Vous recherchez un espace de travail virtuel partagé?

  • Joel Harper
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Dans ma pratique du coaching, je cherche de plus en plus à travailler avec mes clients sur des documents et des projets partagés en ligne. Je cherche des solutions en ligne pour deux raisons:

  1. Cela permet à mon client et à moi d’accéder aux documents et de les travailler en collaboration à tout moment. Mes clients sont des personnes occupées qui ont besoin de flexibilité pour travailler selon leurs propres horaires..
  2. Ma pratique comprend le coaching à longue distance par téléphone, messagerie instantanée, etc. Lorsque nous devons travailler ou échanger des documents, les fichiers PDF, les courriels et les fax sont des outils inefficaces..

Nous voulons pouvoir créer un espace de travail en ligne pour travailler à la fois sur des documents et des projets. Nous devons être capables de: Publicité

  • Publier et éditer des documents en ligne;
  • Synchronisez automatiquement nos calendriers (en particulier Outlook), avec des calendriers en ligne et inversement;
  • Fusionner les calendriers en ligne dans les calendriers de groupe pour voir en un clin d'œil quand chaque individu est occupé / libre;
  • Poster des discussions;
  • Recevez des alertes par e-mail ou SMS ("texte") chaque fois que l'une des trois premières fonctions (documents, calendriers, discussions) est modifiée ou complétée par les membres du groupe..

Assez simple non? Vous pensez bien. Je me suis rendu aux deux premiers endroits où je savais avoir offert certains ou tous ces services: Google et Microsoft. Grosse déception.

Groupes Google

La bonne nouvelle
C'est gratuit. C'est difficile à battre. De plus, Google possède deux autres atouts en tant que lieu de travail: a) il est entièrement basé sur le Web et b) il existe une multitude d'outils divers..

Être basé sur le Web signifie que vous pouvez non seulement stocker et afficher des documents, des discussions et des calendriers, mais également les modifier et les partager directement dans le navigateur. Aucun client d'aucune sorte requis sur votre ordinateur (autre qu'un navigateur Web); nul besoin de télécharger quoi que ce soit, sauf si vous souhaitez synchroniser des éléments pour le travail hors ligne.

La fonction Forms est un outil particulièrement puissant disponible dans Google Spreadsheet.. Cela vous permet de créer une enquête qui peut être configurée de différentes manières et de la lier à une feuille de calcul qui collecte les données de réponse. Je l'ai utilisé plusieurs fois et j'adore. Il n’a pas le pouvoir et le «raffinement» de certaines des offres d’enquêtes en ligne dédiées (comme celles de Constant Contact), mais il est sécurisé, flexible et gratuit. Google Forms propose une collection de modèles de base qui vous permet de configurer votre enquête ou votre questionnaire de différentes manières avec un temps de conception minimal. La publicité

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La richesse des outils disponibles sur le site de Google est vraiment impressionnante. Google Groupes, Google Documents, Google Agenda, Google Talk (messagerie instantanée), Blogger, Picasa, etc., mais cela m'amène à…

Les mauvaises nouvelles
Pour une telle richesse d'outils, le manque d'intégration m'a terrassé. En termes simples, il n’ya pratiquement AUCUN moyen d’utiliser un outil de manière intégrée avec un autre. Vous souhaitez répertorier vos documents Google partagés dans un groupe Google? Je ne peux pas faire ça. Vous souhaitez synchroniser vos agendas Google pour créer un agenda de groupe partagé dans Google Groupes? Je ne peux pas faire ça non plus. Vous souhaitez intégrer une feuille de calcul Google Documents dans un document Google Documents? Nan. La liste de ce que vous ne pouvez pas faire s'allonge encore et encore.

Recommandation:
Utilisez Google si vous voulez un outil gratuit pour partager du travail en ligne, mais n'espérez pas grand chose. Le manque d'intégration à ce stade du jeu est frustrant. Il est d'autant plus étrange que Google dispose d'un ensemble très puissant d'outils individuels. Cela n'a aucun sens de ne pas les intégrer davantage.

Windows Office Live

La bonne nouvelle
Les deux principaux atouts des outils Microsoft sont probablement a) leur intégration étroite à Microsoft Office (notamment Office 2007) et b) leur espace de stockage beaucoup plus important (5 Go par rapport aux 100 Mo de Google). La publicité

Si vous disposez d'un compte Office Live gratuit, vous pouvez enregistrer vos documents Office (Word, Excel, etc.) directement sur votre espace de travail en ligne. Là, vous pouvez inviter d'autres personnes à les voir et les éditer..

Une notification est disponible pour la plupart des types d'activité dans un espace de travail Office Live..

