La productivité simplifiée Choisir quoi faire ensuite avec GTD

Dans le précédent épisode de la La productivité simplifiée (en utilisant GTD pour améliorer votre productivité), nous parlions de la meilleure façon de commencer avec GTD - l’exercice de vidage du cerveau. Aujourd’hui, il est temps de prendre votre énorme liste de choses et de créer un plan d’action qui permette de choisir la prochaine action à entreprendre. très facile.

Si vous n'utilisez aucune méthodologie dans votre travail, il peut être difficile de sélectionner votre prochaine tâche. Il y a tellement de choses à faire et pourtant si peu de temps. Vous pouvez essayer de commencer par les tâches les plus importantes, mais comment décidez-vous de ce qui est vraiment important et de ce qui semble être le cas? En outre, est-ce quelque chose de vraiment important ou juste urgent?

La résolution de tels problèmes est l’atout majeur de GTD. Vous pouvez utiliser la méthodologie pour prendre votre liste de vidage de cerveau et la diviser en sections exploitables, de la manière la moins déroutante possible..

Diviser votre liste en projets

Vous ne pouvez pas travailler efficacement avec votre liste de vidage du cerveau. Si vous voulez être productif, vous avez besoin de quelque chose de plus petit et de plus facile à gérer..

La première étape pour créer une telle chose est de transformer votre liste de tâches en un liste de projets. Maintenant, comment faites-vous cela?

Prenez votre liste et rassemblez toutes les tâches similaires. De même, j'entends les tâches qui touchent essentiellement le même domaine.

Disons simplement que vous êtes un designer indépendant et un blogueur, à titre d'exemple. Sur votre liste principale, il pourrait y avoir des tâches telles que: améliorer le menu pour le client X, concevoir des boutons personnalisés pour le client X, apporter des touches finales au site Y du client, écrire un nouveau message pour mon blog, mettre à jour WordPress. La publicité

Vous pouvez prendre de telles tâches et les diviser en groupes de: tâches client X, tâches client Y, tâches de mon blog - ce sont vos projets.

J'utilise un exemple spécifique parce que c'est le moyen le plus simple d'expliquer la plupart des choses, mais le concept peut facilement être appliqué à d'autres domaines et à différents types de tâches. La règle principale pour reconnaître un projet est de: trouver au moins deux tâches étroitement liées.

C'est la première approche - prendre les tâches et les rassembler dans des projets. Il y a aussi la deuxième approche - choisir des tâches complexes et créer des projets autour d'elles. Par complexe, je veux dire tout ce qui nécessite de prendre plus d'une action pour les compléter.

Voici un autre exemple. Quelque chose comme “faire réparer la voiture” est susceptible d'apparaître sur votre liste. Cela ressemble à une tâche unique mais ce n’est pas le cas. Pour ce faire, vous devez prendre en charge un certain nombre de tâches. Dans ce cas: choisissez un mécanicien, appelez-le et prenez rendez-vous, rendez-vous chez le mécanicien, prenez la voiture. En fin de compte, une tâche apparemment simple de réparation de la voiture est devenue un projet. Et c'est bon.

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En fin de compte, vous voulez créer un certain nombre de projets, chaque projet comprenant au moins deux tâches. De là, vous pouvez passer à l'étape suivante.

Prochaine liste de tâches

C’est là que vous passez la majorité de votre temps lorsque vous travaillez avec GTD.

Pour l'instant, vous avez votre liste de projets, mais vous ne savez pas encore quoi en faire. Commencez par sélectionner UNE seule tâche par projet, puis en le mettant sur une liste séparée.

Cette tâche devrait être la prochaine chose raisonnable que vous puissiez faire pour lancer un projet donné. Chaque projet a une telle tâche, donc le choisir ne devrait pas être un problème. La publicité

Pour notre exemple de réparation de voiture, la tâche suivante serait de choisir un mécanicien.

Cependant, n'essayez pas d'en sélectionner plus d'un. Je sais que pour certains projets, il peut sembler que plus de tâches doivent être accomplies en même temps, mais ce n'est pas vrai. Même si vous pensez que vous aurez deux tâches à accomplir en même temps, vous commencerez toujours par l’une puis l’autre. Il n'est pas possible de faire une tâche avec votre main gauche et l'autre avec votre main droite. S'en tenir à une seule tâche suivante pour chaque projet uniquement.

