Les 10 meilleurs conseils de productivité pour atteindre plus et créer une tranquillité d'esprit

Connaissez-vous quelqu'un qui n'est pas occupé?

La plupart d'entre nous se réveillent chaque matin devant des calendriers remplis et des listes de tâches à faire. En tant qu'avocat / épouse / mère / écrivain, je sais que je le fais certainement.

Par fascination nerveuse et par instinct de survie, j'ai fait une étude à vie de la productivité et de la gestion du temps. Voici les 10 meilleurs conseils de productivité qui m'aident à accomplir les tâches que je dois ou veux faire sans perdre la raison:

1. Ecrivez-le

Chaque tâche, chaque engagement doit être écrit. Cela libère votre esprit du travail de récupération de l'énergie et de l'attention.

Dans son livre fondateur sur la productivité, Faire les choses, David Allen souligne comment des engagements inachevés mobilisent de l'énergie psychique, chacun d'entre vous étant un peu plus fatigué, plus distrait et donc moins productif..

Il souligne que la première étape dans la gestion de votre vie et de votre temps consiste à extraire chaque engagement, petit ou grand, de votre tête à un système de confiance..

J'utilise OmniFocus pour saisir ces engagements, mais vous pouvez commencer avec un simple stylo et du papier..

2. Prenez une longueur d'avance

La meilleure façon de prendre les devants est de commencer la nuit avant.

Avant de quitter votre espace de travail ou avant d'aller vous coucher, prenez dix minutes pour examiner les engagements du lendemain.

Quels rendez-vous ne peuvent pas être manqués? Qu'avez-vous besoin d'avoir avec vous pour ces rendez-vous? (Assurez-vous que vous avez rassemblé ces documents et que vous les avez prêts à partir.) Quelles sont les trois à cinq tâches à accomplir??

Décidez ce que vous allez faire en premier. Examinez cette liste de tâches et décidez si certaines tâches peuvent être déléguées à une autre personne (voir numéro 9 ci-dessous) ou, mieux encore, complètement rayées de la liste (voir numéro 10 ci-dessous)..

Plus votre journée est chargée, plus il est important de faire cette enquête rapide la veille ou la veille. Cela signifie que vous ne perdez pas de temps le matin pour décider par où commencer ou pour rassembler le matériel (et peut-être découvrir un élément crucial n'est pas disponible quand vous en avez besoin).

3. Faites votre tâche la plus redoutée en premier

Chacun de nous a une ou plusieurs tâches sur sa liste de tâches que nous redoutons de faire. La publicité

C'est peut-être cet appel téléphonique désagréable que vous ne voulez pas passer. Ou ce billet de blog que vous avez retardé l'écriture parce que vous ne savez pas comment commencer. Ou ce projet qui vous submerge parce qu'il est si massif.

Quoi que ce soit, il vous pend au-dessus de la tête, vous distrayant par la culpabilité car il continue à être poussé au lendemain et au lendemain. Il est temps de mettre fin à ce cycle.

Fais-le en premier. L'écrivain Michael Hyatt parle de tuer vos dragons avant le petit-déjeuner: rien de plus motivant pour le reste de la journée que de passer la nuit sur ce monstre de votre liste.

Mais beaucoup de gens au lieu de faire les tâches difficiles en premier lieu, ils font les tâches faciles. Mais si vous voulez vraiment être productif, voici quelques tâches que vous ne devriez pas faire le matin même:

Pour être plus productif, ne faites jamais cela pour bien commencer votre journée

Alors faites cet appel. Sortez un morceau de papier et faites un brainstorming pour ce billet de blog.

Faire quelque chose à propos de cette tâche accablante - peut-être que vous ne pouvez pas la terminer en une journée, mais vous pouvez au moins vous lancer. Quoi qu'il en soit, juste le faire.

Ensuite, laissez la satisfaction de rayer de votre liste le reste de votre journée bien remplie.

4. Éteignez les distractions

L'une des principales causes de perte de productivité est la distraction d'interruptions constantes: courriels, appels téléphoniques, personnes se présentant à votre porte…

La technologie qui peut (et devrait) rendre nos vies plus faciles et meilleures peut également rendre pratiquement impossible de maintenir le type d’attention focalisée nécessaire pour travailler efficacement..

Mais voici la chose: vous pouvez contrôler cette technologie.

Lorsque vous avez une tâche importante qui nécessite de l’attention et de la concentration, créez l’espace pour donner le meilleur de vous-même..

Qu'il s'agisse d'une réunion avec un client ou un collègue, ou d'une lettre importante à écrire, ou d'une œuvre d'art que vous souhaitez créer, planifiez un temps suffisant pour vous concentrer sur cet engagement, puis éteignez toutes les distractions. La publicité

Éteignez votre téléphone (ou au moins éteignez la sonnerie). Réduisez au silence vos alertes par courrier électronique. Déconnectez Internet (ou au moins Facebook et Twitter). Fermez la porte de votre bureau.

Juste pour cette heure (ou trente minutes ou une demi-journée), désactivez toutes les communications extérieures et accordez-vous le luxe nécessaire du temps non perturbé pour vous concentrer sur le sujet à traiter..

En savoir plus sur Comment minimiser la distraction pour faire avancer les choses.

5. Prenez des pauses

Il y a une limite à combien de temps quelqu'un peut consacrer une attention particulière à une tâche.