Les mauvaises nouvelles
Alors que les différents outils sont plus étroitement intégrés via la copie d’Office que vous avez sur votre ordinateur, la convivialité nette n’est pas supérieure à celle de Google. Les faiblesses se répartissent en trois domaines:

  • Toute personne accédant à des documents sur votre espace de travail partagé doit posséder une copie de MS Office pour une fonctionnalité complète d'édition et d'intégration. Cette restriction «réservé aux clients Microsoft» est sérieuse. Il existe probablement un niveau de facilité d'utilisation avec Open Office, mais cela est encore loin de l'indépendance de la plate-forme de Google Documents..
  • Il n'y a aucun moyen de modifier en ligne. Cela signifie que si vous êtes sur la route, vous ne pouvez pas accéder facilement à vos documents depuis un cybercafé ou la plupart des téléphones intelligents (l'édition de Google Documents à partir d'un téléphone intelligent n'est pas un pique-nique, mais au moins, cela peut être fait)..
  • L'intégration du calendrier est un cauchemar. J'ai passé des heures à essayer de comprendre comment configurer un calendrier sur Office Live qui se synchronise avec mon calendrier Outlook. Non seulement cela ne fonctionne pas, mais il m’a pris une éternité pour trouver mon agenda quand je le publie en ligne (il se rend sur un site dont l’adresse commence par calendars.office.microsoft.com, qui n’est pas lié à reste du site Office Live que je peux trouver). Et vous ne pouvez pas synchroniser de deux manières. Vous pouvez uniquement synchroniser votre calendrier en ligne sur Outlook, et non l'inverse. C'est une limitation sérieuse pour un espace de travail de groupe "live".
  • Une autre faiblesse est la relation confuse entre Windows Live, Office Live et Office Live Small Business. Oh, attends, il y a aussi Microsoft Groove! La distinction entre ces offres n’est pas claire et il ne semble pas y avoir d’intégration entre Windows Live (Messenger, par exemple) et Office Live. En outre, la distinction entre les différentes «vies» n’est pas claire. Au moins, dans Google, chaque outil est clair, même s’ils ne jouent pas bien ensemble.

Conclusion?

L'outil que je veux n'existe pas. Étant donné le nombre considérable d’acteurs dans ce domaine et l’explosion de l’intérêt porté à l’apprentissage et au travail virtuels et collaboratifs, je suis surpris. J'ai aussi consulté des sites payants, tels que Central Desktop. Cela fait certainement mieux le travail que Microsoft ou Google, mais certaines des fonctions de base (comme la synchronisation et la fusion de plusieurs calendriers) ne sont toujours pas remplies. Etant donné que Central Desktop facture des frais, je pense qu’il devrait avoir de graves problèmes. Pas si. Je suppose que quelque part, vivant dans un intranet haut de gamme, il existe un outil propriétaire qui le fait, mais il n'est certainement pas disponible pour le reste d'entre nous. La publicité

Alors, quelle est la conclusion? Nous devons utiliser des outils distincts pour bricoler un espace de travail virtuel collaboratif: Microsoft possède une très bonne intégration Office (à l'exception du calendrier Outlook), Google propose de nombreux bons outils de partage distincts, Tungle crée un groupe fantastique, Central Desktop. fait un travail décent mais fait payer.

Si je devais choisir un système, celui de Google serait probablement le plus proche. Google sait très bien synchroniser des calendriers de différentes manières, partager des blogs, stocker et modifier des documents directement dans l'environnement HTML / Web et fournir un espace partagé très élémentaire dans Google Groupes. Aucun autre site n'offre tous ces “dans un endroit”. Mais c’est là la plus grande frustration avec Google: leur site n’est pas «au même endroit» non plus. Vous devez passer du calendrier à la documentation, de Blogger aux groupes et inversement pour avoir une idée de ce que votre groupe est en train de faire. Comment un site peut-il héberger tous ces outils séparément et ne pas les rassembler dans une seule interface est un mystère complet pour moi. Ils ont même déjà l'interface: configurez une version à onglets d'iGoogle et voyez ce que je veux dire.!

Google ne se repose pas (ou plutôt ne reste pas assis) sur ses lauriers. Un nouveau projet de partage en début de développement, appelé Google Wave, permet aux utilisateurs de partager des idées, des fichiers, des documents, de la vidéo et du son en temps réel (pensez IM) et de manière asynchrone (pensez "en postant"). Maintenant, s’ils pouvaient intégrer une fonction de calendrier de groupe réel et des documents Google entièrement modifiables, nous pourrions peut-être nous en sortir.!

Je suis vraiment impatient de lire les solutions des autres dans la quête d'espaces de travail virtuels partagés.




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