Comment maximiser l'efficacité en regroupant les tâches

Il existe une métaphore d'utilisation quotidienne qui compare notre cerveau à une voiture ou à un vélo à engrenages. J'ai besoin de changer de vitesse ou ma tête est dans la mauvaise vitesse pour cette indique que le cerveau humain, par souci d'efficacité et de concentration, s'accroche à la tâche à accomplir au point où il faut du temps pour éliminer notre concentration du sujet et passer à autre chose.

C’est quelque chose que nous vivons tout le temps - par exemple, lorsque j’ai travaillé sur le budget et obtenu des factures et des reçus afin de gagner du temps pour les impôts, je dois prendre une pause pour me rafraîchir l’esprit avant de passer au travail tel que écrire cet article, qui est un type différent de données créant du travail plutôt que de le traiter, et un sujet différent.

Dans Votre mémoire: Guide de l'utilisateur l'auteur Alan Baddeley se réfère à une étude menée par le psychologue néerlandais Adriaan de Groot dans laquelle la mémoire des maîtres d'échecs a été comparée à celle des joueurs de club moyens. Les maîtres étaient les joueurs qui jouaient fréquemment avec un bandeau sur.

Dans une expérience, il a placé un échiquier dans une position choisie dans une partie, a donné à ses joueurs une série d’aperçus de cinq secondes du plateau et, après chaque aperçu, leur a demandé de tenter de reproduire la position sur un autre tableau. Les maîtres ont correctement placé 90% des pièces après un seul aperçu de cinq minutes, tandis que les faibles ont placé seulement 40% des objets après un aperçu et ont eu besoin de huit aperçus avant de pouvoir égaler les performances initiales des maîtres.. Extrait de votre mémoire: Guide de l'utilisateur.

Quelle a été la conclusion de l'étude de De Groot, ainsi que de plusieurs autres expériences? Que les compétences supérieures du maître d’échecs viennent de sa capacité à voir le tableau comme un ensemble organisé plutôt que comme un tas de pièces déconnectées et individuelles. La publicité

Qu'est-ce que ça a à voir avec quoi que ce soit? Votre esprit s'organise non pas à la minute, mais en regroupant de petites choses liées dans des ensembles cohérents. Pour l’esprit, consulter son courrier électronique, lire les flux RSS et lire son courrier électronique dans la boîte aux lettres se transforment en une seule chose: le traitement des communications..

Si vous pensez en groupe, travaillez en groupe

Donc, à travers des observations anecdotiques et des expériences personnelles (des preuves scientifiques hautement appréciées, je vous assure), nous avons établi que “passe à la vitesse supérieure” afin de travailler avec précision sur une tâche donnée et de penser de la manière requise pour la mener à bien ou pour résoudre tout problème qui la concerne. Nous avons établi qu'il faut du temps pour que notre cerveau passe à la vitesse supérieure afin de traiter d'autres problèmes de manière optimale. Et nous avons obtenu des preuves scientifiques légitimes pour expliquer cela et mieux comprendre pourquoi cela se produit..

La conclusion naturelle et pratique est que si vous pense en groupes d'idées apparentées qui forment des ensembles, alors vous devriez aussi travailler de cette façon. Aller à contre-courant de l'esprit humain n'est que contre-productif, alors au lieu de faire de petits morceaux de comptabilité entre deux articles, très difficile continuer en une seule séance! -Nous devrions regrouper ces tâches de comptabilité et les aborder en une seule fois, à droite?

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L’exercice pratique consisterait à essayer dans les deux sens et à mesurer, à la minute près, le temps qu’il faut pour effectuer la comptabilité et les articles en utilisant les deux méthodes. Je peux vous garantir que, si vous mélangez des tâches au cours de la journée:

• Vous passez plus de temps à accomplir les tâches,
• Vous passez plus de temps à passer d'une tâche à l'autre,
• Vous avez perdu une bonne partie de la journée.

Chaque fois que vous arrêtez ce que vous faites, préparez un café et profitez du soleil pendant dix minutes après cette comptabilité d'une demi-heure avant de vous perdre dans un article, vous perdez du temps. Chaque fois que vous devez ramasser où Si vous vous êtes arrêté, vous perdez du temps à déterminer où vous en étiez et à reprendre les tâches suivantes. Et à la fin de la journée, si vous additionnez cela, vous risquez de perdre deux heures car votre style de planification des tâches n'est pas efficace. La publicité

Baddeley explique dans sa section sur l'organisation mentale que le cerveau classe également les choses en fonction de vos attitudes, de vos croyances et de vos attentes. Cela peut sembler une évidence, mais la vérité est que cela signifie que les groupes ne peuvent être définis que par vous..

