11 conseils simples pour une gestion efficace des e-mails

Combien de temps passez-vous à gérer vos courriels chaque jour? Une heure? 30 minutes? Quelques heures? Peut-être une demi-journée?

Bien que le courrier électronique soit conçu pour faciliter la communication, je suppose que cela devient parfois un outil contre-productif, car nous passons beaucoup de temps à gérer vos courriers électroniques! Par exemple, pensez à ces cas:

• Est-ce que vous continuez parfois de cliquer dans votre boîte de réception, même si vous l'avez cochée il y a seulement 5 minutes?
• Passez-vous beaucoup de temps à gérer vos courriels chaque jour, par exemple, rechercher le courrier précédent, trier, organiser et supprimer les anciens messages?
• Faites-vous souvent du courrier électronique votre première priorité plutôt que de faire avancer les choses?
• Y a-t-il des jours où vous passez plus de temps dans votre boîte de réception que de travailler correctement?

En fin de compte, le courrier électronique n'est qu'un outil pour vous aider à accomplir vos tâches. Voici 11 astuces pour améliorer la gestion de votre messagerie:

1. Traitez votre courrier une fois par jour

Même si je consulte mon courrier plusieurs fois par jour juste pour être au courant (au cas où il se passerait quelque chose de bizarre, comme si mon site Web tombait en panne, ou s'il y avait une demande urgente), je ne les traite pas tout de suite. Je ne le fais qu'une fois par jour, soit en début de journée, soit en soirée.

Réservez un créneau horaire quotidien pour traiter vos courriels. Si vous ne terminez pas dans le créneau horaire, continuez le lendemain. Donne la priorité aux plus importants et lâche le reste. (Voir n ° 2).

Si vous êtes dans une position de travail où vous recevez beaucoup d'emails urgents, vous pouvez toujours le mettre en pratique. Le but est de ne pas laisser les courriels envahir votre vie. N'oubliez pas que c'est un outil pour vous aider à faire votre travail et non le travail lui-même. La publicité

2. Prioriser 20% des emails; Reporter 80%

Tous les emails ne sont pas identiques. J'adore la règle des 80/20 car elle s'applique à tous les domaines de notre vie. Y compris les emails. La règle 80/20 est l’idée que 20% des intrants sont responsables de 80% des extrants dans toutes les situations. Par conséquent, pour être efficaces, nous devrions nous concentrer sur 20% des intrants menant à 80% des extrants. De même, nous devrions nous concentrer sur 20% des courriels de grande valeur qui génèrent un maximum de résultats..

Mes 20% emails sont ceux qui me donnent la prochaine percée dans mon travail. Il peut s’agir de demandes de médias, de points d’interview, de possibilités de réseautage, de contacts commerciaux, d’opportunités de parole et autres éléments menant à mes objectifs commerciaux de 20%. Mes 20% courriels incluent également des personnes qui ont investi dans mon travail, telles que mes clients coaching 1-1, mes allocutions et les lecteurs qui ont acheté mes cours et mes produits. Enfin et surtout, les correspondances avec mes bons amis tombent également ici. Tout le reste entre dans le courrier à 80%.

Pour les 20% d'emails, je leur accorde une priorité significative. Je leur réponds d'ordinaire immédiatement (surtout s'ils respectent la règle de 1 minute du n ° 9); sinon, j'arriverai à eux dans un à trois jours. Pour 80% du courrier, je prends plus de temps pour répondre, parfois même pas trop (voir point 4).

3. avoir un “Répondre par XX jour” dossier

Fichier le courrier qui a besoin de votre réponse dans un “Répondre par XX jour” dossier, où XX est le jour de la semaine. Je réserve 3 jours par semaine pour répondre aux courriels - mardi, jeudi et samedi. De cette façon, je ne suis pas obligé de répondre immédiatement chaque fois que je reçois le courrier. Je le lis, le reconnais mentalement et réfléchis jusqu'au moment de répondre (en moyenne 3 à 8 jours à compter de la réception du courrier)..

4. Réalisez que vous n'avez pas besoin de répondre à chaque courrier

Malgré ce que vous pensez, vous n'avez pas besoin de répondre à chaque courrier. Parfois, aucune réponse après un certain délai ne peut être considérée comme une réponse en soi aussi.

Je reçois un grand volume de courrier de la part de lecteurs et, pendant un certain temps, je répondais à chaque courrier entrant. Cela ne me faisait rien. Je passerais toute la journée à répondre au courrier et à la fin de la journée, je serais épuisé et incapable de faire un travail réel. Et, fait intéressant, à peu près tout le courrier auquel je répondais ne recevait jamais de réponse (même pas un remerciement ou un remerciement), même lorsque je posais des questions supplémentaires pour les aider davantage. Je soupçonne que la moitié du courrier n'est pas lu et l'autre moitié sont des courriers que les gens envoient sur leur impulsion et que les réponses importent peu. Quoi qu'il en soit, j'ai réalisé qu'il était beaucoup plus efficace d'utiliser le temps consacré à des tâches plus importantes, telles que travailler sur des produits à forte valeur ajoutée et riches en contenu, soutenir mes clients coaching 1-1, de nouveaux projets et rédiger de nouveaux articles. La publicité

Ne insistez pas trop sur la réponse à chaque courrier. Répondez si cela peut vous aider, mais si les coûts de réponse ne dépassent pas les avantages, il est peut-être inutile de vous en soucier. Il suffit de le laisser et les choses vont se régler dans le temps.

