Comment construire un agenda de réunion tueur qui soit simple et efficace

Avez-vous déjà assisté à une réunion et vous avez été confus quant au but recherché après la fin de la réunion??

C'est un phénomène courant. vous assistez à votre réunion d'organisation mensuelle régulière, à une réunion d'un groupe de travail spécial ou à une réunion d'un comité de groupe social qui a duré encore et encore. À la fin de la réunion, vous vous êtes gratté la tête en vous demandant ce qu’il faudrait retenir de la réunion..

Vous avez fait preuve de diligence raisonnable et porté un stylo et du papier, mais rien d’important n’a été dit qui puisse être noté. Vous vous souviendrez peut-être de quelques plaisanteries amusantes de la part de quelqu'un qui interrompait sans cesse l'orateur ou des anecdotes personnelles de la présidente qui donnait trop de ses propres opinions, mais vous finirez par vous sentir fatigué, insatisfait et incertain du but de la réunion:

“Qu'est-ce que cette réunion était censée accomplir? Y avait-il un ordre du jour de réunion?”

Si c'est quelque chose que vous avez expérimenté, c'est le signe d'une réunion mal organisée. Malheureusement, beaucoup de réunions sont une perte de temps.

Pas étonnant que beaucoup d’entre nous redoutent les réunions en général.

Table des matières

1. Comment faire passer vos réunions d'appartement à génial
2. Étapes pour concevoir un ordre du jour solide pour toute réunion
3. Ligne de fond

Comment faire passer vos réunions d'appartement à génial

Le problème des réunions inefficaces est que les gens ne les planifient pas correctement et pourtant, ils s'attendent à ce que les réunions soient couronnées de succès. Comme la plupart des choses de la vie, si vous ne planifiez pas d'activités importantes, vous prévoyez d'échouer.

Pour qu'une réunion soit réussie, vous devez avoir un bon plan pour la tenir. Cela implique d’établir un ordre du jour clair, exploitable et distinctif qui orientera le cours de la réunion afin qu’elle ne se déroule pas sur une tangente..

Pensez à l'avance à ce que vous voulez réaliser lors de la réunion. De cette façon, vous préparerez un message approprié, les participants auront des points clés à retenir de la réunion qui traitent directement des problèmes actuels, et tout le monde s'éloignera de la réunion en se sentant bien dépensé..

Mais comment construire un agenda solide pour une réunion qui en vaut la peine? La publicité

Étapes pour concevoir un ordre du jour solide pour toute réunion

Selon Roger Schwarz, psychologue d’organisation, conférencier et conseiller de l’équipe de direction, un ordre du jour efficace définit clairement les attentes de ce qui doit se passer avant et pendant une réunion. Schwarz écrit dans un article de la Harvard Business Review:^[1]

“Cela aide les membres de l'équipe à préparer, alloue judicieusement son temps, met rapidement tout le monde sur le même sujet et identifie le moment où la discussion est terminée… Si des problèmes persistent pendant la réunion, un ordre du jour bien conçu augmente la capacité de l'équipe à les traiter rapidement et efficacement..”

Bien sûr, il n’ya pas de baguette magique pour faire ressortir les ordres du jour des réunions. Toutefois, les conseils suivants vous aideront à concevoir un ordre du jour simple et efficace qui rendra chaque réunion plus efficace et plus agréable pour tous:

1. Définir l'objectif de la réunion

Fixez à l'avance un objectif clair et définitif pour la réunion.

Quel est le but de la tenue de la réunion? Est-ce pour introduire de nouvelles directives politiques, générer de nouvelles offres promotionnelles potentielles, détailler des problèmes qui nécessitent une résolution, planifier une activité comme une collecte de fonds pour un organisme de bienfaisance local ou autre chose?

Déterminer le but exact de la réunion établit un objectif clair et ciblé, de sorte que vos réunions ne disparaissent pas et ne prennent pas une tournure floue ou sans but..

Si vous devez rechercher et rassembler plus d'informations sur l'objectif de la réunion, faites-le avant le début de la réunion. De cette façon, vous arriverez avec toutes les informations nécessaires au bon déroulement de la réunion..

2. Décrivez les sujets de discussion

Énumérer les sujets, thèmes ou questions qui seront discutés lors de la réunion.

Choisissez des sujets qui concernent l’ensemble de l’équipe, par opposition aux individus, et qui nécessitent la participation de toute l’équipe pour les résoudre correctement, tels que “Comment allouer au mieux les ressources partagées?,” ou “Comment pouvons-nous améliorer les relations entre les employés et la direction??”

Limitez les discussions à moins de 5 sujets. Trop de sujets de discussion mènent à de longs programmes qui semblent décourageants et risquent de ne pas être lus. La publicité

Méfiez-vous des points à l'ordre du jour qui ne sont pas interdépendants peuvent amener les membres à se désengager des discussions ou à ne pas assister à la réunion..

3. Identifiez les personnes attendues

Nommez les personnes qui devraient assister à la réunion. Taper sur les membres de cette manière contribue à motiver ces personnes et d’autres à participer.

Contactez les membres à l'avance pour définir rapidement l'ordre du jour et leur attribuer des rôles. Cela les impliquera plus dans le programme de la réunion et peut aider à former de nouveaux leaders au sein de l'équipe..

Si quelqu'un d'autre que vous présente une partie de l'ordre du jour ou modère la réunion, listez-les également. Envoyez leurs noms à l'ordre du jour au moins une semaine à l'avance pour informer tout le monde et sur la même page.

