15 meilleurs conseils d'organisation pour l'organisation du bureau et en faire plus

Vous pensez peut-être que vous n’avez pas le temps d’organiser votre bureau, mais si vous saviez vraiment combien de temps vous a coûté cette désorganisation, vous devriez reconsidérer.

Réarranger et déplacer des piles ne compte parfois pas. Ne nettoyez pas non plus votre bureau si vous glissez le désordre dans un bac ou un tiroir de bureau.

Un espace de bureau relativement soigné et ordonné ouvre la voie à une productivité accrue et à moins de perte de temps.

L'organisation de votre bureau ne prend pas forcément des jours, cela peut être fait un peu à la fois. En fait, maintenir un bureau organisé est beaucoup plus efficace si vous le traitez comme un projet en cours, au lieu d’une attaque massive..

Ainsi, si vous êtes prêt à commencer, les conseils d'organisation suivants vous aideront à transformer votre bureau en un espace de travail efficace..

1. Purgez votre bureau

Désencombrez-vous, videz-vous, déchiquetez-vous, débarrassez-vous de tout ce dont vous n’avez pas besoin ni envie. Regardez autour de vous. Qu'est-ce que tu n'as pas utilisé depuis longtemps?

Prenez une zone à la fois. Si cela ne fonctionne pas, envoyez-le pour réparation ou jetez-le. Si vous ne l'utilisez pas depuis des mois et que vous ne savez pas quand vous en aurez réellement besoin, c'est parti. Cela vaut pour le mobilier, l'équipement, les fournitures, etc. Publicité

N'oubliez pas les bibelots, les plantes (réelles ou artificielles) et les décorations: s'ils sont recouverts de poussière et rendent votre bureau minable, ils sont un jeu équitable.

2. Rassembler et redistribuer

Rassemblez tous les objets qui ne sont pas à la place et placez-les là où ils sont..

3. Établir le travail “les zones”

Décidez quel type d'activité se déroule dans chaque zone de votre bureau. Vous aurez probablement un espace de travail principal (très probablement votre bureau), une zone de référence (classeur, étagères, classeurs) et une zone d’alimentation (placard, étagères ou tiroirs).

Placez l'équipement approprié et les fournitures sont situés dans la zone appropriée autant que possible.

4. proximité

Placez l'équipement et les fournitures que vous utilisez le plus à portée de main. Les choses que vous utilisez rarement peuvent être stockées ou rangées.

5. Obtenez une bonne étiqueteuse

Choisissez un étiqueteur simple à utiliser. Prenez le temps d'étiqueter les étagères, les bacs, les tiroirs de paniers. Non seulement cela vous rappellera où les choses vont, mais cela aidera également les autres qui peuvent avoir besoin de trouver, d’utiliser ou de ranger quelque chose dans votre espace de travail..

6. Révisez votre système de classement

À l’heure du numérique, la nécessité de stocker des fichiers papier a diminué. La publicité

Que peut votre magasin numériquement? Est-ce que vous dupliquez des fichiers? Vous pourrez peut-être éliminer certains des fichiers et dossiers que vous avez utilisés dans le passé. Si vous stockez des fichiers sur votre ordinateur, veillez à effectuer des sauvegardes régulières..

Voici quelques idées de stockage pour créer un système de classement fluide:

• Créer un dossier de réunion - Met tout “points à discuter” Il contient des éléments à remettre, des rapports à donner, etc. Cela vous aidera à vous préparer aux réunions et vous évite le stress, même si une réunion est avancée..
• Créer un dossier WOR - Une grande partie de nos papiers en désordre sont des choses qui sont en attente jusqu'à ce que quelqu'un d'autre réponde ou agisse. Corrigez-les dans un dossier WOR (Waiting on Response). Vérifiez-le tous les quelques jours pour connaître les actions en suspens dont vous pourriez avoir besoin pour faire un suivi..
• Boites de stockage - Utilisez des boîtes de stockage peu coûteuses pour conserver les fichiers archivés et les extraire de votre espace fichier actuel.
• Boîtes à magazines - Utilisez des boîtes à magazines ou des classeurs pour stocker les magazines et les catalogues que vous souhaitez vraiment stocker. Veuillez vous assurer que vous en avez vraiment besoin comme référence ou recherche, sinon recyclez-les ou donnez-les.
• Dossier de lecture - Désigner un fichier pour les articles à imprimer et les documents que vous voulez lire qui ne sont pas urgents.
• Fichiers d'archives - Lorsqu'un projet est terminé, rassemblez tous les documents et classez-les. Garder votre “dossiers de travail” pour les projets en cours.
• Dossier hebdomadaire - Ne laissez pas votre dossier s'accumuler. Mettez vos papiers dans un “À déposer” dossier et tout le fichier une fois par semaine.

Découvrez plus de conseils sur l'organisation de vos fichiers ici.

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7. Videz votre bureau

Enlevez tout, nettoyez-le soigneusement et ne remettez que les articles indispensables à un usage quotidien.

Si vous rencontrez des difficultés pour désencombrer des objets, cette formule Declutter vous aidera à les éliminer sans les regretter plus tard..

8. Organisez votre bureau

Maintenant que vous avez rationalisé votre bureau, c'est une bonne idée de l'organiser..

Utilisez des organisateurs de bureau ou des conteneurs pour organiser les éléments sur votre bureau. Utilisez des plateaux pour les papiers et des récipients pour les petits articles. La publicité

N'oubliez pas le bureau de votre ordinateur! Assurez-vous que les fichiers ou les images sont tous dans des dossiers organisés. Je vous recommande de vider votre ordinateur tous les jours avant de quitter votre travail..

9. Organisez vos tiroirs

Placez les objets utilisés ensemble dans le même tiroir, les timbres avec enveloppes, les blocs-notes adhésifs avec le bloc-notes, etc..

Utilisez les organiseurs de tiroir pour les petits objets - trombones, punaises, etc. Utilisez un tiroir séparé pour les objets personnels..

10. Boîte de réception séparée

Si vous travaillez régulièrement avec d'autres personnes, créez un dossier, un plateau ou une boîte de réception pour chaque.

11. Dégagez vos piles

Espérons qu'avec votre nouveau bureau organisé, vous ne créerez plus de piles de papier, mais vous devrez toujours trier les anciens..

Passez dans la pile (un peu à la fois si nécessaire) et mettez-la à l'endroit approprié ou jetez-la.

12. Trier les mails

Ne collez pas simplement le courrier pour le trier ou le fourrer et sortez les pièces dont vous avez besoin maintenant. Triez-le dès que vous l'obtenez - Agir, Lire, Archiver, Déléguer ou remettre… Publicité

13. Attribuer les dates d'élimination

Vous n'avez pas besoin de garder chaque morceau de papier indéfiniment. Marquez sur les fichiers ou les documents quand ils peuvent être jetés ou déchiquetés.

Certains documents juridiques ou financiers doivent être conservés pendant une durée déterminée. Assurez-vous de savoir quelles sont ces exigences.

14. Filtrez également vos emails

Certains courriels sont importants à lire, d'autres ne le sont tout simplement pas..

Lorsque vous utilisez le système de filtrage pour identifier différents types d’e-mails, vous connaissez leur priorité et ceux auxquels vous souhaitez répondre en premier..

Jetez un coup d’œil à ces 4 étapes pour atteindre la boîte de réception zéro.

15. Redressez votre bureau

À la fin de la journée, faites un redressement rapide afin que le départ soit propre le lendemain.

Dernières pensées

Utilisez un conseil ou essayez-les tous. Les efforts que vous déployez pour créer et maintenir un espace de travail efficace rapporteront gros..

Au lieu de passer du temps à chercher des objets et à remuer les piles, vous pourrez passer votre temps… eh bien… travail et vous apprécierez d'être sans encombrement!

Crédit photo en vedette: Alesia Kazantceva via unsplash.com