5. Créez un modèle de réponses si vous envoyez souvent des réponses similaires

Si vous examinez votre dossier envoyé, vous constaterez probablement une tendance dans les éléments auxquels vous répondez. Le courrier que je reçois sur mon site peut généralement être classé dans l’une des rares catégories (1) courrier de remerciement / courrier de remerciement (2) 1-1 coaching (3) demandes de critiques de livres / de produits (4) demandes d’expression orale (5) autres . Pour (1) et (2), j'utilise des modèles que j'ai écrits auparavant et que j'utilise dans mes réponses. Au fur et à mesure que je répondais, je les personnalisais en conséquence pour répondre aux besoins du courrier d'origine. Cela m'a fait gagner énormément de temps par rapport au passé, lorsque je tapais des courriels à partir de rien..

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6. Ne lisez que les courriels pertinents

Je suis abonné à plusieurs newsletters - sur le fitness, l’auto-assistance, les blogs et les affaires, mais je ne lis pas tous les courriers qu’ils envoient. Je ne les supprime pas non plus, car je sais qu'ils ont des informations précieuses. Au lieu de cela, j'ai configuré gmail pour les archiver automatiquement sous différentes étiquettes (dossiers). Les e-mails de blogs sont archivés dans le dossier des blogs, les e-mails de conditionnement physique sont archivés dans le dossier santé et bien-être, etc. À l'heure actuelle, j'ai environ 30 dossiers. Je ne les lis que lorsque je veux obtenir plus d'informations sur le sujet.

Vous n'avez pas besoin de lire chaque courrier entrant. Choisissez ce qui vous convient le mieux..

7. Structurez vos mails en catégories

Les dossiers (ou les étiquettes, si vous utilisez gmail) sont là pour vous aider à organiser vos mails.

Premièrement, utilisez un système de nommage approprié à ce que vous faites. Si vos principales priorités sont maintenant, par exemple, (1) écrire un livre et (2) perdre du poids, nommez vos dossiers ainsi. La publicité

Deuxièmement, utilisez la structure hiérarchique. Les dossiers de premier niveau sont destinés aux grandes catégories et les dossiers de deuxième niveau aux sous-catégories, etc. Par exemple, j'ai “Admin” en tant que dossier de premier niveau, et “Sauvegarde”, “Comptabilité”, “Comptes”, etc en tant que dossiers de second niveau. Si besoin est, j'ai des dossiers de troisième niveau pour les segmenter davantage. Gmail dispose d'un module complémentaire qui vous permet d'utiliser différentes étiquettes de niveau (Paramètres> Travaux pratiques> Etiquettes imbriquées).

Utiliser des filtres (n ° 8) pour organiser automatiquement le courrier en dossiers fonctionne à merveille.

8. Utiliser des filtres

Les filtres sont des outils qui vous aident à trier le courrier automatiquement lorsqu'il entre dans votre courrier. Un filtre nécessite 2 éléments de base: (1) Le terme à rechercher (2) Action à appliquer si le terme est apparié. À l'heure actuelle, mon gmail a environ 20 filtres différents configurés pour différentes adresses e-mail, titres de sujet, corps du texte et autres. Selon le filtre utilisé, le courrier sera automatiquement trié dans un dossier / archivé respectif. Cela minimise le nombre d'actions administratives que je dois faire..

Voici mon didacticiel vidéo expliquant comment configurer mes filtres de messagerie pour atteindre la boîte de réception zéro: 3 Conseils simples pour atteindre la boîte de réception zéro à l'aide des filtres de messagerie [Tutoriel vidéo]

9. Utilisez la règle de 1 minute pour répondre

S'il vous faut moins d'une minute pour répondre, répondez-y immédiatement et archivez-le. Ne le laissez pas dans votre boîte aux lettres pendant des siècles. Cela demandera encore plus d'efforts pour le laisser planer dans votre esprit et vous rappeler constamment que vous devez répondre. Assurez-vous simplement de respecter le délai d'une minute lorsque vous répondez afin d'éviter toute perte de temps. Cela m'aide à effacer un gros lot de courrier en peu de temps.

10. Limitez le temps que vous passez dans la boîte de réception.

Au-delà de la règle de la minute, limitez le temps total passé dans votre boîte de réception. La prochaine fois que vous vérifiez votre courrier, chronométrez-vous. Voyez combien de temps vous prenez pour traiter, lire, répondre et trier votre courrier. Puis demandez-vous combien de temps est bien dépensé. Les chances sont, la plupart de cela n'a servi à rien. La publicité

Parfois, vous recevez des courriels d'une longueur alarmante. Pour ces courriels, parcourez-les, voyez s’il ya quelque chose de pertinent pour vous, puis traitez-les en conséquence. Répondez si nécessaire (et utilisez la règle de 1 minute); archivez-le si vous ne prévoyez pas de répondre. Si vous allez répondre, ne ressentez pas le besoin de revenir avec un long courrier simplement parce que la personne a écrit un long courrier. La dernière chose que vous souhaitiez, c'est un échange d'e-mails par courrier électronique, qui risquerait par inadvertance de vous faire tomber dans un trou noir. Connectez-vous à votre boîte de réception, faites ce que vous devez faire et sortez immédiatement.

11. (impitoyablement) Se désabonner de choses que vous ne lisez pas

Lorsque vous naviguez sur le Web, vous vous inscrivez probablement pour une part équitable des bulletins d’information et des sources d’impulsion qui vous intéressent par la suite. Si vous supprimez régulièrement le courrier de vos abonnements, vous devez vous désabonner immédiatement..

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Crédit photo présenté: Femme d'affaires dessinant une enveloppe de courrier électronique via shutterstock.com