Peu importe votre niveau d'activité, après un certain temps, la loi des rendements décroissants entre en vigueur, et la fatigue physique et / ou mentale commence à nuire à votre efficacité..

Horaire des pauses périodiquement, même pendant les jours les plus occupés. Prenez dix minutes pour vous lever, vous étirer, boire un verre d'eau, marcher autour du bloc.

Vous retournerez à votre travail rafraîchi, mentalement et physiquement, et prêt à être encore plus productif..

Si vous n'êtes pas encore convaincu, lisez cet article sur L'importance de la planification des temps d'arrêt.

Lire la suite

Comment déléguer le travail de manière efficace (Le guide définitif pour les dirigeants)

11 compétences organisationnelles dont chaque leader intelligent a besoin

Utilisation du plan d'amélioration de la productivité: 7 règles à ne jamais oublier

6. Traitement par lots

Si les tâches de votre journée incluent des tâches de routine, essayez de les regrouper et planifiez certaines heures de la journée pour les assommer..

Répondre aux emails? Renvoyer des appels téléphoniques? Saisie des dépenses dans un tableur? Au lieu d’interrompre vos autres tâches pour effectuer ces tâches au coup par coup, mettez-les en lots..

Définissez deux, trois ou cinq fois par jour pour vérifier et répondre aux courriels. Renvoyez les appels téléphoniques à 11h45 et à 16h45 (ou, si vous voulez éviter les longues conversations téléphoniques, renvoyez-les à 12h15 pendant qu'ils sont au déjeuner et à 17h15 après leur départ.) pour la journée et laissez un message!).

En groupant par lots des tâches similaires, vous épargnez le temps perdu pour accélérer plusieurs fois par jour et profitez des avantages de l'élan..

7. Prenez un petit déjeuner sain

Dois-je expliquer cela? De nombreuses études confirment l’importance du petit-déjeuner pour le maintien de notre santé. La publicité

Les personnes en bonne santé sont plus productives. Peu importe combien de temps vous êtes occupé, prenez un bon petit déjeuner. Cela vous alimentera pour un bon début de journée.

Pour plus d'idées de petit-déjeuner, consultez ceci:

31 recettes de petit-déjeuner santé qui vont stimuler votre énergie

8. Faites de l'exercice

Ne pas être trop répétitif, mais les personnes en bonne santé sont plus productives.

L'exercice vous rend plus sain, alors assurez-vous de faire de l'exercice chaque jour.

Vous n'avez pas besoin de passer des heures au gymnase pour en tirer profit; faire le tour du pâté de maisons ou faire des isométries à son bureau.

Essayez ces 29 exercices que vous pouvez faire à (ou près de) votre bureau ou 15 étirements simples et rapides pour améliorer l'efficacité du travail.

Fais juste quelque chose pour que ton coeur bat et que ton sang batte la chamade. Cela améliorera votre bien-être général ainsi que votre capacité à penser plus clairement.

9. Délégué

Je vais avouer: je pue à ce sujet. Je déteste demander de l'aide, et il semble souvent plus compliqué d'expliquer une tâche à quelqu'un d'autre que de le faire moi-même.

Mais tout ce qui doit être fait dans votre vie ne doit pas l'être par vous.

Évaluez cette liste de tâches avec soin. Quelles tâches une autre personne pourrait-elle accomplir, vous permettant ainsi de vous concentrer sur ce que vous êtes seul à pouvoir faire??

Regardez autour de vous: qui est disponible pour effectuer certaines de ces tâches? Une secrétaire? Un collègue? Un membre de la famille? Une aide rémunérée?

Une des clés de la productivité est de ne faire que ce que vous seul pouvez faire et de donner à quelqu'un d'autre l'occasion de contribuer en effectuant ces autres tâches. La publicité

Le PDG de Lifehack a une façon unique de déléguer le travail de manière efficace. Consultez son guide:

Comment déléguer le travail (le guide définitif pour les leaders qui réussissent)

10. Dites non

Combien d'engagements avez-vous pris qui n'ont pas vraiment besoin d'être tenus??

Avez-vous entrepris des tâches qui ne comptent pas pour vous ou pour quiconque?

Votre calendrier est-il encombré de réunions qui n'apportent rien aux organisations qui ne vous intéressent plus??

Votre journée a-t-elle été détournée par les priorités de quelqu'un d'autre??

Si votre calendrier est saturé, si votre liste de tâches est longue, prenez environ 10 minutes pour examiner chaque élément avec attention. Peut-on simplement rayer l'un de ces rendez-vous ou tâches pour créer une marge raisonnable dans votre vie?

Lorsqu'une personne appelle ou se présente à votre porte pour vous demander de participer à une activité, inspirez-vous et déterminez si cela correspond à vos propres priorités (les priorités pouvant légitimement inclure légitimement la satisfaction de votre patron ou de votre conjoint).

Si la réponse est non, dites simplement non. Pratiquez-le à l'avance: “Merci de m'avoir invité, mais non.” “Merci d'avoir demandé, mais non.” “Merci d'avoir pensé à moi, mais non.”

En tant que sage a dit, “non” est une phrase complète. Aucune explication n'est nécessaire. Tout simplement pas.

Vous voudrez peut-être apprendre de Leo Babauta L'art doux de dire non afin que vous puissiez définir de meilleures limites pour vous-même.

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