L'art perdu de l'envoi d'e-mails Comment l'envoi d'e-mails peut nous rendre plus productifs et plus efficaces

Faites-vous partie de ceux qui considèrent le courrier électronique comme une gêne et non comme un outil de productivité? Voyez-vous le courrier électronique comme un obstacle à la réussite? Alors vous n'êtes certainement pas seul. Des millions de personnes ont de plus en plus tendance à détester le courrier électronique, car celui-ci s'accumule dans un flot incessant de messages, de bips sonores et d'alertes. Je vois tellement de gens avec la bulle d'alerte sur leur application de messagerie électronique affichant quatre chiffres. Ces personnes ont simplement abandonné le courrier électronique et ne répondent qu'aux courriels reçus de leur patron ou de leurs clients les plus importants. Au lieu de cela, ils se tournent vers d'autres outils de communication, tels que Slack et Twist, et constatent rapidement que, plutôt que de résoudre leurs problèmes, ces applications exaspèrent simplement les utilisateurs.

Pourquoi les gens cessent d'utiliser le courrier électronique

Le problème pour la plupart des gens est qu’ils n’ont pas appris à gérer leur courrier électronique ou s’ils savent comment gérer leur courrier électronique, ils ne pratiquent pas ces méthodes de gestion au quotidien. Et comme toute autre chose, si vous ne le gérez pas, cela finit par sombrer dans un gâchis ingérable. La publicité

Pourtant, le courrier électronique ne devrait jamais être vu de cette façon. Le courrier électronique est tout simplement la meilleure technologie de communication créée au cours des quarante dernières années. Il nous permet de communiquer sans effort avec des personnes de l’autre côté du monde. C’est du temps réel et nous a permis de pouvoir travailler de n’importe où et à tout moment. Le courrier électronique est probablement le meilleur outil de productivité qui soit..

Comment utiliser les e-mails pour redevenir plus productifs

Donc, dans l’esprit de ramener le courrier électronique dans votre vie en tant qu’outil fondamental de productivité que vous aimez, voici cinq conseils pour que le courrier électronique fonctionne pour vous. La publicité

1. Traitez votre boîte de réception comme un point de collecte

Votre boîte de réception n'est pas une boîte de stockage. Votre boîte de réception est un endroit où les nouveaux emails sont collectés puis traités. Dans les jours qui ont précédé l'envoi de courrier électronique, lorsque nous avons reçu du courrier, nous ne nous sommes pas contentés de regarder l'enveloppe, nous avons décidé que ce n'était pas important et que les documents étaient dans la boîte aux lettres. Nous l'avons déplacé quelque part. Notre bureau, la poubelle ou sur le manteau de cheminée pour être traité plus tard. Si vous aviez mis le courrier dans votre boîte aux lettres, l'agent de messagerie vous aurait trouvé plutôt étrange. Donc, ne faites pas cela avec le courrier électronique. Lorsqu'un courrier électronique arrive, décidez ce qu'il faut faire avec et déplacez-le à l'endroit approprié. Au fil du temps, vous prendrez de meilleures décisions et vous trouverez bientôt que le traitement du courrier électronique est un jeu d'enfant..

2. Configurez quelques dossiers de base

Les courriels que nous recevons chaque jour appartiennent à quelques catégories très claires. Certains courriels exigent que vous fassiez quelque chose, des courriels contenant des informations, qui ne requièrent aucune action de votre part; il vous suffit de les lire de temps en temps, et mettez à jour des courriers électroniques contenant des informations que vous devez connaître mais aucune action de votre part. Donc, les seuls dossiers dont vous avez besoin sont: “Action aujourd'hui”, “Référence” et “Archiver”. C'est tout. Seulement trois dossiers et vous aurez un endroit pour mettre tous vos emails et garder votre boîte de réception propre. La publicité