La liste que vous créez en ce moment (une liste ne contenant qu'une seule tâche de chaque projet) est appelée la prochaine liste de tâches. Le nom l'explique assez bien. C'est la liste qui contient toutes les tâches dont vous devez vous occuper ensuite; rien de plus.

Sélection d'activités à faire dans la liste des tâches suivante

La liste elle-même est toujours un ensemble de nombreuses tâches différentes, vous devez donc trouver un moyen de décider laquelle vous devez réellement faire en premier..

Quatre facteurs principaux peuvent vous aider à décider quoi faire lorsque vous consultez votre liste de tâches suivante..

1. Votre contexte.

Cela peut sembler sophistiqué, mais cela signifie en fait que vous êtes dans l'environnement actuel. Certains contextes possibles pourraient être: au bureau, à la maison, au téléphone, au centre commercial, etc.

Il est évident que certaines tâches ne peuvent être effectuées que lorsque vous êtes dans le bon contexte. Si vous avez un travail de bureau, vous ne pouvez effectuer aucune tâche liée à votre travail si vous n’êtes pas au bureau. Ne vous laissez donc pas encombrer par votre esprit lorsque vous êtes à la maison. La publicité

Ce principe de contexte est assez évident, mais il est toujours bon de garder cela à l'esprit pour pouvoir sortir d'une pensée improductive qui nous prend parfois au dépourvu..

2. Temps disponible.

Différentes tâches consomment différentes durées. Si vous ne disposez que de 30 minutes, il est inutile de commencer à travailler sur la nouvelle stratégie marketing de votre entreprise…

Lorsque vous sélectionnez une tâche, essayez toujours de prédire combien de temps cela peut prendre et comparez-la à la durée dont vous disposez réellement..

3. Énergie disponible.

Peut-être que vous n'avez simplement pas envie de faire un travail créatif… Peut-être qu'un travail physique simple serait plus approprié maintenant… comme laver la voiture ou autre chose.

Ce n'est pas grave, vous n'avez pas besoin d'être à 100% de votre force mentale 24h / 24. Parfois, il est bon d'utiliser ces autres moments pour faire un autre travail.

4. Priorités. La publicité

C'est là que commence le plaisir. Le dernier élément pour décider quoi faire ensuite.

En gros, je suis sûr que vous avez une idée de ce que sont les priorités. Soit quelque chose est important pour vous en ce moment ou ce n'est pas.

Par exemple, hier, vous vous sentiez bien, mais aujourd'hui, vous vous sentez malade. Aller chez un médecin est donc la priorité numéro un, alors qu'hier, cela n'était pas prioritaire..

Les priorités peuvent changer tous les jours. c'est normal. Cela ne signifie pas que vous êtes une personne inorganisée. Je dirais le contraire: si vous avez les mêmes priorités pour les 10 dernières années, le moment est peut-être venu d'y réfléchir.

Ceci est juste un modèle simplifié de priorités, et pour le moment, ça ira. Cependant, GTD pousse beaucoup plus loin l’idée de priorités et la transforme en quelque chose de beaucoup plus utile. Nous allons parler de priorités dans l’un des prochains articles, mais pour l’instant, pensez à elles comme à la réponse à la question de “Quelle est la tâche la plus importante pour moi à ce moment précis??”

C’est tout ce qu’il faut faire pour choisir la prochaine étape. Juste pour récapituler:

1. Créez votre liste de projets.
2. Prenez une tâche de chaque projet et mettez-la dans votre liste de tâches suivante.
3. Choisissez quoi faire ensuite en fonction de votre contexte, du temps disponible, de l'énergie disponible et des priorités (dans cet ordre).
4. Faire la tâche.
5. Placez une autre tâche du même projet dans la liste des tâches suivante.
6. Retourner au point # 3.

Une question à vous. Trouvez-vous que GTD est complexe et difficile à mettre en œuvre?? Pour être honnête, c'était ma première impression. Mais je suis content d’avoir fini par l’appliquer de toute façon, c’est sûr.

(Crédit photo: Votre prochaine étape via Shutterstock)