Ce que le flic montre «Blue Bloods» peut vous apprendre à créer de superbes courriels

La série à succès CBS Sang bleu étoiles Tom Selleck en tant que commissaire de police de la ville de New York Frank Reagan, faisant un parfait accent de New York. (Je plaisante à propos de cette dernière partie.)

Dans une scène épique, le commissaire Reagan donne une conférence de presse lorsqu'un journaliste insolent s'interrompt pour s'enquérir d'une fusillade controversée sur la police (impliquant son propre fils d'officier de police). Est-ce que l'officier Reagan devait tuer l'homme? Était-ce vraiment nécessaire? Ce genre de chose. Voici le bref échange qui suit. (Je paraphrase le dialogue.)

Commissaire Reagan: D'accord, supposons un instant qu'au lieu de viser son arme contre un groupe d'écoliers, comme il était, le tireur vous vise. Que faire?

Snooty Reporter: Bien, d'abord, je… je suppose que je voudrais savoir-

Commissaire Reagan: Trop tard. Tu es mort. La publicité

Qu'est-ce que cela peut nous apprendre sur la rédaction de meilleurs emails (et l'amélioration de notre écriture en général)? Beaucoup.

Vous n'avez que quelques secondes pour capter l'attention de vos lecteurs.

Tu es occupé. Vos lecteurs sont aussi. Et leurs doigts sont toujours en équilibre sur la souris ou l'écran mobile, prêts à passer à autre chose dès l'instant où ils sentent que quoi que ce soit qu'ils lisent soit une perte de temps précieux.

À mon avis, tout ce que nous écrivons ces jours-ci ressemble à un panneau d'affichage placé sur une autoroute sans limitation de vitesse. Vous avez seulement assez d’espace pour quelques mots, et vos lecteurs avancent quand même à 100 milles à l’heure. Vous feriez donc mieux de rédiger un message qui capte immédiatement leur attention, puis d'affiner et d'éditer minutieusement pour ne pas perdre le temps de vos lecteurs..

Voici trois conseils pour vous aider à créer des courriels qui attirent et retiennent l'attention de vos lecteurs..

1. Limitez le texte de votre email à un seul écran.

Les premières impressions importent. L'une des raisons pour lesquelles j'ai utilisé une émission de télévision pour trouver une métaphore permettant d'écrire de meilleurs emails est que, même si nous n'y pensons jamais de cette façon, les emails sont avant tout visuels. Dès le premier instant qui suit l’ouverture de votre message, vos lecteurs enregistrent visuellement l’intégralité de l’email pour décider s’ils veulent ou non le lire. Pensez à votre destinataire qui prend une photo mentale de votre message pour en faire une première impression. Que veux-tu sur cette photo? La publicité

Si votre texte est trop long pour être visionné dans l'écran initial, la première impression de votre destinataire sera probablement que la lecture de votre message est “travail.” S'ils se concentrent sur autre chose à ce moment-là, il est probable qu'ils fermeront votre message pour le traiter plus tard. Pire encore, quand ils rouvriront votre email, il les éteindra de nouveau.

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Votre message ne devrait avoir que le temps nécessaire pour communiquer les informations pertinentes à votre destinataire. Si vous avez besoin de plus qu'un écran de messagerie complet, il vaut mieux utiliser un autre moyen de communication..

2. Faites que chaque paragraphe ne dépasse pas quelques lignes.

Les secondes impressions importent aussi. Les paragraphes longs et volumineux sont un détournement important et ont tendance à ne pas être lus immédiatement. Pire encore, les lecteurs ont tendance à s'égarer, leurs yeux et leur esprit étant obligés de faire un double travail, essayant simultanément de se concentrer sur le contenu et essayant également de conserver leur place dans le paragraphe..

Garder vos paragraphes courts montre également le respect pour le temps de vos destinataires d'email. Vos lecteurs reconnaîtront (bien que peut-être seulement inconsciemment) que vous prenez du temps à rédiger les courriels, mais pour éviter les détails essentiels, afin de leur faire gagner du temps..

Au fil du temps, cette stratégie réfléchie apprendra aux destinataires de votre courrier électronique à consulter vos courriers électroniques avec plus de confiance et une plus grande priorité. La publicité

3. Indiquez clairement votre objectif ou demande d'action.

Avez-vous déjà fini de lire un email et pensé: Qu'est-ce que je suis censé faire avec ça?

Si vous souhaitez que votre destinataire agisse, expliquez clairement votre demande, en fonction de vos besoins et du moment où vous en avez besoin. Une excellente façon de le faire est de faire en sorte que votre demande se démarque physiquement dans le message en l'incluant elle-même sur une ligne..

“Veuillez apporter vos modifications au brouillon ci-joint et le renvoyer cette semaine.”

ou…

“J'ai besoin de votre bio (50 mots maximum) pour le vendredi 12 juin à 12 h.” La publicité

Vous pouvez même mettre en gras votre demande d'action, si elle est suffisamment courte. De cette façon, votre destinataire peut analyser votre message et, en quelques secondes à peine, savoir exactement ce dont vous avez besoin. Et c'est encore une autre façon de montrer à vos lecteurs que vous respectez leur temps.

Lorsque vous rédigez un courrier électronique, gardez toujours à l'esprit à quel point vos destinataires sont occupés et distraits et à quelle vitesse vous devez attirer leur attention, avec à la fois la substance et la présentation visuelle de votre message..

Autrement, pour citer l'excellente phrase du commissaire Reagan, présentée par Tom Selleck, montrant son formidable domaine d'action (je plaisante encore), peu importe que votre courrier soit bien écrit ou important. En ce qui concerne vos destinataires, “Trop tard. Tu es mort.”