Ronald Chapman
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Dans la première partie de cet article, j'ai présenté les offres de communication proposées par Google et le rôle qu'elles pourraient jouer pour les petites et moyennes entreprises. Dans ce suivi, je couvrirai leurs services de productivité et leurs services promotionnels, allant de la suite de productivité Google Docs au service gratuit de blogs hébergés Blogger. Bien que les outils de communication de Google soient généralement excellents, leurs outils de productivité et de promotion sont beaucoup plus variés. Après la présentation des différents services de Google, je vous proposerai une brève analyse de la pertinence des applications Google adaptées à une utilisation professionnelle, ainsi que des nouveaux outils susceptibles d'avoir un impact important dans un avenir proche..
Applications de productivité
Google Docs offre une alternative raisonnable aux suites bureautiques coûteuses, bien que pour les travaux complexes, Microsoft Office ou même le logiciel de bureau OpenOffice.org ne le soient pas. Composé d'un logiciel de traitement de texte, de tableur et de présentation, Docs importe et exporte vers tous les formats par défaut de Microsoft (bien qu'il ne puisse pas encore enregistrer au format docx d'Office 2007)..
Le traitement de texte est idéal pour créer, éditer et visualiser des documents courts, offrant une gamme d'options de formatage typiques des tâches de traitement de texte de base. Toutefois, pour les documents plus longs, Docs manque: les numéros de page ne peuvent être appliqués qu'à la sortie imprimée et la taille du document lui-même est limitée à 500 Ko, plus 2 Mo par image insérée. Cela rend Docs mal adapté à la création de manuels techniques ou de formation, ainsi que de documents formels tels que des notes juridiques. La publicité
Les feuilles de calcul et les présentations sont également limitées en taille. Les feuilles de calcul peuvent contenir jusqu'à 256 colonnes, 200 000 cellules ou 100 feuilles, selon ce qui est atteint en premier. Les présentations lancées dans Google Docs ne sont pas limitées en taille, mais les présentations importées sont limitées à 10 Mo ou 200 diapositives. En dessous de ces limites, cependant, les deux applications sont très puissantes. La feuille de calcul vous permet d'utiliser les fonctions de feuille de calcul les plus courantes et même de renseigner les cellules avec des données extraites des recherches Google. Un générateur de formulaire permet de collecter des données auprès d'utilisateurs du site Web, par exemple, et de les afficher sous forme de feuille de calcul Google..
L'éditeur de présentation est bien conçu, ce qui rend la préparation de présentations aussi simple qu'avec tout autre programme. Un certain nombre de thèmes sont inclus et vous pouvez également importer vos propres arrière-plans. Donner des présentations est une autre histoire, cependant. Le mode de présentation, même lorsque vous utilisez F11 pour rendre le navigateur plein écran, inclut toujours une barre d’outils Google en bas de l’écran, ce qui diminue l’attention de vos diapositives. Vous ne pourrez pas non plus contrôler votre présentation à l'aide d'une télécommande PowerPoint..
Là où Google Docs excelle, c'est la collaboration et le partage, faisant un usage très efficace d'Internet pour faire le travail. Les documents et les feuilles de calcul peuvent être facilement modifiés par plusieurs utilisateurs, avec un suivi et des autorisations permettant de s’assurer que rien d’irréparable ne se produit. Les présentations peuvent être livrées à distance, associées à Google Talk et contrôlées à partir de l'ordinateur de l'hôte. Tout ce qui a été créé avec Google Docs peut être partagé sur Internet, sous forme de page Web ou de document intégré..
Le nouvellement libéré Google Apps Sync pour Microsoft Outlook permet aux abonnés Premium d’utiliser Google Apps en remplacement du coûteux Exchange de Microsoft. Installé aux côtés d'Outlook, le programme permet de partager et de rechercher des calendriers et des contacts au sein de votre entreprise, grâce à des fonctionnalités telles que la disponibilité du calendrier que les utilisateurs attendent d'Exchange. Les notes, les tâches et les journaux ne sont pas partagés, mais pour les entreprises qui ne les utilisent pas trop, cela peut constituer un remplacement assez efficace pour Exchange. Un utilitaire de migration permet de transférer facilement les systèmes Exchange existants vers votre compte Google Apps, ce qui rend l'ensemble du processus transparent pour vos employés. (Un programme similaire existe pour Lotus Notes utilisateurs.) Publicité
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Faites défiler vers le bas pour continuer à lire l'articleGoogle Sites, Un moteur de wiki simple à utiliser, offre d'autres options de collaboration. En combinaison avec le gestionnaire de tâches de Gmail et Google Agenda, vous pouvez gérer assez facilement la plupart des projets de base. Une gestion de projet plus complexe n’est cependant pas possible - pour les organigrammes, les diagrammes de GANTT et autres éléments essentiels de la gestion de projet, vous aurez besoin d’une application dédiée..
Google Calendrier est assez puissant, ce qui facilite l'ajout et le partage d'événements. Un système de saisie de texte en langage naturel analyse les instructions telles que “Déjeuner avec Bob Smith au Joe's Cafe à midi le 27 juinth,” ou vous pouvez ajouter des rendez-vous en utilisant un formulaire. Les calendriers peuvent être facilement partagés et les flux iCal tiers peuvent également être abonnés. Plusieurs services autres que Google, tels que le gestionnaire de tâches Remember the Milk, utilisent également l'API de Google pour permettre l'accès à leurs services à partir de l'interface de calendrier..
