Comment faire un audit de productivité simple

Vous êtes-vous déjà senti dépassé ou avez-vous trop à faire? Avez-vous été connu pour se déplacer comme un poulet sans tête? Si oui, peut-être qu'il est temps de faire un Audit de productivité.

Voici quelques questions qui vous aideront à décider s'il est temps de vérifier votre efficacité:

Vous sentez-vous en contrôle de votre charge de travail? La publicité

Votre boîte mail est-elle régulièrement vidée??

Êtes-vous une zone sans distraction?

Êtes-vous aussi efficace et productif que vous savez que vous devriez être? La publicité

Si vous avez répondu “non” Pour l’une quelconque de ces questions, il peut être judicieux de vous arrêter et de regarder de manière impartiale vos systèmes actuels. En regardant de manière objective et en prenant des décisions éclairées concernant votre efficacité personnelle, vous serez un pas de plus vers une productivité sans stress..

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Voici quelques moyens simples d'évaluer vos systèmes actuels pour déterminer si vous travaillez aussi efficacement que possible..

Vérifiez votre matériel

Est-ce que votre PC ou votre Mac vous ralentit ou vous freine? Peut-être qu'un moniteur plus grand ou une configuration à deux écrans vous permettrait de travailler plus rapidement. Si votre système actuel est plus lent que vous ne le souhaiteriez, optimisez ses performances. Il existe de nombreuses façons de procéder, telles que la défragmentation de disque dur ou l'achat de davantage de RAM. L'autre option consiste à le remplacer complètement. Si vous avez acheté votre ordinateur il y a 10 ans et que vous êtes réticent à dire au revoir, prenez note du temps qu'il faut à votre PC pour démarrer. Pensez aux secondes, minutes et heures sur une année que vous passez à attendre que vos programmes se chargent et partent sans regarder en arrière. La publicité

Réévaluer les logiciels

Les programmes que vous utilisez sont les meilleurs pour ce que vous devez faire? Utilisez-vous un tableur pour stocker votre base de données clients? Utilisez-vous votre programme de messagerie au mieux de ses capacités? Utilisez-vous un calendrier et synchronisez-le avec votre téléphone? Il y a plusieurs façons de faire les choses, mais réévaluer vos objectifs et vos exigences est un bon point de départ pour voir si vous disposez de tous les programmes dont vous avez besoin pour bien faire votre travail. Le logiciel qui répondait à vos besoins il y a cinq ans n'est peut-être plus le logiciel adapté à vos besoins actuels..

Partager des documents

Il existe plusieurs solutions pour le partage de documents. Vous pouvez soit installer un réseau câblé ou sans fil, soit bénéficier de la plupart des “nuage” des solutions telles que Google Apps ou Dropbox pour partager des fichiers communs. Sans ces types de solutions, vous risquez de disposer de différentes versions du même fichier à différents endroits. Dropbox et Google Apps sont utiles même si vous souhaitez partager vos fichiers avec vous-même. Si vous souhaitez accéder à vos fichiers sur la route, ces solutions peuvent être idéales.

Faire un audit du temps

Comment passez-vous votre journée de travail? Travaillez-vous sans relâche de 9h à 17h ou vous déconcertez-vous et passez-vous de tâche en tâche? Savez-vous comment les heures de votre journée sont passées ou vous trompez-vous en pensant que vous n'aviez passé qu'une heure hier entre Facebook et Twitter? Il existe de nombreux programmes qui peuvent être utilisés pour enregistrer votre temps passé sur votre PC. Si vous êtes honnête avec vous-même, vous pouvez prendre une feuille de papier et écrire exactement ce que vous faites et combien de temps vous avez consacré à différentes tâches. La conscience est un attribut puissant à avoir de votre côté; ce n’est que lorsque vous saurez combien de temps vous passez votre temps que vous pourrez savoir si les choses que vous “occupez-vous avec” vous rapprochent de vos objectifs. La publicité

Éliminer

À partir de votre vérification du temps, vous identifierez probablement le temps consacré à la perte de temps. Une fois que vous avez identifié les gaspilleurs de temps, vous pouvez les éliminer. Simplifiez pour devenir plus productif. Vous pouvez également effectuer des tâches que vous jugez utiles, telles que la navigation sur Linkedin, Twitter ou d'autres réseaux sociaux. Encore une fois, une vue objective est nécessaire. Ces activités ajoutent-elles de la valeur à ce que vous essayez d’atteindre ou vous aident-elles simplement à éviter les grandes tâches laides sur votre liste sur lesquelles vous tergiversez??

Conclusion

Un simple audit de productivité peut vous aider à rendre vos systèmes plus efficaces et à vous faire économiser beaucoup de temps et de stress. Essayez… et laissez-moi savoir dans les commentaires ce que vous avez découvert.