Par exemple, j'ai placé la vérification des courriers électroniques, du courrier postal et de la lecture RSS dans le même groupe plus tôt dans l'article. Vous pouvez organiser le courrier électronique, le courrier postal et les appels téléphoniques dans le même groupe tout en mettant RSS avec la navigation et la recherche.

Prendre en main les groupes

Répertoriez toutes les tâches que vous avez accomplies en une journée, de la vérification du courrier électronique de 8 heures à la revue des tâches de 17 heures (ou quoi que vous fassiez). Tout. Ensuite, en utilisant du papier ou un outil de cartographie conceptuelle, regroupez toutes ces tâches dans ce qui semble être une correspondance logique. De toute évidence, il n’ya ni bon ni mauvais, car tout ce que votre cerveau vous dit est la façon dont vous pensez à ces tâches..

Si vous avez des groupes assez importants ou des tâches solitaires, ce n'est pas grave. Les groupes les plus importants occuperont la majeure partie de votre temps de crise, car vous devez vous occuper de ces tâches de manière consécutive pour une efficacité maximale. Les tâches isolées seront utiles pour séparer les grands groupes, car il est particulièrement difficile de passer d'une zone vraiment immense à une autre..

Vous devez également déterminer les tâches que vous effectuez chaque semaine ou tous les mois et les regrouper également, même si cela peut devenir plus compliqué. N'essayez cela que si vous êtes un hyper-productivien, le genre de personne qui énumère en fait la lecture de ce blog dans sa liste de tâches. La publicité

Une fois que vous avez terminé, planifiez-les en groupes, en sauvegardant les groupes les plus difficiles et les plus grands pour les heures de la journée où vous avez le plus d'énergie, et les groupes peu impliqués pour le début et la fin de la journée. Par exemple, consulter mes courriels et nos flux RSS est un moyen assez simple mais productif de commencer. Je le mets donc au début de la journée et élimine le problème. Cela me met dans la routine du bureau et au moment où ces tâches sont terminées, je suis réveillé et prêt pour le vrai travail.

Exemples de groupements

La communication est importante, mais malheureusement, il est également assez difficile de la regrouper. Vous pouvez recevoir des appels téléphoniques toute la journée, des e-mails qui doivent être traités à la volée (évitez cela à tout prix si votre travail le permet. ), etc. Cependant, dans ma journée de travail, cela ressemble à ceci:

• Email
• RSS
• Poste d'escargot - factures, relevés bancaires
• Messagerie instantanée (si vous travaillez sur le Web, c'est comme la salle de conférence)

Les tâches ménagères, cependant, sont assez faciles à comprendre et nous avons tous une idée assez similaire de ce que cela implique..

• Balayage, aspiration et nettoyage des sols
• Laver la vaisselle, nettoyer la cuisine
• Nettoyage de salle de bain,
• Blanchisserie

Je connais des gens qui répartissent les tâches ménagères tout au long de la journée et prennent des pauses entre les deux. Nous le faisons tous. Mais si le travail ménager est considéré comme un ensemble de tâches groupées, cela peut prendre une heure pour faire ce qui vous prend habituellement deux..

Vos groupes peuvent (en fait, vont certainement) varier - ce ne sont que des exemples des groupes de tâches que j'utilise pour organiser ma journée. La publicité

Prestation Auxiliaire

Au lieu de microgérer mon emploi du temps, les groupes prédéfinis me permettent de beaucoup plus rapide. Je peux simplement tracer Les communications pour 8h, Recherche pour 9h et L'écriture pour 12. Ce n'est certainement pas la raison d'utiliser cette technique de planification, mais elle fournit une raison supplémentaire de le faire.

Calendrier toujours

Effectuez vos tâches groupées de manière cohérente - pour les groupes hebdomadaires, faites-le le même jour à peu près au même moment. Pour les groupes quotidiens, faites-les à peu près dans le même ordre. Développer une routine permet à votre cerveau de changer plus facilement de vitesse, car il sait à quoi s'attendre.

Regrouper des tâches est une technique simple, même banale, mais après quelques tests pratiques, je suis convaincu que cela peut me faire gagner quelques heures chaque jour, exactement ce que je devais trouver! Cependant, si vous aimez diviser des tâches en morceaux plus agréables et que vous ne cherchez pas quelques heures de plus dans la journée, vous serez peut-être fous d'essayer cela..