J'ai besoin d'un manuel d'utilisation pour ma vie!

Je faisais quelque chose de routinier il y a quelques jours - payer quelques factures du premier jour du mois en ligne - et je me suis retrouvé coincé. Pendant toute ma vie, je ne me souvenais plus du nom de l’une des personnes à qui j’envoyais des paiements. Toutes les informations sont enregistrées dans les paramètres de mon compte bancaire, mais je dois entrer le nom du destinataire, tel qu'il apparaît dans mes archives, pour tout afficher..

C'est là que ça m'a frappé:

J'ai besoin d'un manuel d'utilisation pour ma vie! La publicité

J'ai un gestionnaire de mots de passe, un gestionnaire d'informations personnelles, Treo, une liste de tâches en ligne, un système de rappel, un bloc-notes Moleskine - mais je n'avais nulle part écrit les instructions détaillées pour effectuer ce paiement. Je me suis aussi rendu compte que je n'avais pas d'enregistrement de la plupart des tâches que je fais régulièrement. Au lieu de cela, je me souviens de la première étape (visiter un site Web, appeler quelqu'un, ouvrir un programme, etc.) et me fier aux signaux présentés. Si je ne me souviens pas comment faire quelque chose, j'y travaille jusqu'à ce que je le découvre.

Combien de temps pensez-vous que j’ai perdu à essayer de retenir des choses simples, telles que les étapes nécessaires au traitement des photos que j’ai prises pour les imprimer, ou comment payer mes paiements d’impôts trimestriels, ou comment accepter de nouveaux contributeurs au Lifehack.org pool et les mettre à niveau?

J'ai réalisé que ce que j'aurais dû faire, c'est un endroit unique où ces processus, du plus crucial au plus banal, ont été enregistrés. Il y a quelques bonnes raisons d'avoir quelque chose comme ça: Publicité

1. Gagner du temps: Comme je l'ai dit, je perds probablement quelques minutes de plus dans pratiquement chaque tâche de routine que j'effectue. Au quotidien, je n'aurais probablement pas besoin de consulter mon "manuel d'utilisation", il serait bien d'avoir une seule référence vers laquelle je pourrais me tourner quand je me suis perdue.
2. Pour l'inspiration: Écrire une tâche, étape par étape, peut aider à identifier les efforts gaspillés et les processus de mauvaise qualité. Peut-être qu'il y a une meilleure façon de faire la tâche X? De plus, pour les tâches sur lesquelles je vais probablement tergiverser, j'aurais un outil pour m'empêcher de me laisser distraire jusqu'à ce que toutes les étapes soient terminées.
3. Pour le dépannage: Combien de fois avez-vous fait quelque chose "comme vous l'avez toujours fait" sans obtenir le résultat escompté. Avoir un guide vers qui me tournerait m'aiderait à franchir toutes les étapes nécessaires et à voir ce que j'avais manqué la première fois..
4. Pour s'entraîner: Si jamais j'ai engagé quelqu'un pour prendre en charge une partie de mon travail, j'aurais déjà des tutoriels pas à pas à suivre..
5. Au cas où quelque chose m'arrive: Si j'étais blessé ou même (au moins, tué), comment ma famille pourrait-elle récupérer les pièces? Je suis le gars de la technologie familiale - il serait impossible pour mes proches de découvrir la gamme d'outils, de logiciels et de matériel en ligne que j'utilise pour gérer mon entreprise et d'autres projets..

Qu'y aurait-il dedans?

Que mettrais-je dans mon manuel d'utilisation? Plusieurs choses me viennent à l’esprit, notamment:

• Les outils, en ligne et hors connexion, que j'utilise pour accepter, traiter et effectuer des paiements.