3. Traitez-les au lieu de simplement vérifier

Les problèmes de boîte de réception de courrier électronique se multiplient lorsque vous «vérifiez» le courrier et ne le traitez pas. La vérification des courriels est l’endroit où la plupart des problèmes s’accumulent. Si vous consultez un courrier électronique dans votre boîte de réception sans rien y faire, vos problèmes de courrier électronique vont rapidement s'accumuler. Au lieu de cela, lorsque vous allez dans votre boîte de réception, prenez une décision sur chaque courrier électronique, puis déplacez-le dans le bon dossier. Si vous devez en faire quelque chose, faites-le immédiatement et archivez le courrier électronique ou, si vous n'en avez pas le temps, déplacez-le dans votre dossier Action Today. Cela ne prend qu'une seconde ou deux pour déplacer un email, prenez donc l'habitude maintenant. Vérifier un courrier électronique signifie que vous consultez un courrier électronique et que vous ne prenez pas de décision à ce sujet. C'est une telle perte de temps. Examinez le courrier électronique une fois, prenez une décision et supprimez-le de votre boîte de réception..

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4. Configurez un compte de messagerie distinct pour les achats et les promotions en ligne.

Une partie de la raison pour laquelle nous recevons autant de courriels est que nous donnons volontiers notre adresse électronique à tous ceux qui le demandent. Vous ne voudriez pas donner votre adresse privée à un étranger qui le demanderait, alors pourquoi tant de gens donnent-ils leur adresse email si facilement? A la place, configurez un compte de messagerie Web avec Gmail, Outlook ou une autre société et utilisez-le pour vos achats en ligne, vos abonnements et autres éléments nécessitant une adresse électronique. La publicité

Ne mettez pas cette adresse email dans votre application de messagerie. J'ai une adresse électronique à laquelle je n'ai accès que par Internet. Il n'est pas connecté à l'application de messagerie de mon téléphone, ni à l'application de messagerie de mon ordinateur. Si je veux voir ce qu'il y a dedans, je me connecte via le Web et le vérifie. La seule fois où je vérifie vraiment que c'est en attendant une livraison et en lisant une fois par semaine les newsletters auxquelles je m'abonne Pour de nombreuses personnes, cette astuce supprimera chaque jour 50% du courrier entrant dans leur boîte de réception..

5. Écrivez pour le lecteur, pas vous-même

L'une des raisons pour lesquelles tant de personnes vérifient constamment les courriels est qu'elles attendent une réponse à un courriel. Si vous souhaitez une réponse rapide, vous devez permettre au destinataire de répondre facilement avec les informations correctes. La structure pour obtenir rapidement des informations est “Quoi et pourquoi”. Lorsque vous écrivez votre email, commencez par ce que vous voulez - “Bonjour Nicola, pourriez-vous m'envoyer une copie des chiffres de vente du dernier trimestre?” - et, si nécessaire, dans le paragraphe suivant, dites pourquoi - “nous devons finaliser les comptes du troisième trimestre avant la fin du mois… ” - Cela permet au destinataire de voir exactement ce que vous voulez depuis son écran de notification et peut rapidement décider de vous répondre. Si vous commencez votre courrier électronique par un préambule décrivant la qualité de votre week-end et que vous espérez voir le destinataire, votre courrier électronique se trouvera au bas de la liste des priorités du destinataire. Rappelez-vous: que voulez-vous? Et pourquoi tu le veux?

En adoptant ces cinq astuces simples, votre relation avec le courrier électronique changera pour toujours. Vous allez rapidement cesser de détester le courrier électronique et votre histoire d'amour va s'épanouir à nouveau. Le courrier électronique deviendra une source de productivité et d’énergie. Vous saurez ce qui doit être fait et vous ne manquerez plus jamais un email important.

L'email n'est pas le problème, c'est la façon dont nous gérons l'e-mail qui est le problème. En prenant quelques mesures simples pour organiser notre courrier électronique, nous pouvons moins nous concentrer sur la création d’une montagne de courrier électronique et davantage sur les joies et les merveilles du courrier électronique..