5 astuces qui ont doublé ma productivité l'année dernière

Les objectifs vous orientent, rendent votre calendrier moins intimidant et vous indiquent quand célébrer vos réalisations, mais quels que soient vos objectifs et votre capacité à les atteindre, la productivité peut être un problème majeur. C'est pourquoi l'un de mes objectifs majeurs en 2012 était d'améliorer la productivité dans tous les domaines. J'ai expérimenté, modifié les habitudes de sommeil, modifié lorsque je me concentrais sur certaines tâches et testé une douzaine de théories différentes pour voir ce qui fonctionnait ou non, et alors que la grande majorité de mes “génie” les idées se sont avérées avoir très peu d'impact (ou négatif) sur ma productivité, certaines choses ont très bien fonctionné.

Voici cinq des solutions qui ont fonctionné le mieux et comment les utiliser rapidement et efficacement pour améliorer votre productivité:

Travailler moins d'heures

Quand les choses deviennent vraiment occupées et qu’il semble que vous n’allez jamais, déjà se laisser prendre, la réaction de la plupart des réflexes est de travailler plus, pas moins. Sur une base strictement logique, cela a du sens: quand on travaille plus, on fait plus, pas vrai? Comme je l'ai constaté l'année dernière, ce n'est peut-être pas le cas. J'ai toujours noté que les jours où j'ai BEAUCOUP de temps pour faire avancer les choses, j'ai tendance à en faire moins, et en 2012, deux choses l'ont confirmé..

Tout d'abord, j'ai commencé à prendre des demi-journées deux fois par semaine pour passer du temps avec mon fils. Pendant ces deux jours, je travaillais de 7h à 13h; environ 3 heures de moins que mon horaire normal. C’était extrêmement stressant au début, mais avec le temps, j’ai remarqué que j’en faisais autant, sinon plus, ces jours-là que j’avais fait jusqu’à 16 heures. La publicité

Deuxièmement, j'ai installé RescueTime. Recommandé par Tim Ferriss en La semaine de travail de 4 heures, Rescue Time s’installe à l’arrière-plan de votre Mac ou de votre PC et enregistre le temps que vous passez sur certaines tâches. Vous pouvez l'utiliser pour bloquer certaines tâches ou fournir des analyses avancées si vous payez pour cela, mais j'utilise la version gratuite uniquement pour pouvoir recevoir un courrier électronique hebdomadaire m'indiquant à quel point j'ai été productif chaque semaine. Chaque dimanche, un courriel apparaît indiquant le nombre d'heures travaillées et le pourcentage de productivité atteint au cours de la semaine..

La première semaine, j'ai travaillé 45 heures et ma productivité était de 73%, ce qui, selon Rescue Time, était préférable à environ 75% des utilisateurs du site. Je me suis fixé comme objectif d’augmenter ce chiffre à au moins 80%, mais la seule façon de le faire était de travailler moins d’heures. Alors que je commençais à travailler moins - au début, je travaillais avec les papas les mardis et les mercredis, et plus tard pour me garantir des week-ends consacrés au jardinage et au temps passé en famille -, j'ai remarqué que ma productivité augmentait considérablement. Cela m'a rappelé la loi de Parkinson; Si vous vous accordez suffisamment de temps pour effectuer une tâche, vous devrez le faire jusqu'à la fin. Ainsi, lorsque je me suis donné 45 heures pour effectuer une semaine de travail, il m'a fallu 45 heures. Quand je ne me suis donné que 35 heures, je finissais tout de même, et j'avais beaucoup plus de temps pour moi, ce qui réduisait le stress et me rendait encore plus tranquille. plus productif.

Débrancher une fois par semaine

À peu près au même moment où je réalisais que je perdais près de 12 heures par semaine à mon bureau à lire des courriels et à regarder des vidéos YouTube, je commençais à me demander si je passais trop de temps devant un écran. Les samedis et les dimanches, je gémissais littéralement lorsque je devais me connecter et envoyer un courrier électronique; mon cerveau et mon corps étaient épuisés par la fatigue de l'écran. En tant que tel, j'ai décidé de tout éteindre pendant une journée (sur une base volontaire - j'étais toujours disponible s'il y avait une urgence professionnelle) et je passais du temps à travailler à l'extérieur, faire des courses avec ma famille ou jouer à des jeux de société avec des amis..

Cela m'a non seulement aidé à surmonter l'angoisse de la fatigue de l'écran le week-end, mais m'a rendu beaucoup plus productif lorsque je me connectais le lundi matin. Je ne craignais pas d'allumer mon ordinateur; Je l'ai embrassé. La publicité

Automatiser autant que possible

Chacun a quelques tâches sur lesquelles il passe trop de temps; les petites choses qui mangent le temps de votre journée avec très peu ou pas d'avantages. Qu'il s'agisse d'une tâche de maintenance telle que la mise à jour de vos feuilles de calcul financier ou d'une tâche de communication telle que l'envoi d'e-mails, vous perdez entre 5 et 10 heures par semaine en effectuant des tâches soit A) ennuyeuses, soit B) peu rentables. J'ai toujours su cela et, même si je le détestais, je ne pouvais rien y faire. L’automatisation prenait trop de temps ou d’argent, ce dont je n’avais ni.