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4. Demander l'apport des autres membres

Encouragez tous les autres participants à la réunion à participer à la définition des points de l’ordre du jour au lieu d’indiquer les buts et objectifs fixés uniquement par les dirigeants lors d’une réunion à huis clos..

Demandez aux membres du groupe ou de l’équipe de soumettre leurs suggestions concernant les points à l’ordre du jour, les questions relatives aux points à traiter lors de la prochaine réunion ou d’autres questions devant être traitées en équipe..

Encourager la participation des membres à l’établissement de l’ordre du jour les aide à s’investir davantage dans la réunion et à les motiver pour atteindre leurs objectifs. Schwarz conseille:

“Si vous décidez finalement de ne pas inclure un élément, soyez responsable - expliquez votre raisonnement au membre de l'équipe qui l'a suggéré.”

5. Allouer du temps pour chaque sujet de discussion

Décidez du temps approprié à attribuer à chaque point de l'ordre du jour et informez les membres du temps dont ils disposeront pour chaque sujet de discussion..

Veillez à ne pas surcharger le temps consacré aux points de l'ordre du jour. Laissez le poids et la priorité du sujet dicter la durée appropriée qui lui est allouée. De cette façon, les membres ne passeront pas trop de temps sur des questions moins importantes aux dépens de questions plus lourdes et la réunion ne sera pas surchargée. La publicité

L'ordre du jour est votre feuille de route. Il doit indiquer tous les arrêts sur la voie à suivre pour atteindre votre objectif, sans permettre trop d'arrêts inutiles et de trébuchements.

6. Indiquez comment les membres doivent se préparer pour la réunion

Les réunions sont souvent nulles parce que les gens ne sont pas préparés.

Demandez aux membres de l'équipe de réfléchir aux raisons pour lesquelles la réunion se déroule et au résultat souhaité à l'avance. Cela signifie que vous devez envoyer l'ordre du jour suffisamment à l'avance avant la réunion..

Demandez aux membres de rechercher et de lire des documents de base sur les points à l’ordre du jour. Dites-leur de se préparer avec leurs idées initiales sur chaque sujet.

En outre, indiquez le matériel ou les outils qu’ils doivent apporter pour la réunion, le cas échéant, tels qu’un enregistreur vocal, un stylo et du papier..

7. Ajouter une section de questions et réponses pour les discussions en direct

Cela devrait être ajouté à la fin de l'ordre du jour de votre réunion, où vous laissez les participants poser des questions.

Selon une étude publiée dans la revue Management Research Review,^[2] les employés trouvent les réunions les plus productives quand ils en retirent des ressources qui les aident à mieux jouer leur rôle.

À cela, nous disons: accordez aux membres le temps de poser des questions pertinentes ou même de soulever des questions hors sujet vers la fin de la réunion..

Les questions et réponses en direct offrent une gratification immédiate aux participants. Ceux qui sont capables d’exprimer leurs questions ont l’impression d’être entendus et cela les aide à obtenir les retours qu’ils cherchent à exceller.

En outre, vous pouvez recueillir des informations précieuses sur les sentiments, les frustrations ou les lacunes en matière d’information existant dans des domaines spécifiques à partir des questions des participants, ce qui peut aider à éclairer l’ordre du jour de la prochaine réunion. La publicité

8. Fixer une date, une heure de début et de fin et un lieu

Veillez à respecter les heures de début et de fin de la réunion, même s'il n'y a que trois personnes dans la salle. On vous dira que vous êtes toujours ponctuel et que les gens viendront à l'heure ou ne viendront pas du tout.

Si des personnes continuent à arriver en retard ou ne se présentent pas du tout, cela peut être un bon moyen de changer le lieu de la réunion, l'heure ou l'ordre du jour.

9. Prévoir un rendez-vous pour la réunion

Si votre équipe ou votre groupe se réunit régulièrement, deux questions peuvent éclairer un compte rendu simple et efficace de la réunion: “Qu'avons-nous bien fait?” et “Que voulons-nous faire différemment lors de la prochaine réunion?”

Si vous investissez cinq ou dix minutes pour répondre à ces deux questions simples, vous aurez l’impression de progresser dans les réunions, d’améliorer les performances de l’équipe et, au bout du compte, de dissiper le remords des participants..

10. Laisser de la place pour célébrer les réalisations

Une fois que vous avez organisé une réunion réussie et attrayante, mettez l’accent sur les réussites que vous avez accomplies et soulignez-les..

Avez-vous atteint les objectifs que vous aviez fixés pour la réunion? Célébrez ce succès et tous les autres succès de la réunion comme un moyen de promouvoir l'esprit d'équipe et le moral.

Pensez également aux jalons individuels des membres. Peut-être un des membres timides a-t-il apporté une contribution significative pour la première fois à la réunion. Célébrez cela aussi, comme un moyen de reconnaître les participants. Des études montrent que 83% des employés trouvent plus de satisfaction dans la reconnaissance que dans les récompenses et les cadeaux.^[3]

Ligne de fond

Les gens redoutent les réunions lorsque celles-ci manquent de structure et d'organisation. Vous serez en mesure de surmonter ce défi en étant proactif dans la conception d'un ordre du jour de réunion clair et ciblé..

Suivez les conseils donnés dans cet article et appliquez les suggestions avant d'organiser votre prochaine réunion..

Crédit photo en vedette: Štefan Štefančík via unsplash.com

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