votre ordinateur portable, de votre ordinateur de bureau ou de votre téléphone portable, et vous assure que tout est en sécurité et sauvegardé. Il y a des années, cela se faisait à l'aide de clés USB, mais ces derniers temps, nous avons Dropbox, Box, SugarSync et bien d'autres. Tous ces outils ont été conçus pour garantir la sécurité de vos fichiers. Vous n'avez donc pas besoin de les sauvegarder activement..

Les exemples sont nombreux, alors ce que je veux que vous en retiriez est le processus suivant. Il est conçu pour identifier les lacunes de productivité dans vos listes de tâches et vous aider à les résoudre:

1. Parcourez les tâches que vous prenez en charge et choisissez celles qui consomment le plus de temps..
2. Nommez les activités principales (les plus importantes) dans le cadre de ces tâches. Par exemple, comme je l’ai dit avec les clients potentiels, l’activité principale consiste à trouver les bons clients et à leur proposer la bonne solution..
3. Répertoriez toutes les activités secondaires requises pour gérer ces tâches (mais ne sont pas les tâches principales). Encore une fois, pour le pitching des clients par exemple, il envoie les pitchs, les propositions, le suivi des réponses, etc..
4. Essayez de trouver un outil qui optimise pour vous ces activités non essentielles..

Je vous garantis que si vous effectuez cette opération uniquement pour les trois tâches les plus fastidieuses, vous constaterez des améliorations considérables de votre productivité. Et si vous combinez cela avec la première technique que je partage ici - être un PDG le matin et un travailleur le reste de la journée - vous multiplierez vos résultats pour de bon.

Que pensez-vous de ceci? Êtes-vous dans un trou de productivité en ce moment que vous préférez sortir de?