Comment rédiger d'excellents procès-verbaux afin que rien ne se perde en traduction

La rédaction du compte rendu de la réunion peut sembler une tâche ardue au début. Un groupe de personnes parle de nombreux sujets en un temps record. Votre travail consiste à décider de ce qui est le plus important et à le noter de manière à ce que tout le monde puisse le consulter ultérieurement..

Les procès-verbaux sont précieux pour plusieurs raisons. Ils peuvent être essentiels pour que les membres de l’équipe restent responsables. Ils servent à informer ceux qui n'étaient pas présents à la réunion. Ce sont des archives historiques pour que les idées et les décisions ne soient pas oubliées.

Garder les minutes de vos réunions peut être stressant, mais elles peuvent être inestimables. Les membres de votre équipe seront extrêmement reconnaissants lorsque vous pourrez extraire les comptes rendus de vos réunions à l'avenir pour leur rappeler les tâches importantes et pour répondre aux questions oubliées..

Les conseils suivants vous aideront à créer des comptes rendus de réunion efficaces. Même si vous avez déjà utilisé l'expérience quelques minutes auparavant, vous pouvez trouver quelque chose qui vous aidera à être plus efficace:

1. Sachez à l'avance ce que sera la réunion.

Quiconque est responsable de la réunion doit préparer un ordre du jour que vous pourrez examiner avant le début de la réunion. Vous pouvez utiliser cet agenda pour vous aider à préparer votre organisation de notes, pour laquelle vous serez très reconnaissant plus tard..

Pour organiser vos notes, il sera utile de créer un modèle que vous pourrez rapidement remplir pendant la réunion..

Si vous n'avez pas d'agenda, cette tâche vous incombera peut-être. Un ordre du jour est très utile pour aider les réunions à se dérouler correctement et efficacement..

Vous pouvez inciter votre équipe de direction à en créer un. Ou vous pouvez créer le vôtre en demandant aux participants quels points de discussion ont les responsables de la réunion. La publicité

2. Configurez votre modèle de compte rendu de réunion

Il sera plus facile d’ajuster vos notes numériques si des erreurs ou des modifications sont apportées. Si vous n'êtes pas un dactylographe puissant, il vaut peut-être mieux vous en tenir au stylo et au papier, puis réécrire l'essentiel ultérieurement..

Pour des notes numériques propres, vous pouvez essayer d’utiliser des modèles de newsletter que vous pouvez trouver en ligne pour rester organisé. Ils sont visuellement attrayants pour le partage (plus sur cela plus tard). Les notes numériques seront également plus faciles à distribuer en général.

Une autre option pour créer un contour numérique consiste à utiliser des tableaux dans Google Docs. Choisissez ou créez le bon modèle ou programme adapté aux informations que vous aurez besoin d'écrire.

3. Organisez ce que vous allez écrire

Chaque organisation et peut-être chaque équipe aura des modèles d'aspect différents pour leurs procès-verbaux. L’important est de décider quelle information est importante et de créer une organisation claire autour de cette.

Vous voudrez peut-être consulter les membres de la réunion avant et après chaque réunion pour connaître leurs préférences en matière de compte rendu..

Voici quelques éléments importants à mettre dans vos procès-verbaux:^[1]

• Date et l'heure
• Participants
• Compte rendu de la réunion précédente
• Décisions prises, points d'action
• Date et heure de la prochaine réunion

Les participants sont importants pour être répertoriés afin qu'ils puissent être tenus pour responsables et à des fins de tenue de registres. Vous pouvez également répertorier les personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion et veiller à ce que quelqu'un révise ultérieurement les procès-verbaux de votre réunion..

Pour les actions, assurez-vous de répertorier les étapes spécifiques à effectuer et du responsable de chaque partie. Les actions doivent se démarquer parmi tout le contenu de leur propre section ou être placées en caractères gras. Ce sont probablement les points les plus importants de vos procès-verbaux. La publicité

Encore une fois, les membres de l'équipe peuvent souhaiter plus ou moins de contenu en fonction de vos premiers essais. Consultez-les pour savoir quoi d'autre devrait être inclus ou ce qui devrait être enlevé. Ils peuvent également préférer une mise en page différente.

Prenez vos commentaires avec un grain de sel et essayez d’obtenir le plus possible un consensus de groupe. Ce qu'une personne pourrait préférer pourrait ne pas convenir à tout le groupe.

4. Prenez de bonnes notes

Il existe de nombreuses méthodes pour prendre des notes, vous devrez donc trouver celle qui vous convient le mieux..

N'oubliez pas que vous n'avez pas besoin d'écrire chaque mot prononcé. Écrivez simplement une version abrégée de ce qui est important pour que les membres de la réunion se souviennent plus tard..

Si vous ne souhaitez pas récupérer toutes les informations importantes, vous pouvez même essayer d’enregistrer les notes avec votre téléphone ou votre ordinateur pour les consulter plus tard. Soyez minutieux, mais ne vous stressez pas.

