Comment utiliser 6 vues de calendrier pour être plus productif

Dans mon dernier article chez Stepcase Lifehack, l’un des commentaires que j’avais reçu suggérait qu’il y avait un bon moyen de contourner la question de la “calendrier sacré.

Des livres populaires tels que Getting Things Done et d’autres préconisent l’utilisation de calendriers pour les rendez-vous, les voyages et autres activités “doit” être effectuée à une date donnée. Malheureusement, le mot “doit” est imprécis et susceptible d'être interprété différemment par chaque personne.

Le principe qu’ils tentent de renforcer est plus clair: ne remplissez pas votre calendrier d’engagements qui ne sont pas fermes. Traitez plutôt le calendrier comme “sacré” - un endroit pour mettre des engagements que vous n'osez pas rompre.

Heureusement pour nous, la technologie approche et vous permet de maintenir en même temps une “sacré” calendrier, un “profane” calendrier et chaque calendrier entre les deux! La publicité

Dans Outlook, par exemple, il est facile de créer, en quelques clics, un nombre quelconque de calendriers couvrant les mêmes dates. Cependant, comme ces calendriers semblent être des fichiers différents, il est facile de croire qu'ils représentent des entités différentes..

Pas si. Au lieu de cela, trois calendriers différents de septembre 2011 sont en réalité trois vues du même ensemble de 30 jours.

Avec ce problème possible, il n’est pas trop difficile de voir comment Outlook et d’autres programmes tels que Google Calendar ou Yahoo Calendar peuvent nous aider. “voir” notre horaire de manière à nous aider à prévenir les chevauchements et les erreurs, et à nous permettre de mieux comprendre les contraintes de temps auxquelles nous devons faire face chaque jour. Par exemple, j'ai expérimenté les 5 vues suivantes de mon emploi du temps. (Je n'ai pas essayé de les utiliser tous en même temps!)

5 vues d'un calendrier

Vue 1: UNE “Défaut” Point de vue de la semaine - avant la création de rendez-vous, d'échéances ou d'activités uniques, il existe un calendrier sous-jacent que j'utilise comme base pour chaque semaine. Il inclut les activités de base dont j'ai besoin pour vivre ma vie et je ne les déplace ou ne les supprime qu'en cas d'urgence. Ces activités comprennent le temps passé à dormir, à manger, à faire de l'exercice et à parler aux membres proches de la famille. Ce sont des articles que je fais quels que soient mon travail, mon lieu de résidence ou la période de l'année. Par exemple, aller au lit de bonne heure est important pour moi en raison de mon entraînement au triathlon. Avant que cela ne devienne une habitude, j’ai programmé l’heure du coucher et ai également programmé une alarme sur ma montre pour émettre un bip à 22h20. La publicité

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Vue 2: le “Rendez-vous difficiles” view - cette vue est constituée d’activités planifiées avec d’autres personnes. Le critère pour placer un article dans cette vue est que “il y a de graves conséquences pour moi et les autres si le rendez-vous est manqué.” Les rendez-vous chez le dentiste et les appels de coaching sont des exemples.

Vue 3: le “Date limite” view - lorsque des échéances ont des conséquences négatives en cas d'oubli, elles sont placées dans cette vue (par exemple, les dates d'échéance pour les dépôts d'impôt de mon entreprise)

Vue 4: le “Temps vide” Voir - c'est l'heure que je programme chaque jour pour l'imprévu. Ces créneaux de temps mort servent de tampon contre tout ce qui peut mal tourner, et leur durée et leur fréquence dépendent de l'environnement dans lequel je suis et du type de travail que je fais. Par exemple, j'ai eu du mal à planifier le travail les jours de voyage, alors je mettrais en place une énorme quantité de temps mort dans l'espoir que quelque chose risque de mal tourner. Si rien ne se passe mal, il est facile d’atteindre dans les jours à venir des contraintes de temps sur lesquelles je peux commencer à travailler maintenant. L’utilisation de cette vue permet d’éviter (sans toutefois y remédier) la faute courante du sur-emploi du temps, que commettent les plus ambitieux.

Vue 5: le “Activité” Voir - dans mon dernier article, je me suis concentré sur le changement que doivent effectuer les personnes qui ont beaucoup de temps, c’est-à-dire apprendre à placer des tâches plutôt que des listes. La vue Activité est celle dans laquelle la plupart des actions ont lieu car les demandes de temps qui entrent dans ma vie sont placées directement dans mon calendrier. La plupart des agencements d'horaire quotidiens se déroulent dans cette vue. La publicité

Les défauts du papier

Consulter un seul programme de cinq manières différentes peut être assez déroutant pour ceux d'entre nous qui pensons aux calendriers de manière traditionnelle, sur papier. Ajoutez la possibilité d'accéder à vos contraintes de temps programmées sur votre ordinateur portable, votre smartphone et votre tablette et vous réaliserez peut-être qu'il est nécessaire de voir les calendriers et les calendriers de manière très différente…. peut-être comme un ensemble de tâches organisées par date et heure et résidant dans le nuage. À tout moment, la vue du calendrier que vous regardez filtre les tâches et vous aide à vous concentrer sur les quelques tâches à la fois qu'il vous faut vraiment voir..

Ce filtrage est important… il ne serait peut-être pas logique de combiner toutes les vues en une seule, pas plus que de regarder plusieurs chaînes de télévision à la fois… même avec la dernière technologie PiP. Chaque vue sert un objectif différent en fournissant une couche d'informations qu'il est important de conserver séparément des autres ou de les combiner de manière sélective. Par exemple, je combine les “Défaut” vue avec le “Activités” voir au jour le jour, alors que j'utilise le “Temps vide” voir comme un outil de planification qui est filtré une fois que ma journée commence.

Bien sûr, il pourrait y avoir d'autres points de vue. Par exemple, les recherches novatrices de Dezhi Wu suggèrent une autre vue possible pour les projets. Dans son livre, “Structures temporelles dans la gestion individuelle du temps” Elle explique qu'un chef de projet devrait pouvoir créer un programme d'activités pour chaque membre de l'équipe, qui peut être téléchargé directement dans un appareil de planification. Pour moi, cela suggère qu'une vue supplémentaire est à venir.

Vue 6: le “Vue du projet” - lorsque vous avez un groupe de tâches interconnectées conçues pour produire un résultat particulier. Il serait bien de regarder chaque projet comme un fil d’activité distinct. Vous pouvez voir, par exemple, ce qui se passe dans votre vie quand il y a un changement dans les dates finales. C'est loin des estimations mentales et peu fiables qui volent souvent autour. La publicité

Limites technologiques

Malheureusement, la technologie de base permettant de gérer plusieurs vues n'est pas conservée sur tous les calendriers. Le calendrier de mon Blackberry n'autorise pas plusieurs vues d'un programme. J'espère que les applications sont sur le chemin qui vont corriger cela et me permettre de synchroniser différentes vues avec le cloud.

Cependant, avec les outils déjà disponibles, il est possible de garder un “sacré” calendrier si on le voit simplement comme une vue possible à gérer. Avec des outils améliorés, nous pourrions faire beaucoup plus d’ordonnancement et moins d’énumération, même si nous nous en tenions au principe GTD de maintien et de gestion des engagements fermes. Cela contribuerait à nous soulager du travail consistant à jongler avec nos calendriers dans nos esprits et à déléguer la tâche à des outils exploités dans le cloud..

P.S. J'ai utilisé Yahoo! .Calendar pour générer ces vues, et les instructions pour le faire peuvent être trouvées ici.