La productivité simplifiée Les 7 éléments principaux de GTD

Tout comme les cinq éléments (Feu, Terre, Métal, Eau et Bois), GTD a ses propres éléments. Seulement sept au lieu de cinq… et pas aussi épique.

Dans les parties précédentes de cette série, nous avons parlé de choses telles que la sélection de ce qu’il faut faire ensuite et la compilation de votre liste de projets (et de votre liste de tâches suivante). Aujourd'hui, il est temps d'approfondir ce sujet et d'expliquer un peu plus en détail les principaux éléments.

Ne vous laissez plus traîner… laissez-moi vous dire quels sont les sept éléments principaux de GTD:

• Liste de projets
• Prochaine liste de tâches
• Future / Peut-être Liste
• Calendrier
• “Attendre” liste
• Fichiers de ressources
• L'immatériel (attendez…)

Connaître ces éléments, savoir les utiliser et en comprendre le but est la clé de la réussite de la mise en œuvre de GTD..

Je sais que cela ressemble à beaucoup de travail et que certains éléments ne sont pas clairs pour le moment, mais je vous assure que c'est beaucoup plus facile qu'il n'y paraît.

Prenons-le du haut et parlons du premier élément de la liste:

Liste de projets

Nous avons brièvement parlé de celui-ci dans l'article précédent - Sélection de l'action à suivre avec GTD. N'hésitez pas à vérifier si vous ne l'avez pas déjà fait. Le poste explique également le sens des projets tels que définis dans GTD.

Essentiellement, votre liste de projets répertorie tous vos projets en cours. La publicité

Chaque projet a sa propre section dans la liste des projets. Chaque section est une collection assez complète de choses diverses concernant un projet..

Une telle section de projet contient généralement des éléments tels que:

• Une brève description du projet. Ceci est utile lorsque vous souhaitez revenir à un projet après un certain temps d'inactivité et que vous ne vous souvenez plus exactement de quoi il s'agit..
• Une liste des tâches à effectuer pour mener à bien le projet.
• Références à d'autres matériaux pouvant s'avérer utiles lors du travail sur le projet.

Le premier élément est assez explicite. Le second a été expliqué dans le post précédent. Nous nous retrouvons donc avec le dernier - des références à d’autres matériaux. La vérité est que chaque fois que vous travaillez sur quelque chose, vous avez besoin d'un ensemble de choses différentes à titre de référence (ou d'autres informations qui vous aideront à mener à bien le projet)..

Utilisons le plus simple des exemples pour expliquer brièvement ceci - notre exemple de réparation de voiture. Certaines références à d'autres matériaux pourraient inclure: liste de tous les garages professionnels de votre région, numéros de téléphone, documents importants pour la voiture.

Bien sûr, chaque projet a des caractéristiques différentes, il n’existe donc pas de modèle universel pour ces références, mais je suis sûr que vous en avez l’idée..

Prochaine liste de tâches

Comme je le disais dans le post précédent, c'est là que vous passez le plus clair de votre temps lorsque vous travaillez avec GTD.

Essentiellement, la liste des tâches suivantes ne contient qu'une seule tâche de chacun de vos projets. Pas plus, juste une seule tâche.

Encore une fois, l'article précédent (Sélection de ce qu'il faut faire avec GTD) explique en détail l'objectif et la construction de la liste des tâches suivantes..

Future / Peut-être Liste

C'est un nouvel élément. Nous n'en avons pas encore parlé. La publicité

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Le but de cette liste est de nature très simple. Il contient tout ce que vous savez ne pas pouvoir agir maintenant (avenir), ou des choses sur lesquelles vous ne savez pas encore si vous allez agir sur eux (peut-être).

Le but de cette liste est de vous donner un endroit pour stocker toutes vos idées, projets possibles, choses qui vous paraissent simplement intéressantes, choses que vous ne voulez pas oublier, etc..

La construction de la liste n’est pas définie avec précision, donc tout ce que vous voulez peut y trouver sa place. En particulier, des choses comme:

• Brève description des nouveaux projets.
• Tâches uniques que vous envisagez de faire.
• Pensées aléatoires, mais réalisables sur n'importe quoi.
• Choses (demandes, projets, tâches) que d'autres personnes vous ont envoyées.
• Résumés d'articles / posts intéressants sur lesquels vous voudrez peut-être agir à l'avenir.

Pratiquement, tout ce qui mérite d'être gardé pour d'éventuelles actions futures trouve sa place dans la liste Future / Maybe. Il n'y a pas d'autres règles plus importantes que celle-ci.

Calendrier

Un calendrier semble être une chose assez évidente. Mais ce n'est pas. Beaucoup de gens tombent dans le piège de tout mettre dans un calendrier. C'est une habitude. Et c'est un mauvais.

