3 personnes à former pour utiliser la boîte de réception

Lorsque vous arrivez à votre bureau, y a-t-il un message sur votre clavier? Peut-être une note Post-It sur votre moniteur? Peut-être une pile de fichiers importants sur votre chaise? Chacune de ces piles de paperasse a besoin de votre attention, mais rien n’existe. Les fichiers vont s'empiler quelque part sur votre bureau afin que vous puissiez vous asseoir. Le bordereau de message sera mis de côté pour que vous puissiez prendre en charge quelque chose en ligne immédiatement - et quelque chose de similaire se produira pour ce Post-It afin que vous puissiez voir l'écran. Tous ces morceaux de papier très importants sont probablement perdus dans les instants de mélange après que vous vous soyez assis. Ne souhaiteriez-vous pas qu’ils ne consultent tous qu’une seule boîte de réception afin de pouvoir tout traiter en une seule fois, lorsque vous avez le temps? La publicité

C'est relativement pour vous assurer que tous vos courriels et notifications en ligne vont à la bonne boîte de réception. Avec le transfert de courrier électronique et quelques filtres, vous pourrez peut-être même automatiser votre boîte de réception. Mais lorsque vous travaillez avec du papier, vous pouvez facilement vous retrouver dispersé dans une demi-douzaine de boîtes de réception, ayant du mal à suivre le rythme de la paperasserie. Même dans les bureaux supposés «sans papier», vous vous retrouvez avec beaucoup de paperasse que vous devez traiter. Il est très possible de rationaliser vos démarches administratives, mais une formation est nécessaire pour s’assurer que tout se retrouve dans votre boîte de réception. Il y a quelques personnes qui ont particulièrement besoin de cette formation.

1. vous!

Lorsque vous veillez à ce que les documents parviennent parfaitement dans votre boîte de réception, vous êtes le principal responsable. Tout d’abord, avez-vous une boîte de réception définie? Beaucoup de gens traitent tout leur bureau comme une boîte de réception - et ils sont encore pires à la maison. Votre première étape devrait être de mettre un panier ou autrement indiquer votre boîte de réception. À partir de là, vous devez vous assurer que tout ce qui doit être traité entre dans votre boîte de réception plutôt que de tomber nulle part ailleurs. Cette pile de fichiers sur votre fauteuil et votre fiche sur votre clavier doivent être placés dans votre boîte de réception dès que vous vous êtes assis. La publicité

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Cela vaut également la peine de mettre dans la boîte de réception tout ce dont vous avez besoin: si vous prenez régulièrement des notes ou faites des listes sur du papier ou dans un cahier, vous devrez probablement vérifier et noter ces annotations autant que les mémos déposés sur votre bureau. . Mettre ces notes dans votre boîte de réception crée l'habitude de les parcourir.

Vous devez également vous entraîner à consulter régulièrement votre boîte de réception. Personnellement, je trouve que le traitement du papier immédiatement avant ou après avoir pris soin de ma boîte de réception signifie que je peux tout faire passer en même temps, mais vous devrez trouver un système pour vous-même. L'objectif de Inbox Zero est tout aussi important pour vos documents que votre courrier électronique. La publicité

2. Vos collègues

Selon le monde idéal, vous voudrez peut-être que vos collègues vous envoient un e-mail concernant toute nouvelle tâche, projet ou autre élément qu'ils souhaitent porter à votre attention. Mais il est assez difficile d'éliminer tous les échanges de papier: après tout, si un collègue doit vous remettre un fichier physique ou a besoin de votre signature sur une page particulière, il va probablement vous remettre certains papiers. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas contrôler le déroulement de cette opération, bien que.

Si vous êtes assis à votre bureau, vous pouvez généralement demander à vos collègues de définir les paramètres dans votre boîte de réception. Référez-vous-y comme tel et la plupart de vos collègues auront l’idée que, si vous y placez des papiers, ils seront traités plus rapidement. Il y aura toujours des gens qui n'arriveront pas à accéder à la boîte de réception - même si vous mettez une grande pancarte dessus - mais si vous pouvez même en utiliser quelques-uns à l'aide de votre boîte de réception, vous pouvez arriver au point où vous vous déplacez vous-même. n'est pas si compliqué. La publicité

3. plus hauts

Il peut être difficile de former des superviseurs, des gestionnaires et d’autres personnes capables de vous dire quoi faire. Vous pouvez leur demander poliment de se conformer à votre système bien sûr, et certains feront l'effort de le faire, mais certains plus haut placés seront d'avis que vous devez vraiment vous conformer à leur système, compte tenu de l'état de la chaîne alimentaire. Cela peut se traduire par davantage de ré-archivage pour vous, sans prendre beaucoup de mesures.

Cependant, former votre superviseur à l’utilisation de votre boîte de réception n’est pas impossible. Il s'agit de montrer les effets de l'obtention de quelque chose dans votre boîte de réception: si vous pouvez obtenir quelque chose dans votre boîte de réception plus rapidement que quelque chose en dehors de celle-ci, vous pouvez prouver l'intérêt de l'utiliser. Je ne suggère pas que vous deveniez complètement passif et agressif envers votre patron et que vous ignoriez tout ce qui ne figurait pas dans votre boîte de réception; cela ne va pas améliorer votre situation. Mais il n'est pas déraisonnable de tout gérer en premier dans votre boîte de réception, puis de commencer à chercher pour des projets ou des tâches qui peuvent s'être accumulés ailleurs.

Votre boîte de réception

Une boîte de réception sur votre bureau peut sembler une petite chose pour la productivité. Après tout, si quelque chose se trouve sur votre bureau, vous y arriverez probablement. Une boîte de réception est simplement un moyen d’accélérer le processus. Vous n'avez pas besoin de vous soucier de quoi aborder ensuite. Il suffit de saisir l’article suivant dans votre boîte de réception et de continuer à travailler. Mieux encore, si vous pouvez prendre l'habitude de classer, de déchiqueter ou de ranger autrement le papier que vous prenez dans votre boîte de réception, vous pouvez espérer conserver un bureau relativement propre - un support sur lequel vous pouvez facilement travailler.!