Joel Harper
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Rédiger des lettres commerciales est une tâche que nous devons tous faire de temps en temps, mais nous ne recevons généralement aucune formation à l'école sur la manière de le faire. Si vous vous trompez de format de lettre, vous risquez de vous sentir négligé et peu professionnel, mais une fois que vous maîtrisez les bases et que vous avez quelques exemples à utiliser, vous simplifiez la rédaction de lettres professionnelles.
Quel est le plus gros “non non” en écrivant une lettre?
Le problème le plus courant rencontré par les personnes qui écrivent des lettres d’affaires est l’utilisation d’un format incorrect..[1] Dans ce format, il y a quelques options, mais la plupart du temps c'est comme ça.
Vos coordonnées doivent figurer en haut de votre lettre: nom, société (le cas échéant), adresse et numéro de téléphone. Certaines personnes ont également mis leur adresse e-mail ici.
Vient ensuite la date et les coordonnées de la personne que vous écrivez: nom, société et adresse..
Ensuite, il y aura une salutation - généralement quelque chose le long des lignes de “Cher M. / Mme. Jones.” Le corps de la lettre suit, suivi d’une clôture (Cordialement, Best, comme vous voulez) et de quelques lignes vierges suivies de votre signature dactylographiée. Lorsque vous imprimez la lettre, vous pouvez la signer avec de l'encre..
Une fois que vous avez défini le format, c'est le contenu qui peut encore être un peu délicat. Que vous écriviez une lettre de démission ou une lettre de recommandation, vous pouvez suivre certaines règles de base. Voici 10 types de lettres commerciales que vous pourriez avoir besoin d'écrire,[2] le format de lettre pour chacun et un exemple que vous pouvez utiliser comme modèle.
Lettre de plainte: déception expresse
Un moyen d'exprimer formellement votre déception devant une expérience, de signaler un mauvais service client ou d'informer une entreprise que leurs produits ne répondent pas aux attentes.
Quelques conseils: La publicité
- Ne soyez pas émotif ou en colère; juste énoncer les faits.
- Soyez cordial, professionnel et bref. Dites-leur ce qui s'est passé et ce que vous voudriez qu'ils fassent pour que tout soit bien fait.
- Terminez en leur donnant une date limite pour répondre avant de faire intervenir un tiers médiateur ou un avocat.
Exemple de lettre de réclamation | Commission fédérale du commerce
Lettre d'ajustement: expliquez et excusez
Si vous vous trouvez du côté commercial d'une lettre de plainte, vous devrez répondre avec une lettre de votre choix. Une bonne lettre d'ajustement peut vous aider à garder un client fidèle. un mauvais pourrait se propager comme une traînée de poudre sur Internet.
Quelques conseils:
- Dans la plupart des cas, vous voudrez bien vous excuser pour le fait que votre entreprise n’ait pas répondu aux attentes..
- Dites-leur ce que vous faites pour bien faire les choses, ou expliquez-leur pourquoi vous ne faites pas ce que le client a demandé si nécessaire.
- Soyez professionnel, concis, amical et désolé.
Exemple de lettres de réglage | OfficeWriting.com
Lettres de vente: sensibiliser et promouvoir les produits
Les lettres écrites pour solliciter des entreprises sont toujours importantes pour sensibiliser les clients potentiels à votre entreprise ou à ses produits / services..
Quelques conseils:
- Soyez bref.
- Faites-en sur eux, mais pas sur vous ou votre entreprise.
- Appel à l'action, dites-leur quoi faire et comment le faire.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez également inclure vos prochaines étapes ou actions de suivi..
Modèles de lettre de vente | Letters.org
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Lettre de demande d'information: chercher de l'information
Écrivez ce type de lettre lorsque vous recherchez des informations, telles qu'une demande d'entrevue, une demande de catalogue ou un document public..
Quelques conseils:
- Soyez précis et bref; faciliter la tâche de la personne qui peut dépister tout ce dont vous avez besoin.
- Fournir un contexte et un contexte peut être utile, mais pas toute l'histoire de la raison pour laquelle vous avez besoin d'un document.
- Soyez courtois et montrez votre gratitude.
- Si vous vous interrogez sur la possibilité de travailler, utilisez le format lettre d'accompagnement.
Modèles de lettre de demande | Exemples de modèles
Lettre d'accusé de réception: Indiquer le message reçu
Les lettres de remerciement indiquent que vous avez reçu quelque chose (comme une demande d'emploi ou de bourse, ou du matériel de vente) mais que vous n'avez pas encore pris de mesures..
Quelques conseils:
- Être court.
- S'il y a des informations que chaque personne qui a envoyé des informations doit savoir, par exemple, quand une décision sera prise sur l'embauche d'un poste, incluez-la également.
- Il peut être utilisé pour remercier une personne qui a fait un don, alors incluez-la dans la lettre avec les pièces jointes..