À l'horizon proche, la nouvelle version de Google Vague plate-forme, un outil de communication et de collaboration en temps réel qui combine des éléments de courrier électronique, de messagerie instantanée, de wikis, d'édition de documents, de partage multimédia et de réseautage social. Wave est toujours en phase de test sur invitation et, comme pour tout ce qui concerne Google, on peut probablement s’attendre à ce qu’elle reste en version bêta pendant très longtemps. D'après ce que Google a publié sur Wave jusqu'à présent, il semble offrir des fonctionnalités exceptionnelles à un public limité d'équipes et de services d'entreprise, où les wikis étaient traditionnellement la principale forme de collaboration. Pour les petites entreprises face à face, il est difficile de voir ce que propose Wave, mais les grandes entreprises peuvent trouver une avancée significative par rapport aux plates-formes de collaboration actuelles..
Promotion
Google est, plus exactement, une agence de publicité, en particulier avec l’achat du géant de la publicité en ligne Doubleclick. Il va donc de soi que Google serait un bon endroit pour promouvoir votre entreprise. La publicité
Blogger, Le service de blogs de Google offre une plate-forme assez convenable pour un site Web simple. Les fonctionnalités sont limitées et le manque d'options de personnalisation peut rendre la stratégie de marque de votre site difficile, mais elle est gratuite, même si vous postez le site sous votre propre nom de domaine (ce qui est simple et bien documenté dans la section d'aide). Pour tout ce qui est plus complexe qu'un simple blog, vous allez vous tourner vers un autre service..
Google AdWords sont un moyen efficace de promouvoir votre entreprise sur le Web. Vous choisissez le montant de vos dépenses et les mots clés à utiliser pour la diffusion de vos annonces. Google gère le placement des annonces sur les pages de recherche et les sites hébergeant des annonces Google. Assurez-vous d’ajouter votre entreprise à la recherche locale de Google et à Google Maps au Google Local Business Center aussi, alors vous venez quand les gens recherchent des entreprises dans votre région.
Pouvez-vous diriger votre entreprise à l'aide d'applications et de services Google??
Alors, pouvez-vous diriger une entreprise en utilisant uniquement des applications Google? La réponse est, “ça dépend.” Pour les petites entreprises locales, Google Apps, un site Blogger et Google Voice pourraient suffire à gérer pratiquement tout ce dont ils ont besoin. Les entreprises qui collaborent beaucoup trouveront Google Docs utile, quelle que soit sa taille..
Pour les grandes entreprises, ainsi que pour les entreprises qui traitent un grand nombre d'informations sensibles, la protection de la vie privée et les problèmes de sécurité sont au centre des préoccupations. Stocker vos courriers électroniques, documents et autres éléments sur des serveurs tiers est inquiétant, quelles que soient les promesses des règles de Google. Et Google est une cible importante pour les pirates informatiques et autres types néfastes - bien que vos données ne soient jamais ciblées, de nombreuses personnes tentent de faire craquer Google uniquement pour voir si cela peut être fait. La publicité
L'absence de gestion de la relation client (CRM) est un défi, tout comme l'absence de toute sorte de base de données (ironiquement, Google Base n'est pas une base de données programmable par l'utilisateur). Les feuilles de calcul combinées à des formulaires ne constituent tout simplement pas un substitut viable. Une petite équipe de vente pourrait gérer, mais une grande équipe de vente aura besoin d'outils plus appropriés.
L'accès hors connexion est également une préoccupation, qui n'est que partiellement résolue par le plug-in hors connexion de Google., Google Gears. Gears offre ostensiblement la possibilité de travailler hors connexion et de synchroniser vos mises à jour lorsque votre ordinateur est de retour sur Internet, mais n'offre généralement qu'un sous-ensemble des fonctionnalités complètes des applications de Google. Dans Gmail, par exemple, vous pouvez lire et répondre aux e-mails ou en composer de nouveaux, mais vous ne pouvez pas joindre de fichiers aux e-mails lorsque vous êtes en mode hors connexion. Google Docs est encore pire: l'accès est en lecture seule lorsqu'il est hors ligne, ce qui signifie que vous ne pouvez pas créer de nouveaux documents ni modifier ceux qui existent déjà. Voilà pour avoir travaillé dans l'avion…
Enfin, il y a la question du temps de disponibilité. Google promet une disponibilité de 99,9% sur Google Apps - mais c'est une promesse standard qui n'a pas beaucoup de sens pour les utilisateurs finaux. Tenter de vous connecter uniquement pour vous retrouver au beau milieu de cette période de .1% peut s’avérer très compliqué, surtout si vous attendez un courrier électronique important ou êtes sur le point d’envoyer un document important..
D'autre part, les petites et moyennes entreprises rencontrent des problèmes de sécurité et d'indisponibilité tout aussi graves (sinon plus) tout le temps, que ce soit par manque d'expertise, par erreur de la part de l'utilisateur ou simplement par malchance. Et il est fort probable que vous ne disposiez pas des ressources, du personnel et du savoir-faire en matière de sécurité dont Google dispose pour vous protéger..
En fin de compte, la qualité des applications et des services Google pour votre entreprise dépend de vos besoins. Évaluez soigneusement vos besoins et choisissez dans le menu d'applications de Google les options qui vous conviennent. Là où ils ne le font pas, regardez leurs concurrents chez Zoho, ThinkFree et même Microsoft (comme Office Live, qui proposera bientôt des versions en ligne d’applications Office). Mais vous pourriez faire bien pire que de considérer d'abord Google.