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Vous pouvez toujours demander à quelqu'un d'examiner rapidement tout ce que vous avez pu manquer. Votre équipe vous en sera reconnaissante lorsque vous demanderez des éclaircissements, car ils comprennent l'importance de disposer de ces détails ultérieurement..

Si vous avez du mal à rester attentif, le procès-verbal de votre réunion en souffrira probablement. Assurez-vous d'avoir assez d'énergie en prenant une collation et en buvez avant. Éliminez les distractions comme votre téléphone. Vous devrez peut-être vous sacrifier assis à côté de votre collègue préféré si vous chuchotez trop dans les deux sens.

Rappelez-vous simplement l'importance de votre tâche. Vous ne voulez pas être responsable de manquer une décision ou une action importante. La publicité

Certains articles doivent avoir des dates d'échéance. Les actions à entreprendre peuvent nécessiter des étapes répertoriées à accomplir. Toutes les actions doivent avoir un nom associé à celui qui les réalise..

Si le responsable de la réunion n'attribue pas d'action à une personne ni à une date d'échéance, il vous remerciera de le lui demander. Steve Jobs d'Apple avait un “Individu directement responsable” (DRI) pour chaque tâche assignée dans une réunion.

Les dates d'échéance et les noms garantissent que les tâches sont accomplies. Ce n'est pas une liste d'épicerie, c'est une carte pour la semaine prochaine.

5. le rendre attrayant

À quoi servent les procès-verbaux si personne ne veut les lire?

Vous devriez déjà avoir un modèle soigné et organisé. Ajoutez des éléments qui faciliteront la digestion, comme une utilisation correcte des polices en gras et en italique. Les polices en gras peuvent être utilisées pour les en-têtes de section ou pour mettre en évidence des informations très importantes..

N'utilisez pas trop de caractères gras, sinon, vous perdrez sa valeur et vous encombrerez. Les polices de couleur peuvent souvent paraître collantes ou attirer trop l’attention; alors soyez prudent dans la façon dont vous les utilisez.

Une bordure de couleur peut être efficace pour délimiter une section importante de points d'action. Expérimentez et voyez ce qui fonctionne le mieux pour rendre vos comptes rendus de réunion attractifs.

En plus de mettre en valeur des informations importantes avec un design attrayant, vous pouvez également améliorer votre image de marque sur le lieu de travail. En incluant la marque dans vos comptes rendus de réunion, vous pouvez inspirer une plus grande cohérence de la marque parmi les membres de votre équipe.^[2] Ils verront les efforts que vous déployez et l’attractivité du matériel, puis voudront l’appliquer à leurs propres productions. Ajoutez le logo de votre organisation et les couleurs de la marque. La publicité

Mais surtout, gardez l'organisation des procès-verbaux digeste.

6. Distribuer les procès-verbaux

Les procès-verbaux de vos réunions doivent être distribués dès que possible après la réunion afin que les membres de l’équipe puissent se mettre au travail sur les mesures à prendre. Ceci est également crucial pour ceux qui ont raté la réunion..

Il est plus facile de distribuer les procès-verbaux sous forme numérique par courrier électronique ou en fournissant un lien Google Doc que tout le monde peut consulter. Beaucoup de gens préfèrent encore une copie imprimée à conserver avec eux. De cette façon, ils peuvent prendre des notes et effacer physiquement les éléments au fur et à mesure qu'ils les complètent..

Vous pouvez avoir ceux-ci à un endroit commun du bureau ou demander à qui voudrait recevoir un exemplaire imprimé..

Dernières pensées

Les procès-verbaux des réunions exigent un processus de dévouement et de perfectionnement. De temps en temps, vous entendrez probablement une plainte d'un collègue concernant un élément manquant dans le procès-verbal de la réunion..

Ne le prenez pas personnellement. C'est une tâche difficile qui demande beaucoup de concentration et d'efforts. Il peut arriver que votre équipe n'apprécie pas pleinement le compte rendu de la réunion. Mais on ne sait jamais quel jour ou quelle semaine ils seront vraiment en difficulté sans eux.

Votre tâche de rédiger le compte rendu de la réunion est inestimable, car vous tenez l’équipe responsable. Votre tenue des dossiers les rend plus efficaces car soyons honnêtes, les humains sont souvent oublieux. C'est grâce à vous que les réunions restent significatives tout au long d'une semaine.

Bonne chance lorsque vous définissez et affinez votre processus. Continuez à prendre des commentaires pour améliorer vos compétences et vos modèles. Chaque groupe est différent et préférera avoir différents types de procès-verbaux. Trouvez ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe.

Grâce à vos efforts, vous dirigez votre équipe vers plus d’efficacité et de responsabilité..

Crédit photo en vedette: Unsplash via unsplash.com

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