En 2012, j'ai réalisé cet investissement et commencé à automatiser des tâches clés. Des choses comme:

• Email - Au lieu de l’ouvrir toute la journée, j’ai fermé mon application de messagerie et je ne l’ai vérifiée que deux fois par jour. En attendant, je laisse Skype et tout le monde sait que s'il est important de le faire, il suffit d'appeler ou de me téléphoner..
• Comptabilité - J'ai créé un nouveau compte Freshbooks, installé l'application mobile sur mon iPhone et commencé à envoyer des factures et à mettre à jour les dépenses lors de vos déplacements. Combiné à Quickbooks pour la comptabilité générale, il ne prend plus que 20 minutes par semaine pour mettre à jour tous mes états financiers au lieu de l'heure ou deux que je passais tous les vendredis avant.
• Listes à faire - Pour les applications GTD percutantes, vous devrez dépenser de l'argent. Il y a de bons cadeaux comme Wunderlist, mais la plupart des outils de synchronisation cloud multi-plateformes plus importants coûtent de l'argent. Cela dit, ils valent bien l'investissement; J'estime avoir économisé des dizaines, voire des centaines d'heures au cours des 18 derniers mois avec Omnifocus sur mon téléphone et mon ordinateur..
• Sous-traitance - Lorsque j’avais externalisé auparavant, c’était une épreuve: soit je passais toute la journée à répondre à des courriels et des appels téléphoniques, soit je recevais un produit fini qui n’était nulle part près de ce que j'avais demandé. J'ai investi un peu de temps dans la création de supports de formation pour les sous-traitants, tels que des vidéos, des guides de style et des modèles, qui garantissaient que l'externalisation était BEAUCOUP plus facile..

L'automatisation, lorsqu'elle est correctement mise en œuvre, peut donner un coup de pouce immédiat à la productivité et enfin vous aider à récupérer une partie de l'énergie mentale que vous avez dépensée pour des tâches de routine..

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Enregistrement et révision des habitudes de travail clés

Un de mes livres préférés de 2012 était Le pouvoir de l'habitude par Charles Duhigg. Dans ce document, Duhigg parle de tout, de la façon dont les habitudes fonctionnent aux choses étonnantes que les gens ont pu accomplir en modifiant de petites habitudes. La publicité

Après avoir lu le livre, je suis devenu beaucoup plus conscient des choses que je ferais tous les jours et qui mordaient dans mes heures productives, par exemple lorsque je lisais des critiques de films ou que je surfais sur Facebook, pourquoi je descendais deux ou trois fois. trois fois de plus dans l'après-midi et les nombreuses choses qui me retiendraient le matin et me feraient travailler tard. Bien que je n’aie pas tout corrigé, le simple fait d’être conscient de ces petits problèmes a été une première étape importante..

Cela commence par l'observation: prenez deux ou trois semaines pour noter ce que vous faites. Tenez un journal sur votre ordinateur ou achetez un ordinateur portable et prenez des notes rapides. Rien n'est trop petit. Notez quand vous mangez, quand vous prenez des pauses, quand vous regardez des sites Web que vous ne devriez pas, etc. (RescueTime peut aussi aider ici). Après quelques semaines, vous aurez une idée bien plus précise de ce qui vous empêche de gagner en productivité. Ensuite, examinez ces habitudes et identifiez le repère, la routine et la récompense. Le signal est le déclencheur: l'acte, la pensée ou le moment qui vous donne envie de suivre cette habitude.

Dans mon cas, j'ai remarqué que lorsque je terminais une tâche, je surfais immédiatement sur un site Web qui n'avait rien à voir avec le travail, une sorte de nettoyage mental. La queue était en train de finir son travail, la routine était de visiter IGN et la récompense était que je n'avais pas à penser à mon travail pendant 5 minutes. Pour changer cette habitude, j'ai commencé à me lever et à faire quelques étirements à la fin d'une tâche. La réplique était la même - je voulais faire quelque chose de différent après avoir écrit 5 articles - mais la routine a changé et, non seulement cela a-t-il amélioré la productivité, cela m'a sorti de ma chaise.

Cherchez des moments similaires dans votre journée et des moyens de changer ces habitudes pour améliorer votre productivité. La publicité

Mettre de côté l'examen / penser l'heure une fois par mois

Dites-moi si cela semble familier: chaque jour, pendant au moins quelques minutes, je me laisserais distraire par certains “grande image” tâche. Les finances, la planification, les courriels, les clients, peu importe la situation, je cessais d'écrire, je prenais des notes et réfléchissais à mes prochaines étapes. J'aime être organisé - très organisé - mais en tant que pigiste, l'organisation ne vous mène que jusqu'à présent. Vous devez également faire preuve de souplesse afin que ces exercices de planification apparaissent tous les jours de la semaine. Je passais probablement 1 à 2 heures par jour à consulter mon calendrier et à dresser des listes; ne fait rien, mais j'y pense beaucoup.

J'ai décidé de consacrer deux heures chaque vendredi et un jour tous les mois à la réflexion sur ces objectifs plus ambitieux et globaux, et le reste du temps, je travaillais. Que je sache ce que je faisais ou non, je travaillais. Cela a non seulement réduit le temps passé à peaufiner mon emploi du temps, mais également amélioré la productivité en éliminant les distractions et en m'obligeant à faire avancer les choses..

La productivité sort de votre propre chemin

Ce n'est pas facile d'être productif tout le temps. Il y a des moments où vous voulez juste être paresseux et ne rien faire pendant quelques minutes, et c'est parfaitement normal. Les personnes les plus productives sont celles qui ont mis en place un système qui permet ces moments de paresse et leur permet de passer à la vitesse supérieure dès qu'elles sont prêtes..

Au fur et à mesure que je fais plus en moins de temps, que j'automatise les tâches qui prennent beaucoup de temps et que je change plus d'habitudes en 2013, je m'attends à devenir plus productive, mais plus heureuse dans ce que je fais. Bien que toutes les astuces de cet article ne conviennent pas à tout le monde, je vous garantis que même si vous ne mettez que quelques-uns de ces conseils vous aidera à en faire plus.

Quelles stratégies avez-vous utilisées dans votre vie pour en faire plus? Comment augmenter la productivité sans définir des attentes irréalistes? Sound off dans les commentaires ci-dessous.