Ronald Chapman
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Comment ça se passe comme ça? La publicité
Jusqu'à ce que je commence à travailler en tant qu'organisateur professionnel, je ne savais pas que des espaces pourraient devenir ainsi. Bien sûr, je me trouvais parfois frustré par une pile de papier, mais le papier ne prenait jamais ma place. La publicité
Alors, comment ça va si loin? Qu'est-ce qui cause ce genre de chaos? Voici quelques réponses possibles. La publicité
- Le papier arrive à un rythme plus rapide que celui auquel il est traité.
- Il n'y a pas de système de traitement et de stockage du papier.
- Les décisions concernant l'utilisation des papiers sont reportées et les papiers tombent en piles indifférenciées.
- La personne ne choisit pas quels papiers garder et quoi jeter.
- La personne ne consacre pas assez de temps à la gestion du flux de papier.
Comment cette personne pourrait-elle transformer ce défi en papier??
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Faites défiler vers le bas pour continuer à lire l'article- Prenez du temps pour terminer une organisation initiale (tri, purge et classement) des papiers dans l'espace. Ensuite, prévoyez au moins une fois par semaine le temps de traiter les documents entrants et de classer les documents qui méritent d’être conservés..
- Réduisez le volume de papier entrant en triant le courrier dans le bac de recyclage ou dans la corbeille, en ne conservant que les papiers nécessitant une action ou un classement. En d'autres termes, ne laissez pas le courrier indésirable arriver à votre bureau à domicile!
- Réduisez le volume de papier entrant en laissant des bulletins d'église à l'église, et en vous débarrassant des documents et des documents distribués lors de conférences, d'ateliers et de réunions avec des planificateurs financiers et des agents d'assurance auxquels vous savez que vous ne ferez jamais référence. Bureau.
- Réduisez le volume de papier entrant en réduisant les abonnements à des magazines et à des revues uniquement à ceux qui sont lus de bout en bout tous les mois.
- Débarrassez-vous des magazines et des revues tous les mois en fixant des délais pour leur conservation et en les recyclant ou les jetant lorsqu'ils ont atteint ces délais..
- Réduisez le volume de papier en devenant beaucoup plus sélectif quant aux éléments à conserver et aux éléments à éliminer. Conservez uniquement les documents et publications nécessaires aux actions en cours ou susceptibles d'être référencés ultérieurement.. Le seul papier à conserver est celui que vous utiliserez!
- Mettre en place un système de classement pour le stockage du papier afin que le papier soit facilement accessible en cas de besoin.
- Sur le bureau, ne conservez que les papiers nécessitant une action. Ces papiers peuvent être séparés en actions à réaliser immédiatement et en actions ultérieures. Ceux qui doivent se produire immédiatement doivent être les plus accessibles.
- Conservez les papiers et les publications considérés “en train de lire” dans un endroit éloigné du bureau. Un plateau sur une étagère, dans un panier près d'une chaise où vous êtes susceptible de lire ou dans un porte-documents à lire dans un avion ou dans le bureau d'un médecin sont de bons emplacements pour les papiers à lecture facultative. La lecture facultative signifie que, si elles ne sont pas lues, il n'y aura pas de conséquences importantes autres que le fait de ne pas bénéficier des informations qu'elles contiennent. La lecture ne doit pas être mélangée avec des papiers qui nécessitent une action.
- Lorsque vous rencontrez du papier qui ne nécessite aucune action ou classement et que vous ne savez pas quoi en faire, placez-le dans un bac ou un fichier se trouvant hors du bureau. Label ce fichier “Les possibilités.” Considérez cet endroit comme un endroit où vous ne savez pas quoi faire pour le moment. En donnant à ces papiers leur propre emplacement, ils ne vous arrêteront pas et deviendront le bourgeon d'une pile indifférenciée sur votre bureau. Plus vous serez organisé, plus il sera facile de discerner quoi faire avec ces papiers. En attendant, ces articles troublants seront regroupés, disponibles mais non bloquants. Consultez périodiquement ces documents lorsque vous ajoutez de nouveaux documents. Vous constaterez que, étant donné un peu de temps, vous saurez quoi faire avec eux, le plus susceptible de les jeter!