La recherche de mon application idéale GTD

Au cours des dernières semaines, j'ai recherché un service en ligne pour m'aider à rester organisé. Mon système actuel est un patchwork de papier, d’applications de bureau et de volonté qui a assez bien fonctionné dans le passé, mais a commencé à se désagréger à mesure que j’assume un nombre croissant de responsabilités. Étant donné que je travaille à plusieurs endroits différents, je dois pouvoir accéder à une source unique où je peux accéder aux tâches, aux fichiers et aux informations de référence, où que je sois. La publicité

Je n'ai pas encore trouvé le système qui me convient le mieux, même s'il existe de nombreuses applications lisses qui semblent prometteuses jusqu'à ce que je me lance à fond travail avec eux. Après quelques jours d'enthousiasme, je me heurte à des obstacles en matière de productivité - certains en raison d'un design médiocre, d'autres en raison de différences de philosophie entre moi et les programmeurs, la plupart parce que je ne suis tout simplement pas le client cible - et trouver J'ai moi-même passé du temps à chercher des solutions pour que le système fonctionne, plutôt que de faire le nécessaire. La publicité

Regarder et évaluer toutes ces applications m'a obligé à réfléchir à ce que je recherche exactement dans une application GTD idéale. Voici quelques caractéristiques importantes à mes yeux: Publicité

• Les supports doivent être liés aux projets: La plupart de mes projets impliquent la création de documents, et beaucoup d'entre eux ont également des matériaux de référence associés. J'aimerais pouvoir consulter un projet ou une tâche dans le cadre d'un projet et créer en un clic ou ouvrir un document associé. Par exemple, je travaille sur un long article académique pour un livre; J'aimerais que toutes mes notes, fichiers PDF de documents de recherche, brouillons et autres documents soient disponibles chaque fois que j'ouvre ce projet. Foldera le fait d'une certaine manière, mais j'ai eu du mal à travailler avec, et il est davantage axé sur la collaboration commerciale que sur la gestion de tâches individuelle..
• Edition de document: Je souhaite pouvoir créer et modifier des documents à partir de la même interface que celle utilisée pour consulter mes projets et tâches. Qu'il s'agisse d'un éditeur de document interne ou d'un lien vers un service tiers tel que Google Documents ou Zoho n'a pas d'importance, tant que le document est enregistré dans le projet auquel il appartient. Donc, en utilisant l'exemple ci-dessus, si je travaille sur un brouillon de mon article, je veux pouvoir ouvrir le document, écrire et sauvegarder le document dans le projet auquel il appartient..
• Transfert groupé: Pourquoi diable autant d'applications en ligne vous permettent-elles de télécharger des documents un par un? Ce que j'aimerais vraiment voir, c'est une application de bureau qui me permettrait de synchroniser des fichiers, peut-être en les marquant d'une manière ou d'une autre sur le bureau, puis de les télécharger en arrière-plan - mais je me contenterais d'un gestionnaire de fichiers m'a permis de faire glisser plusieurs fichiers ou de les sélectionner tout en les sélectionnant pour les télécharger en une seule fois.
• Intégration avec des outils de bureau comme Outlook: J'aimerais pouvoir travailler dans Outlook ou dans d'autres applications de bureau et que le travail soit affiché dans mon espace en ligne, et inversement. Donc, quand je vérifie un élément de liste de tâches “terminé” en ligne, c'est aussi marqué “terminé” dans Outlook. Plusieurs applications en ligne effectuent des importations unidirectionnelles à partir d'Outlook et quelques-unes effectuent des synchronisations manuelles - je ne vois pas pourquoi cela ne pourrait pas être automatisé.
• Intégration aux outils mobiles: Pour moi, comme beaucoup d'autres, un PC n'est pas le seul outil avec lequel je travaille. J'utilise un Treo, et d'autres utilisent des iPhones, des Blackberry et même des appareils Windows Mobile (c'est vrai!) Quand un PC n'est pas pratique. Pourtant, peu d'applications en ligne s'efforcent de s'y intégrer. Même si l'accès ne peut pas être “vivre”, il serait bien que le travail apparaisse au moins lorsque l'appareil est synchronisé. Ce que j'aimerais vraiment, cependant, c'est l'intégration avec les applications de mon smartphone ou d'applications tierces telles que celles de Google - Google a montré qu'il est possible de créer des applications en ligne sophistiquées qui fonctionnent sur de nombreux appareils mobiles..
• Promotion automatique des tâches futures: Lorsque je développe un plan de projet, je rédige généralement une liste de tâches à effectuer pour mener à bien le projet. Mais quand je regarde ma liste de tâches, je veux juste savoir quoi faire à présent. La plupart des applications que j'ai vues jettent toutes les tâches de tous mes projets dans une liste maîtresse, ce qui me sert à rien - comment puis-je réviser le premier brouillon d'un article alors que je ne suis même pas allé à la bibliothèque pour vérifier les livres dont j'ai besoin pour le rechercher? Je veux que mon application GTD fasse la promotion de la prochaine action dans ma liste de tâches chaque fois que je marque l'élément juste avant qu'il soit terminé.
• Liens vers d'autres services: J'aimerais vraiment voir un moyen de transmettre des données entre services en ligne, mais à moins que je veuille au moins ajouter des liens dans l'interface avec d'autres services en ligne. Je suis surpris de voir combien d'applications GTD n'ont aucun endroit pour mettre des liens..
• Tâches sans reproche: J'aime planifier du temps ou établir des rappels pour des choses qui ne doivent être rappelées qu'une fois. Par exemple, le temps de conduite - je planifie mon trajet habituel dans mon calendrier et j’ai parfois besoin d’un rappel (“hey, tu dois y aller, mon pote!”) mais si le rappel me manque, c’est que je conduis probablement déjà. J'aimerais pouvoir créer une catégorie de rappels qui disparaissent une fois et si je ne suis pas là pour y répondre, ils disparaissent tout simplement..
• Une stratégie de sortie Comment je récupère mes données en dehors d'une application en ligne est au moins aussi importante que la façon dont je l'obtiens dans. Mes besoins sont appelés à changer dans le futur ou les programmeurs peuvent décider de changer quelque chose d’une manière qui ne répond plus à mes besoins inchangés - ou la société qui héberge le service peut cesser ses activités ou annuler le service. Si mes données sont bloquées dans leur système, je suis foutu. Il me faut un moyen de tout télécharger en bloc dans leur format d'origine (documents, fichiers, etc.) ou dans des normes Web documentées (XML, RSS) pouvant être transférées sur un nouveau système, ou au moins ouvertes sur mon bureau afin que je puisse transférer des informations manuellement.

Et vous? Quelles fonctionnalités recherchez-vous dans une application GTD? Quels services utilisez-vous et que changeriez-vous pour mieux les adapter à vos besoins? Y a-t-il un excellent service prêt à l'emploi que je manque? Si vous pouviez concevoir votre propre service en ligne parfait, que ferait-il? La publicité

Lire la suite

10 petits changements pour que votre maison se sente comme une maison

Qu'est-ce qui rend les gens heureux? 20 secrets de personnes «toujours heureuses»

Comment améliorer vos compétences transférables pour une carrière rapide

Faites-nous savoir vos pensées dans les commentaires.