John Boone
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Pour beaucoup de gens, email = work.
C'est juste la triste (ou pas cette triste) vérité du monde moderne des professionnels, des entrepreneurs, des créatifs et de tout le monde entre les deux.
Franchement, si vous n'êtes pas efficace avec votre courrier électronique, vous pourriez aussi bien ne même pas vous donner la peine de venir travailler..
Examinons donc de plus près ce sujet aujourd'hui et essayons de nous rendre un peu plus productifs avec nos courriels. La clé de tout cela est de maîtriser certaines compétences de gestion de messagerie, dix d'entre elles, pour être plus exact.
1. Choisissez vos emails qui rapportent de l'argent et donnez-leur une priorité
La gestion des e-mails est un jeu consistant à savoir où accorder le plus d'attention et ce qu'il est possible d'ignorer complètement..
Peu importe votre profession ou le type d'entreprise dans lequel vous travaillez, vous devriez rechercher une catégorie spécifique de courriels qui se révèlent être plus précieux qu'autre chose.
Si vous travaillez dans une agence (conception, rédaction, travail à la pige, etc.), ces courriels sont généralement vos courriels de vente ou d'autres courriers électroniques qui conduisent un client à signer un contrat avec vous. Les maîtriser, c'est comment gagner de l'argent. C'est ainsi que vous transformez vos heures en une production productive.
C'est quelque chose que Ruben Gamez - fondateur du logiciel de proposition Bidsketch - souligne lorsqu'on lui demande: “Quelle est la compétence de gestion de courrier électronique n ° 1 que les entrepreneurs et les professionnels devraient maîtriser??”
Sa réponse:
Apprendre à segmenter les e-mails en fonction du temps de réponse. Par exemple, chez Bidsketch, nous avons appris que les clients avec le temps de réponse les plus rapides aux propositions, plus de ventes.
Alors, comment pouvez-vous être réactif sans détruire votre productivité? Vous devriez traiter les emails liés aux ventes différemment, et les envoyer soit dans un autre dossier, soit dans une adresse électronique. Cela laisse un nombre de messages beaucoup plus facile à gérer, auquel on peut répondre peu après leur arrivée.. D'autres types de messages peuvent (et devraient) attendre.
2. Touchez chaque email une seule fois
Voici ce que je veux dire. Il est très courant pour nous de marquer naturellement un e-mail important avec une étoile et de nous dire que nous y reviendrons plus tard. Puis, plus tard, nous répétons le processus en réfléchissant, “Je vais m'en occuper demain.”
C'est une perte de temps majeure.
Une solution plus simple?
Essayez une variante du “Touchez une fois” principe qu'Ann Gomez m'a appris.
En bref, traitez chaque email la première fois que vous “toucher” il. Cela signifie soit répondre immédiatement à cet e-mail, soit créer une tâche distincte pour celui-ci ailleurs. De cette façon, votre boîte de réception reste claire.
3. Ne traitez pas votre boîte de réception comme une liste de choses à faire
Votre boîte de réception n’est tout simplement pas organisée de manière à justifier de la traiter comme une liste de choses à faire. Si vous le faites, vous vous retrouverez rapidement perdu dans la mer d'e-mails étoilés, de brouillons à moitié faits et probablement plus d'une poignée de personnes en colère contre vous..
Transformez les courriers électroniques en tâches, puis déplacez-les vers d'autres outils..
Ma recommandation est d'utiliser Todoist à cette fin. En résumé, il s’agit d’une liste de tâches et d’un gestionnaire de tâches basés sur le cloud. De plus, il intègre très bien Gmail, ce qui devrait vous faciliter encore plus les choses..
En bref, chaque fois que vous tombez sur un courrier électronique qui nécessite une action quelconque, transformez-le en tâche Todoist et effacez-le immédiatement de votre boîte de réception. La publicité
4. Utilisez une seule application / un seul outil sur tous vos appareils
Cela peut sembler simple, mais il est surprenant de constater combien de personnes tombent dans le piège d'utiliser plusieurs applications pour gérer leurs courriels. Maintenant, la semelle multitude des outils n'est pas le problème. Les vrais problèmes commencent quand ces outils ne sont pas synchronisés les uns avec les autres.
Vous vous retrouvez avec une boîte de réception incohérente, une boîte de réception qui semble différente en fonction de l'outil par lequel vous y accédez.
Solution simple: utilisez un seul outil sur tous vos appareils. Par exemple, si vous utilisez Gmail, utilisez l'outil Gmail natif partout. Si vous aimez Outlook, utilisez-le uniquement. Ne combinez pas différents outils de messagerie.
5. Traitez le courrier électronique seulement deux fois par jour
Même si j'aurais pu dire que “le courrier électronique est un travail” au début de ce post, c'est en fait rarement le cas.
Pour la plupart des gens, le courrier électronique n’est pas ce qui fait l’argent, il ne devrait donc pas occuper la majeure partie de vos heures de travail.
Une solution simple consiste à gérer le courrier électronique deux fois par jour: une fois le matin et une fois l'après-midi..
