12 secrets pour une réunion super productive que vous devriez savoir

Au cours de mes quarante années de travail, je me suis toujours plaint de longues réunions ennuyeuses et improductives, alors rejoignez le club! Oui, les réunions à l'ancienne ont des effets négatifs sur le moral, la productivité et la motivation.^[1]

“Il (Warren Buffett) ne laisse pas son calendrier se remplir de réunions inutiles.”- Bill Gates

Alors, pourquoi les réunions ne peuvent-elles pas être plus courtes, plus productives et même, si j'ose le dire, amusant?

La bonne nouvelle est que de nombreuses entreprises ouvrent la voie dans la gestion de leurs réunions..

Voici 12 secrets pour une réunion productive. Si vous êtes un responsable ou un chef d’équipe, vous pouvez les implémenter. Si vous êtes membre d'une équipe, vous pouvez toujours faire des suggestions pour que les réunions deviennent vraiment super productives..

1. Le temps n'est pas la vraie question

La plupart des gens se plaignent de ne pas avoir assez de temps et les réunions peuvent leur voler cette denrée précieuse. Une autre façon de voir les choses est de se concentrer simplement sur les niveaux d’énergie que vous avez..

Planifiez en pauses pour que les niveaux de productivité soient maintenus au maximum. La publicité

“Gérez votre énergie, pas votre temps.” - Tony Schwartz

2. Rendez les réunions plus courtes

Fixer une limite de temps de 10 ou 15 minutes peut vraiment aider. Certains gestionnaires ont en fait un minuteur qui le déclenche à la fin de la réunion. Ce n’est pas un hasard si les discussions TED ont une limite maximale de 18 minutes.

La raison en est que toutes les recherches montrent que notre capacité d’attention passe par un déclin progressif, si les réunions ou les discussions durent plus longtemps. Des études effectuées à la Texas Christian University montrent que les étudiants retiennent davantage d'informations après des cours plus courts.^[2]

3. Planifiez les réunions uniquement en cas de besoin

La plupart des entreprises ont une heure et un jour fixes pour les réunions. Cela signifie que la productivité est ralentie, simplement en raison d'un calendrier défini.

Il est bien mieux de se rencontrer lorsque des tâches doivent être accomplies, des décisions prises et des points d'action finalisés.

4. Rencontrer debout ou ailleurs

Une recherche très intéressante montre que s'asseoir augmente les problèmes territoriaux.^[3]

Les gens se sentent à l'aise et veulent également affirmer leur position ou leur autorité. Ce n'est pas si facile à faire debout. La publicité

Les participants se sentent moins à l'aise et veulent faire les choses plus rapidement. Il y a d'autres manières innovantes d'avoir des réunions.

“Mais où que vous soyez, soyez innovant avec votre espace. Essayez une réunion debout ou laissez les bureaux et dirigez-vous vers le parc. Sortez de votre environnement quotidien.”- Richard Branson

5. Planifiez l'ordre du jour à l'avance

Une courte réunion nécessite toujours un ordre du jour et celui-ci devrait si possible être distribué avant la réunion. Cela aide les gens à se préparer et à se concentrer sur les questions à débattre.

Voici comment construire un agenda de réunion tueur qui soit simple et efficace.

6. Créer une zone libre de smartphone

Demandez aux gens si leurs collègues utilisent des smartphones ou des tablettes lors de réunions. La majorité en veut, car cela témoigne d'un manque de respect et montre également qu'une participation complète est inégale ou absente..^[4]

Il est bien préférable de faire de la zone de réunion une zone libre de téléphones intelligents et d’encourager les gens à laisser leurs téléphones à l’extérieur dans un panier, avec le message correspondant. La Maison Blanche fait déjà cela.

7. Limiter le nombre de participants

C'est l'une des recommandations mentionnées dans le post de Kristen Gil, "Start-Up Speed".^[5] Elle est vice-présidente des opérations commerciales chez Google. La publicité

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Si vous limitez les participants à ceux qui sont directement impliqués dans un projet ou une procédure, les autres disposent de plus de temps pour poursuivre leur travail..

8. Dirigez la réunion comme sur des roulettes

Présider une réunion est une tâche vraiment habile. Idéalement, vous devez effectuer tout ou partie des tâches suivantes:

• Indiquez le but de la réunion, par exemple. - “Nous nous réunissons aujourd'hui pour finaliser la visite des auditeurs”.
• Gardez les interventions hors sujet hors du programme. Ils peuvent être mis dans le «parking» si le temps le permet.
• Encouragez tout le monde à participer.
• Décourager les show-offs.
• S'en tenir au temps imparti.

9. Points d'action à emporter

La personne qui dirige la réunion doit veiller à ce que tout se déroule dans les meilleurs délais..

En pratique, cela signifie qu’à la fin, les personnes disposent d’une liste de points d’action et que ceux-ci sont marqués vers le DRI (individu directement responsable)..^[6]

10. Autoriser le temps de transit

Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps avant la réunion pour que les gens puissent y arriver à l'heure..

Accorder dix minutes avant et après d’autres engagements aide les gens à se prendre en main et à planifier leur absence, même s’il s’agit d’un temps très court.

Les décisions sont conservées dans un dossier qui peut être envoyé par courrier électronique à tous les participants. La publicité

11. Résumé des résultats et du plan pour la prochaine réunion

En supposant que les points d’action produiront les résultats nécessaires, il est toujours bon de définir ce que la prochaine réunion devrait couvrir..

Cela n'a pas besoin d'être gravé dans le marbre, mais doit s'inscrire dans les plans d'affaires et de marketing. Cela permet également de mettre en évidence les objectifs à long terme.

12. Encourager la formation aux techniques de réunion

Déléguer des tâches de réunion à la fois avant et pendant la réunion est un excellent moyen d'aborder la formation aux compétences de réunion..

Décidez qui sera responsable de noter les points d'action, le calendrier et les ordres du jour. Cela peut être fait à tour de rôle pour que vous ayez toujours la responsabilité générale de la gestion de la réunion. Pour vous aider à rédiger efficacement les comptes rendus de réunion, jetez un coup d'œil à ces conseils: Comment rédiger d'excellents comptes rendus de réunion afin que rien ne se perde en traduction

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Crédit photo en vedette: Unsplash via unsplash.com

Référence

[1]	^	The Guardian: réunions ennuyées
[2]	^	Carmine Gallo: la science derrière la règle des 18 minutes de TED
[3]	^	SAGE Publications: Les groupes se mobilisent davantage pour le travail d'équipe
[4]	^	Forbes: Pourquoi les gens qui réussissent n'intègrent jamais les téléphones intelligents dans les réunions
[5]	^	Pensez avec Google: rapidité de démarrage
[6]	^	La muse: Liens que nous aimons: maîtriser l'art de la réunion