Joel Harper
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Quelles que soient vos activités, il y a de fortes chances que vous passiez au moins un peu de temps aux rendez-vous. Vos rendez-vous peuvent être des réunions de grands groupes, des entretiens individuels ou même des entretiens d'embauche. Vous pouvez même sauter l’aspect face à face d’une réunion et prendre des téléconférences ou utiliser Skype. Peu importe le type de réunion que vous avez programmée, ces conseils peuvent vous aider à améliorer vos compétences en matière de prise de rendez-vous..
- Fixer les ordres du jour à l'avance. Savoir ce que vous comptez accomplir lors d’une réunion peut vous aider à décider de la durée de ce rendez-vous, à condition que vous respectiez votre ordre du jour. Il peut être difficile de garder les autres sur la bonne voie, mais personne ne veut vraiment passer toute la journée dans un seul rendez-vous. De plus, remplir un ordre du jour convenu est vraiment le seul moyen de savoir quand votre réunion sera terminée..
- Offre des options de temps et de date pour les rendez-vous. Plutôt que de passer par de longs échanges, que ce soit au téléphone ou par courrier électronique, choisissez deux ou trois heures de rendez-vous qui vous conviennent et présentez-les à l'autre moitié de votre rendez-vous. Si vous avez affaire à un groupe plus important, il est presque garanti qu’au moins une option ne fonctionnera pas pour quelqu'un, et avoir plusieurs options est un moyen beaucoup plus rapide de parvenir à un consensus..
- Évitez les applications logicielles sophistiquées. Bien qu’il existe un logiciel de prise de rendez-vous très élégant, essayez d’éviter toute utilisation inhabituelle. L'exception à cette règle concerne les fêtes ou les très grandes réunions. En général, l'utilisation de ces applications prend plus de temps que nécessaire - les nouveaux utilisateurs doivent apprendre beaucoup, et devoir consulter un site pour répondre peut prendre le double du temps nécessaire pour répondre à un courrier électronique. Toutefois, lorsque vous essayez de coordonner de grands groupes de personnes, l'utilisation d'une application peut fournir un emplacement central au lieu d'envoyer d'énormes quantités de courriels..
- Assurez-vous que vous avez vraiment besoin d'une réunion. Beaucoup de rendez-vous sont fixés pour des choses simples, comme la remise d'un document pour approbation. À moins que ce document ne soit suffisamment court pour être examiné de manière approfondie au cours de la réunion, il serait peut-être plus intéressant de le déposer et de revenir plus tard pour répondre aux questions et gérer le processus d'approbation. Avant de fixer votre rendez-vous, demandez-vous si le problème peut être traité plus rapidement..
- Minimiser le temps de déplacement. L'une des raisons pour lesquelles les rendez-vous prennent tellement de temps dans nos calendriers est la nécessité de voyager. Nous devons nous rendre dans les bureaux des clients, dans les cafés ou partout où nous nous rencontrons. Nous pouvons minimiser cet engagement en suggérant de nous rencontrer dans nos propres locaux, de nous rencontrer à mi-chemin ou de ne pas nous rencontrer en personne. Des options telles que les appels téléphoniques ou la vidéoconférence peuvent souvent répondre à toutes les exigences de ce rendez-vous pour lequel vous alliez vous rendre en voiture..
- Prévoyez du temps pour la préparation et le compte rendu. Lorsque vous fixez votre rendez-vous, réfléchissez à ce que vous pourriez avoir besoin de faire pour le préparer: réviser un rapport, préparer une présentation ou repasser votre chemise. Et prévoyez du temps pour chacune de ces activités avant votre rendez-vous. Il est également intéressant de prévoir une séance de préparation de quinze minutes juste avant votre rendez-vous pour connaître les détails de dernière minute. Même chose pour après: vous pouvez avoir certaines tâches de suivi à gérer après votre réunion. Planifier au moins quelques minutes après un rendez-vous garantit que vous aurez le temps de vous assurer que vos notes sont complètes et que toute action supplémentaire apparaît au moins dans votre agenda (si vous ne pouvez pas le faire ensuite)..
- Séparer les rendez-vous personnels et professionnels. Bon nombre d'entre nous essayons de charger tous nos rendez-vous hors du bureau en une journée. En ignorant le problème de ce qui se passe si un seul est en retard, vous avez le problème d'essayer de changer de vitesse entre la présentation que vous venez de donner à un client et le tir que le médecin attend de vous donner. Ce genre de changement mental ne peut que rendre plus difficile la gestion de vos rendez-vous ultérieurs. Essayez de planifier vos rendez-vous personnels et professionnels à des jours différents.
- Gardez vos planificateurs de rendez-vous à jour. Si vous n'êtes pas le seul à planifier vos rendez-vous, il est essentiel de garder les autres au courant. Sinon, votre interlocuteur important vous attend peut-être à un dîner en famille au moment où vous terminez un projet majeur. J'aime les agendas partagés, tels que Google Agenda, pour cette raison même, mais il existe des moyens de partager à peu près tous les types d'agendas, si vous dépendez de votre propre système. Les planificateurs de rendez-vous peuvent inclure votre responsable, votre partenaire, un assistant administratif (le vôtre ou les services) et une multitude d'autres personnes..
- Limiter les invités. Vous n’avez peut-être pas besoin de l’ensemble de la société pour dresser un rapport de progression Décidez plutôt qui doit être présent à votre rendez-vous - vous pouvez toujours envoyer un courrier électronique en masse ultérieurement si les gens se sentent exclus. Je me suis déjà trouvé dans des situations où des personnes plus élevées se sentaient exclues si vous ne les présentiez pas à chaque rendez-vous que vous établissiez. Le meilleur pari semble présenter la réunion comme quelque chose qui ne serait pas une utilisation précieuse de leur temps.
- Tout confirmer! Confirmez quand et où se tient la réunion, ce que l’ordre du jour couvre et même comment vous y rendre. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un bref courriel un jour ou deux avant le rendez-vous, qui décrit le rendez-vous et demande un simple oui en réponse si tout est correct.