Lettres de remerciement pour chaque occasion | Template.net
Lettre de suivi: Nudge and Remind
Une lettre de suivi est en quelque sorte un coup de pouce pour que les gens s’assurent qu’ils reçoivent une lettre initiale et leur rappellent ce que vous voulez qu’ils fassent. Ils sont souvent envoyés après une lettre de vente, une lettre d’introduction ou une lettre demandant des informations..
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Faites défiler pour continuer à lire l'articleQuelques conseils: La publicité
- Soyez bref pour rappeler au destinataire qui vous êtes, quoi et quand vous avez demandé.
- Inclure la date limite si la note initiale n'a pas.
- Inclure un appel à l'action comme rappel.
Modèles de suivi de toutes sortes | Ecrire Express
Lettre de commande: Passer une commande
Un moyen formel de passer une commande.
Quelques conseils:
- Soyez concis et précis.
- Assurez-vous d'inclure toutes les informations dont une personne aurait besoin pour passer une commande pour vous..
- Incluez toutes vos informations d'expédition et votre méthode de paiement.
- Montrez votre gratitude.
- Fournir les informations de contact pour le suivi.
Échantillons de lettres de commande | Comment écrire une lettre
Lettre d'accompagnement: Présentez-vous pour un emploi
Une lettre de motivation est un moyen de vous présenter, surtout lorsque vous postulez pour un emploi..
Quelques conseils:
- Mentionnez le travail que vous postulez dès le départ. Vous n'êtes pas obligé d'être chic.
- Ne couvrez que quelques points pertinents de votre CV, en particulier les expériences connexes.
- N'oubliez pas de mentionner vos compétences générales (par exemple, compétences en communication, compétences en leadership).
- Indiquez vos coordonnées et rendez-vous disponible pour répondre à toutes les questions du responsable du recrutement..
Format de lettre de motivation | Monstre
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Lettre de recommandation: aide ou référence à quelqu'un pour leurs applications
Ce type de lettre est souvent écrit par un enseignant pour aider un étudiant à postuler pour une bourse ou un stage ou pour être admis dans une école ou un programme. Vous pouvez également en écrire un pour recommander quelqu'un à un emploi, à une bourse ou à une autre opportunité..
Quelques conseils:
- Soyez honnête à propos de la personne sur laquelle vous écrivez.
- Ne vous précipitez pas ou n'acceptez pas d'écrire une lettre à quelqu'un que vous ne soutiendriez pas ou que vous ne connaissez pas très bien.
- Utilisez des exemples spécifiques pour mettre en évidence les compétences et les capacités de la personne..
- Ecrivez quelque chose sur pourquoi vous donneriez cette opportunité à la personne à qui vous écrivez.
- Remerciez le lecteur pour son temps et incluez les informations de contact s'il a des questions.
Exemple de lettre de recommandation | la muse
Lettre de démission: démissionner d'un poste
Ne cédez pas aux demandes pressantes que vous pourriez avoir à envoyer une lettre de démission incendiaire. on ne sait jamais quand on pourrait croiser à nouveau ces gens.
- Soyez bref et concis: “Cette lettre sert à notifier que je démissionne de mon poste de x en vigueur x. Merci pour l'opportunité” dit assez.
- Réfléchissez bien à vos paroles si vous occupez un poste important et que votre lettre sera probablement rendue publique..
- Vous pouvez inclure une raison si vous le souhaitez, mais ce n'est pas nécessaire.
- Remerciez votre patron et / ou l'entreprise pour les opportunités que vous avez eues là-bas.
Lettres de démission à plusieurs fins / raisons | l'équilibre
Pour de nombreuses autres lettres dont vous pourriez avoir besoin dans votre carrière professionnelle, consultez cette liste exhaustive dans la rubrique Balance..
Crédit photo vedette: Flaticon via flaticon.com
Référence
| [1] | ^ | Sherpa anglais: 7 erreurs courantes dans la rédaction de lettres d’affaires). Écrire une lettre de motivation pour une candidature ou une lettre de vente pour gagner des clients n'est pas comme écrire un email à un ami. certaines règles doivent être suivies. Vous devez également vous assurer que vous utilisez la grammaire et l'orthographe correctes, que vous n'écrivez pas de manière très informelle et que vous supprimez toutes les parties du modèle éventuellement utilisé qui auraient dû être renseignées (comme une adresse postale factice à la page suivante). haut ou la mauvaise date). Connaître les bases des lettres commerciales, elles sont plus utiles que vous ne le pensez.Si vous écrivez une lettre commerciale à envoyer par la poste, il existe certaines règles courantes relatives au format de lettre qui vous aideront à démarrer. ((The Balance: Format for Writing a Business Letter) |
| [2] | ^ | Houston Chronicle: 10 types de lettres d'affaires |