Rendre les réunions moins détestables et plus productives

Lorsque de nombreuses personnes envisagent des réunions, elles se voient attribuer un patron ou un supérieur hiérarchique qui réclame des demandes et des statistiques pendant une période prolongée, tandis que les employés regardent aveuglément la tête du groupe. Ces réunions peuvent être une énorme perte de temps si les patrons n'impliquent pas les employés et si ceux-ci manquent de concentration et de dévouement pour mener à bien un programme spécifique. Mais lorsque les réunions sont interactives, ciblées et bien planifiées, elles peuvent être incroyablement productives. Les trois aspects sur lesquels il faut se concentrer pour organiser une réunion de bureau sont les suivants:

1. les rendre mémorable

Chaque réunion doit être distincte afin de la rendre unique et mémorable. Planifiez des réunions pour des moments impairs, tels que 9h17 au lieu de 9h15 ou 9h30. Le responsable des communications de TINY Pulse, Neal MacNamara, explique que la planification régulière de réunions à 8h48 a “éliminé presque complètement les retards” au sein de son entreprise. Un changement aussi simple gardera les employés sur leurs gardes le matin de la réunion et personne ne se laissera traîner les pieds avec quelques minutes de retard. La publicité

Utilisez des brise-glace pour commencer la réunion, mais demandez-leur de se rapporter directement à l'ordre du jour actuel. Donnez aux employés le temps de s'exprimer, afin qu'ils n'aient pas peur de s'exprimer lorsque la discussion tourne autour du sujet dont ils discutaient avec un collègue quelques minutes auparavant. Ce “connexion avant contenu” Cette méthode a permis aux employés de LivePerson de mieux se connaître et d’être plus à l’aise pour parler d’un problème auquel ils étaient confrontés..

Josh Neblett, cofondateur et PDG de la société de commerce en ligne Etailz, estime que les 5 à 10 dernières minutes d'une réunion devraient être utilisées pour toute question ou préoccupation pouvant survenir au cours de la réunion. Plutôt que de dire aux employés de “viens me voir dans mon bureau si tu as des questions,” ce moment délibéré est fixé afin de faire face aux problèmes de front. Ceci est particulièrement efficace car il est probable que plus d'une personne a une question similaire et que le responsable de la réunion puisse communiquer immédiatement la réponse à tout le monde, au lieu de répondre individuellement à cinq occasions différentes. La publicité

2. Les rendre efficaces

Toutes les réunions devraient avoir un ordre du jour spécifique qui dicte exactement quels sujets seront abordés. Le PDG de Brivo Steve Van Till a créé “Pas de re-hachage” Des pagaies de ping-pong que tous les employés peuvent utiliser tout au long d’une réunion quand une personne apporte quelque chose qui a déjà fait l’objet d’une longue discussion ou qui va nuire à l’ordre du jour en cours. Au lieu de perdre du temps ou de perdre du temps à dire “Nous en avons déjà parlé, mais si vous avez des questions… ”, les autres membres de la réunion peuvent simplement lever la pagaie et l'orateur saura sauvegarder ce qu'il a à dire jusqu'à ce qu'il puisse parler avec le chef en privé.

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D'autres bureaux ont mis en place des sanctions pour leur arrivée tardive aux réunions. Ces punitions ne sont pas sévères. ce sont plutôt des moyens humoristiques et embarrassants de gérer les interruptions et les retards. Une entreprise oblige les retardataires à chanter une comptine ou une autre chanson, ce qui les met, bien sûr, mal à l'aise lorsque l'attention passe d'une affaire sérieuse à une interruption aussi minime. Une autre société a mis en place une politique qui oblige les employés à faire un don à l’organisme de charité de la société si leur téléphone portable s’éteint et interrompt une réunion. Ces détracteurs travaillent certainement plus que ne le ferait n'importe quelle discipline, tout en maintenant un moral élevé chez les employés. La publicité

3. Les rendre courts

Tout le monde aime les courtes réunions, non? Eh bien, toutes les réunions pourrait soyez bref si le temps est utilisé efficacement. Alors que les employés doivent être tenus responsables de leur ponctualité et de leur attention pendant les réunions, la personne qui a convoqué la réunion est celle qui a besoin de compétences en gestion du temps pour être efficace. Avoir (et s'en tenir à) un ordre du jour clair et concis est la première étape pour organiser une réunion qui ne dépasse pas son accueil. De nombreuses entreprises appliquent un minuteur de 30 minutes, sachant que les utilisateurs sont câblés de manière à ne pouvoir se concentrer que 25 à 30 minutes à la fois, et tout ce qui se passera au cours de cette période ira dans les oreilles. Vous pouvez également considérer que des «punitions» ont été appliquées pour une longue période, telles que des dons à une organisation caritative de la société ou à un pot de fête. De cette façon, les participants et les responsables de la réunion doivent respecter la limite de temps.

Conclusion

Les réunions ont une mauvaise réputation, car elles nuisent souvent à la productivité d'une entreprise, ce qui est exactement le contraire de ce qu'elles sont censées faire. Comme toutes les autres mesures progressives et innovantes prises dans le monde des affaires aujourd'hui, réorganiser la structure des réunions en pensant sortir des sentiers battus permet aux dirigeants de les utiliser efficacement et de faire en sorte que les employés en tirent le meilleur parti. La publicité

Crédit photo présenté: 140811-N-AF077-043 / Ash Carter via farm4.staticflickr.com