Leçons sur le traitement du courrier électronique à partir de la boîte de réception prioritaire de GMail

La dernière fonctionnalité de GMail, Priority Inbox, a été déployée cette semaine en fanfare, alors que Google prétendait accélérer le traitement du courrier électronique et réduire la surcharge d'informations. Le fait qu’il ne produise aucun résultat, malgré la dernière technologie secrète qu’il utilise, pourrait nous aider à tirer quelques leçons importantes de la gestion productive des e-mails..

Google indique que ses tests internes ont révélé que l'outil permet à l'utilisateur moyen de gagner environ 6 minutes par jour. La publicité

Il est difficile de voir comment, lorsque vous vous rendez compte que tout ce que fait l'outil, c'est de remanier votre courrier électronique dans la boîte de réception. Pour faire une simple analogie, imaginons que votre facteur distribue votre courrier en deux lots (en supposant que tout le courrier indésirable a été jeté.) Un lot est lié avec une chaîne et marqué. “haute priorité.” L’autre lot est placé dans une petite boîte et est marqué “priorité basse.”

Bien que ce soit un bon service, il ne produira pratiquement aucune économie de temps ou d’efforts. Que vous commenciez avec les éléments de priorité élevée ou faible n'a pratiquement aucune incidence sur le résultat final - chaque courrier doit toujours être ouvert et lu, et une décision doit être prise concernant les informations qu'elle contient..

Il pouvait également le coder par couleur, le classer par ordre alphabétique et le trier par poids, code postal et taille, mais quoi? La publicité

À la fin de toute cette activité, vous disposeriez toujours du même temps pour traiter le lot entier. Si cela ressemble un peu à ce que ma mère a appelé “jouer avec votre nourriture avant de la manger” alors il devrait… parce que c'est tout ce que c'est; un confort légèrement réconfortant qui n'a aucune incidence sur le temps nécessaire au traitement de votre courrier électronique ni sur les véritables problèmes de surcharge d'informations.

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Voici ce qui est probablement arrivé: un groupe de Googlehead s'est assis et a compris qu'ils pourraient appliquer la technologie utilisée dans le filtrage anti-spam au problème de la surcharge d'informations en triant les boîtes de réception des utilisateurs. Personne ne passa à l'étape suivante pour poser la question évidente: “Quelle nouvelle habitude ou changement de comportement essayons-nous de promouvoir?”

Vu sous cet angle, il est facile de voir que le nouvel outil pourrait favoriser certaines mauvaises habitudes. À présent, tout le monde sait que la boîte de réception zéro est préférable à une boîte de réception contenant des dizaines de milliers de messages. Pour ceux qui ne font pas attention, Priority Inbox facilitera le traitement des emails les plus prioritaires, laissant ceux qui le sont moins. “plus tard.” Cela entraînera une surcharge supplémentaire des e-mails, comme illustré dans cet exemple. La publicité

Le professionnel qui travaille en moyenne reçoit plus de 140 courriels par jour, et imaginons que 20 d'entre eux ont une priorité élevée. Cela laisse 120 courriels de faible priorité, qui seront ignorés chaque jour. Le jour suivant, si les mêmes actions sont répétées, le nombre de courriers électroniques non lus de priorité basse passe à 240, puis à 360 le jour suivant.. “Traiter avec les emails les plus prioritaires” C’est précisément l’habitude que le concept de Zero Inbox a été conçue pour corriger, et encourage les utilisateurs à accumuler des emails dans leur boîte de réception..

L'utilisateur moyen de la boîte de réception prioritaire Gmail pourrait très bien aggraver les choses, tout simplement parce que Google n'a pas fait ses devoirs et qu'il a compris exactement quelles nouvelles habitudes il lui demandait d'adapter..

Heureusement pour nous, il y a de bonnes leçons à apprendre dans tout cela. La publicité

1. Habit d'abord, technologie ensuite

Chaque jour, de plus en plus de nouvelles technologies nous arrivent, et c’est une mauvaise idée d’évaluer sa valeur pour nous en fonction de la personne qui l’a créée, de sa fascination ou de son fonctionnement. Au lieu de cela, nous devons concentrer notre attention sur nos habitudes, et nous demander “Quel changement d'habitude bénéfique cette nouvelle technologie facilitera-t-elle??” et “Puis-je faire les changements d'habitudes nécessaires?” Alors seulement devrions-nous regarder la technologie qui nous aidera. Trop souvent, nous avons tout en arrière, décidant d'utiliser une nouvelle technologie et laissant les habitudes se débrouiller. Témoin du problème de l'envoi de SMS en conduisant sur nos routes, voilà l'exemple parfait d'un changement d'habitude imputable à la technologie.

2. Productivité d'abord, commodité ensuite

Lors de l'évaluation des innovations, il est facile de se laisser distraire par le facteur cool. La télévision mobile, par exemple, est en train de devenir une réalité, mais il est difficile d’imaginer que quiconque sera plus productif car il emportera un téléviseur avec lui à chaque réunion, conversation ou atelier. Nous devons être sans pitié avec notre attention et veiller à ce que les outils que nous utilisons quotidiennement nous rendent plus productifs, plutôt que d'ajouter un peu de commodité là où ce n'est pas nécessaire..

3. Attention focalisée en premier lieu, distractions en second lieu

De nombreuses études montrent que notre meilleur travail provient d’une activité silencieuse et focalisée, et non de sauter entre pings, sonneries aléatoires, sonneries, bips et vibrations aléatoires. Nous devons choisir des outils et des dispositifs qui nous aideront à gérer notre attention de manière à faire du bon travail, plutôt que ceux qui sont conçus pour nous éloigner de ce qui est important pour d'autres éléments qui attirent notre attention simplement parce que nous le laissons.

Les innovations qui nous attendent sont sans fin, et le reste de nos vies sera remplie d'avancées de plus en plus fascinantes. Il y aura plus “Productivité Boîte de réception” qui attirent l'attention de la presse, chaque entreprise repoussant les limites pour gagner plus d'argent.

Cependant, ces innovations doivent toutes être filtrées avant de pouvoir être appliquées à notre situation particulière, et nous devons décider de la manière dont nous allons influer sur nos habitudes, notre productivité et notre attention de manière à obtenir les résultats que nous souhaitons dans tous les domaines. de nos vies.