Et surtout, désactivez toutes les notifications par courrier électronique. Les notifications provoquent des interruptions. Ces interruptions sont plus coûteuses que prévu. Par exemple, comme expliqué dans cette ressource par Harvard Business Review:
Selon une étude de l'Université de Californie à Irvine, retrouver notre élan initial après une interruption peut prendre en moyenne plus de 20 minutes..
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6. Utiliser les modèles de réponses
La clé de la productivité de nombreuses personnes réside dans leur capacité à ne pas réinventer la roue avec leurs réponses par courrier électronique, pour ainsi dire..
L'astuce consiste à identifier le moment exact où un modèle de réponse pourrait être utilisé, au lieu de réécrire le même courrier encore et encore. La publicité
La maîtrise de cette compétence ne nécessite que deux étapes:
- Identifiez les scénarios et les types de courrier électronique que vous envoyez le plus souvent.
- Créez des modèles de réponses pour eux.
Une solution consiste à utiliser un outil tel que Yesware. Parmi ses autres fonctionnalités, il vous permet de créer de tels modèles de courrier électronique personnalisés, puis de les envoyer à tout moment..
7. Apprivoisez vos abonnements à la newsletter
Si vous êtes comme la plupart des gens, vous êtes probablement abonné à de nombreuses publications en ligne (newsletters). Que ce soit des bulletins de vos équipes sportives préférées, des nouvelles de l'industrie, des sites de loisirs, il y en a probablement une tonne.
Découvrez Unroll.Me. C'est un outil tout-en-un pour gérer vos abonnements aux courriels. Vous pouvez le configurer pour vous en envoyer un digérer email plutôt que de recevoir des dizaines d'emails de newsletter individuels.
8. Soyez conscient de ce qui se passe dans votre boîte de réception
“Mille choses criant à votre attention” - c'est à peu près tout pour une bonne description de votre boîte de réception, n'est-ce pas??
J'ai demandé à Catalin Zorzini, fondatrice de Matcha-Tea.com, de faire la lumière sur ce problème et de répondre à une question simple: “Quelle est votre habitude de messagerie la plus précieuse?”
Son conseil:
“Temps de fabrication.
Et si cela au lieu de nous entraîner à travailler plus, à devenir plus rapides ou plus efficaces, nous pourrions en fait fabriquer plus de temps pour que nous puissions gérer notre boîte de réception dans un état d'esprit plus détendu, sans sentiment d'urgence?
D'après ce que j'ai appris, cela est tout à fait possible et peut être réalisé assez facilement.
Deux choses: pratiquer la pleine conscience et appliquer les deux “HELL YEAH!” ou pas d'approche de votre boîte de réception.
Cultiver une manière plus détendue de “vivre tout en travaillant.” Ce que je veux dire par là, c'est surmonter la “pilote automatique” mode, et pour apprendre à prendre conscience de chaque tâche que nous effectuons sur l'ordinateur (en particulier en ce qui concerne le courrier électronique), à faire des choix à partir d'une position plus précise et à combiner “travail” avec “amusement” de sorte que nous sentons que nous avons plus de temps.
De cette manière, nous pouvons non seulement atteindre la boîte de réception zéro, mais aussi profiter du miracle d'être en vie, ce que nous prenons tellement pour acquis lorsque nous sommes sur le pilote automatique..”
En bref, sachez que ce que vous faites dans votre boîte de réception a un impact direct sur ce que vous ferez tout au long de votre journée (ou de votre semaine). Soyez donc conscient de cela et ne consacrez que du temps à des activités pouvant vous être bénéfiques. L'astuce n ° 1 en matière de gestion de messagerie ignore presque tout.
9. Envoyer des courriels. Seulement.
Si vous avez été dans l'armée, vous savez probablement ce que BLUF - “ligne du bas devant” représente.
En bref, c’est un principe de communication qui nous encourage à commencer chaque message par la demande au début, plutôt que de l’enterrer ou de le construire..
Nous avons tendance à supposer à tort que notre “demander” a besoin d'une accumulation suffisante, sinon la personne que nous contactons dira non. Mais il s’avère que les gens omettent naturellement la partie mise en place de toute façon et vont directement au “moi à” du message.
10. Trouvez des outils de remplacement pour des tâches que vous feriez autrement par courrier électronique
Bien que nous soyons peut-être habitués au courrier électronique et que nous connaissions bien les outils et le processus d'utilisation de ceux-ci, très souvent, il vaudra beaucoup mieux que nous l'abandonnions au lieu d'autres..
Par exemple:
- Faire des propositions de clients par e-mail? Ne pas Utilisez plutôt Bidsketch susmentionné. Cela permettra non seulement de suivre chacune de vos propositions, mais également de savoir quand vos clients les verront..
- Vous utilisez votre boîte de réception comme CRM? Encore une fois, non. Découvrez Nutshell CRM ou quelque chose de similaire. Bien plus efficace et plus facile à saisir.
Les exemples sont nombreux. La règle générale serait de toujours sélectionner les tâches de messagerie qui vous coûtent beaucoup de temps, puis d'essayer de trouver des solutions de remplacement plus efficaces. Il y a toujours quelque chose. La publicité