• Processus bancaires - Comment je paie les factures et reçois les paiements
• Outils de comptabilité - Comment je garde mes comptes
• Comment ajouter des clients et des annonceurs dans mon système

• Processus Google Adwords et Adsense: comment identifier les mots clés, configurer les campagnes, ajouter de nouvelles annonces sur mes sites
• Comment produire un podcast - mes flux de travail locaux et en ligne pour l'enregistrement, le téléchargement et la distribution de mes podcasts

• Renouveler mon immatriculation
• Réactivation de mon assurance maladie (j'enseigne en tant qu'employé contractuel, je dois donc le réactiver chaque fois que je renouvelle mon contrat)
• Assembler un nouveau programme ou un cours en ligne
• Rédaction d'un article académique
• Etc…

À quoi ça ressemblerait?

Dans la mesure où l'utilité d'un manuel de l'utilisateur personnel réside dans la possibilité de le partager avec d'autres personnes, en particulier si je suis frappé d'une incapacité, utiliser un outil logiciel ou une application en ligne de fantaisie semble hors de question. Le mieux serait de conserver un seul fichier sur mon ordinateur dans un format de traitement de texte standard (Word .doc, .rtf), ainsi qu’une copie papier à jour imprimée dans un classeur..

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Trouver des informations sur une copie papier peut toutefois s'avérer fastidieux: une table des matières claire semble essentielle et un schéma d'organisation clair. Les pages - au moins dans une section - doivent suivre les modèles, avec les mêmes types d'informations au même endroit sur chaque page. Cependant, je suis tiraillé entre deux schémas organisationnels: doit-il être organisé par sujet (par exemple, payer des factures, écrire des articles, organiser des cours, etc.) ou par régularité (choses que je fais tous les jours, que je fais toutes les semaines, mensuellement , trimestriel, annuel, etc.)? La publicité

Peut-être les deux, en fait - le but est-il d'être aussi parfaitement utile pour quelqu'un d'autre que pour moi-même, et qui sait quelle direction je pourrais être en mesure de donner ou dans quelles conditions il pourrait être nécessaire de l'utiliser?

Mettre ensemble

Je vous entends là-bas, en pensant "Cela ressemble à beaucoup de travail!" Et ça le fait. Ce que je pense cependant, c’est qu’une fois le modèle créé, l’ajout de nouvelles pages serait assez facile. Et plutôt que de rester assis et de tout comprendre, il pourrait être plus utile de garder le fichier ouvert et de documenter les processus à mesure que vous les exécutez dans le cadre de votre emploi du temps normal. Cela peut prendre quelques minutes de plus par tâche pendant quelques jours, mais à la fin de la semaine, la plupart des tâches que vous réalisez étaient entièrement documentées. Ajoutez les mensuels à la fin du mois, et ajoutez les trucs moins réguliers qui vous viennent à l'esprit, ou quand vous pouvez réserver une heure ou deux pour y penser..

Cela semble fou? C'est peut-être fou. Et pourtant, je ne peux pas m'empêcher de penser que bon nombre des organisations pour lesquelles j'ai travaillé - universités, fondations, musées, forces armées et entreprises - ont des étagères remplies d'une telle documentation, des procédures opérationnelles standard pour diverses tâches aux manuels de formation. modèles de subvention. Si vous voulez vous assurer qu'un certain standard est atteint chaque fois que tu fais quelque chose, vous devez comprendre et documenter cette norme. La publicité

Il est possible que je n’ouvre jamais mon manuel d’utilisation personnel une fois terminé - mais ce sera bien de savoir que je le pourrais. Il sera bon de savoir que si je suis hospitalisé, mon partenaire peut s'assurer que les personnes qui ont besoin de savoir, savent et qu'au moins les exigences minimales de mon entreprise pourront être prises en charge. Ce sera bien de savoir que les tâches que je fais sont très rarement documentées quelque part, alors je ne tergiverse pas en mettant une "idée de comment faire". X"entrée sur ma liste de tâches - et puis tergiverser cette tâche car je ne me souviens pas comment trouver comment savoir!

Et vous? Quel genre d'information serait vous mettre dans votre manuel d'utilisateur personnel?