Le principal problème d'un calendrier est que nous l'utilisons souvent pour répertorier certaines choses que nous pensons pouvoir faire un jour donné. Nous nous retrouvons donc avec des dizaines de tâches, les unes sur les autres, chacune n’ayant pas été effectuée le jour souhaité. Cela rend également très facile d'oublier certaines tâches qui doivent absolument être accomplies un jour donné.

Votre calendrier est sacré. Le véritable objectif d'un calendrier GTD est de vous faire savoir que si vous y mettez quelque chose, cela signifie que cette opération ne peut être effectuée qu'à la date exacte que vous avez choisie… ou JAMAIS.

Je suis serieux. C'est vraiment votre seule chance de faire la chose. Après l'avoir manqué, c'est perdu pour l'éternité.

Quel est le but de tout cela? C'est simple. C'est pour que toutes les tâches vraiment urgentes ne soient pas négligées. La publicité

Disons que vous avez un rendez-vous chez le médecin. Ces rendez-vous sont toujours définis à une date et une heure spécifiques. Si vous le manquez, eh bien, vous l'avez manqué et vous devez prendre un autre rendez-vous. Vous ne pouvez pas simplement vous présenter le lendemain et dire “Veillez excuser mon retard.” Ça ne marchera pas.

L'exemple du médecin est en fait parfait pour expliquer le but d'un calendrier GTD. C'est vraiment un lieu sacré. Si quelque chose est mis dans le calendrier, il n'y a aucun moyen de le reporter ou de le remettre à plus tard. C'est comme si ça avait été écrit dans la pierre.

Quel est le principal avantage? Vous serez étonné du peu de choses que vous aurez dans votre calendrier une fois que vous aurez implémenté cette.

“Attendre” liste

C'est un nouvel élément aussi. Tout simplement, cette liste contient tout ce que vous attendez.

“Les choses que vous attendez” est une explication vague alors laissez-moi vous donner quelques exemples:

• E-mails que vous attendez que d'autres personnes vous envoient.
• Un appel que votre agent immobilier était censé vous faire.
• Le prix du peso mexicain à baisser pour que vous puissiez acheter de la monnaie pour vos vacances.
• Votre voiture doit être réparée pour pouvoir la récupérer.
• Votre article sera publié sur Lifehack.org.

Cette liste est un endroit pour toutes les choses qui sont un peu indépendantes de vos actions, mais vous attendez toujours qu'elles se produisent.

Quel est le but? Simplement ne pas oublier le fait que quelqu'un était censé faire quelque chose pour vous, et ils sont en retard. C'est pour ne pas te réveiller un jour et dire, “Attendez une minute, mon article devait être publié il y a 2 mois.!”

Fichiers de ressources

Les fichiers de ressources contiennent toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin pour mener à bien vos projets, votre travail et… essentiellement… la vie. ”Fichiers de ressources” n'est pas le meilleur nom au monde, alors montrons quelques exemples:

• Articles qui pourraient être utiles.
• Articles de blog que vous avez lus (ou écrits).
• Votre répertoire d'onglets et de notes (si vous êtes guitariste, par exemple).
• Votre carnet de contacts.
• Votre liste des meilleurs restaurants de la ville.
• Certains livres que vous voulez revoir.
• Toutes les informations importantes stockées sur le disque dur de votre ordinateur.
• Photos de vos dernières vacances.
• etc…

J'imagine que la seule règle est de stocker tout ce qui ne peut faire l'objet d'aucune action, mais vous voulez le garder quand même. La publicité

Comme vous pouvez l’imaginer, c’est probablement l’élément le plus important en volume. Rien d’autre ne vient même près de votre fichier de ressources. Heureusement, ces jours-ci, nous faisons la plupart de nos tâches sur un ordinateur, nous n'avons donc pas à jouer avec des tonnes de papier..

L'élément immatériel

C'est l'élément final et le plus important de tous. C'est l'intangible: la confiance.

Si vous ne faites pas confiance à GTD, alors rien d'autre ne peut faire en sorte que le système fonctionne pour vous.. Si vous souhaitez que GTD vous aide à organiser votre vie et votre travail de manière plus organisée, vous devez être convaincu que GTD peut effectivement le faire pour vous..

La confiance n’est pas très importante pour d’autres méthodologies plus simples. Mais GTD est différent. C'est un peu complexe. Cela n'a pas été inventé du jour au lendemain. C'est le résultat d'années de travail et d'expérience de son auteur - David Allen. Ce n'est pas accidentel. Et c'est pourquoi ça marche.

Mais pour que ça marche il faut y croire, ou - comme certains aiment l'appeler - suspendez votre incrédulité pendant que vous apprenez le GTD. Ça va payer bientôt.

La série Productivity Made Simple comporte déjà trois parties. À ce stade, croyez-vous que cela peut changer votre façon de travailler? Partagez votre opinion dans les commentaires.

(Crédit photo: Tutorial ou Concept de conseil via Shutterstock)