5 types d'emails que vous devriez filtrer automatiquement

  • Matthew Goodman
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Combien de courriels avez-vous dans votre boîte de réception en ce moment? Êtes-vous un monstre de la boîte de réception zéro comme moi? Ou avez-vous des emails entassés et non lus que vous espérez avoir le temps de vous rendre?

Je ne juge pas - j'avais une boîte de réception aussi compliquée que quiconque. Et même maintenant, si je pars en vacances ou que je ne vérifie pas trop mes courriels, je peux avoir des ennuis: le courrier s'accumule et il peut s'agir d'une véritable corvée de retourner à ma boîte de réception vide.

J'ai quelques astuces dans ma manche pour rendre le traitement des e-mails un peu moins pénible - et j'ai trouvé que la meilleure défense est une offense solide. Dans cet article, je vais vous donner des conseils et des exemples concrets pour réduire instantanément le nombre de courriels dans votre boîte de réception et vous aider à le conserver à long terme en utilisant des filtres..
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Que sont les filtres de messagerie??

Le filtre de messagerie est comme mes propres assistants virtuels de courrier électronique à une seule armée. Vous dites à chacun de vérifier chaque courrier électronique pour un ensemble d'éléments spécifique, puis de lui indiquer une action spécifique à effectuer. Certains critères que vous pouvez vérifier comprennent:

  • De qui est-ce?
  • Qui est-ce à?
  • Quels mots sont dans le sujet?
  • Quels mots sont dans le corps?

Certaines actions que vous pouvez généralement entreprendre sont:

  • Supprime-le
  • Marquer comme lu
  • Le déposer quelque part
  • Envoyer une réponse automatisée

J'utilise GMail et je sais qu'Outlook (et la plupart des programmes de bureau) ont cette fonctionnalité. Vous devrez vous renseigner auprès de votre fournisseur de messagerie Web. Avec cette brève introduction, voici les cinq types d’e-mails que je filtre toujours.

1. Bulletins électroniques

Tous les blogs auxquels je m'inscris, toutes les listes d'e-mails marketing: la première chose que je fais après avoir confirmé mon abonnement est de configurer un filtre pour le filtrer automatiquement en un “Lire” seau. Je fais cela de deux manières: Publicité

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  1. Utilisez le symbole + faire une adresse email unique. Par exemple, si vous êtes [email protected], vous recevez également tous les courriels envoyés à [email protected]. J'utilise une stratégie similaire, de sorte que toutes mes newsletters soient envoyées à un compte de messagerie spécifique qui est automatiquement filtré dans un compartiment pour pouvoir être lu ultérieurement..
  2. Filtrer par expéditeur. Un peu plus fastidieux, mais vous pouvez également configurer des filtres individuels pour chaque expéditeur.

2. Amis qui me transmettent des articles

J'ai un ami qui m'envoie constamment des articles politiques provenant d'une poignée de sites Web. En dépit de leur avoir anonymement envoyé un courrier électronique depuis http://stopforwarding.com/ et de leur avoir dit en personne, ils ne s'arrêteront pas. Je ne veux pas filtrer tous leurs emails, car parfois ils m'envoient quelque chose de légitime (un non-forward).

Je les filtre donc en fonction de l'expéditeur et recherche une poignée de sites Web dans le corps de leur courrier électronique. Je fais cela avec beaucoup de gens, et cela aide à séparer la corbeille qu'ils veulent m'envoyer des vraies conversations que nous avons. Chaque semaine, je jetterai un coup d’œil à mon “Revue hebdomadaire” et voir ces e-mails là-bas - et généralement simplement les supprimer.

3. Comment et notifications Ping sur mon blog

J'ai un travail à temps plein et, bien que je prenne mon blog au sérieux, je n'ai pas besoin de voir tous les commentaires et les rétroliens instantanément. J'essaie de les contacter tous les jours ou tous les deux ou trois jours, mais je ne veux pas qu'ils obstruent ma boîte de réception..

Je les filtre dans un dossier que j'essaie de consulter tous les soirs - mais si je ne peux pas y accéder tous les soirs, rien de grave. Quand j'y arrive, j'essaie de les traiter par lot pendant au moins 30 minutes à la fois, je visite tous ceux qui ont un lien avec moi, peut-être un commentaire - et je réponds aux personnes qui ont eu la gentillesse de commenter sur mon blog. . La publicité

4. Notifications Facebook / Twitter / Réseaux sociaux

Je n'ai pas besoin de savoir tout de suite quand quelqu'un me suit, m'amie, dirige des messages, etc. Je vérifie généralement les sites de réseaux sociaux et de médias au moins une fois par semaine et je peux traiter les notifications à ce moment-là..

Pendant un moment, je les ai filtrées puis vérifiées à ma convenance. Cependant, si je consulte le site assez souvent (comme c'est le cas avec Twitter et Facebook), je désactive simplement les notifications par e-mail..

5. Promotions en magasin

J'aime entendre parler des dernières offres et promotions, mais il n'y a aucune raison pour que cela interrompe mon flux de travail quotidien normal. Je l'ai regardée et j'ai réalisé que je pourrais acheter quelque chose dans l'une de ces lettres une fois par an - même si cela se produisait souvent.!

Donc, je les filtre tous dans un “Review Facultatif” dossier - et si j’ai le temps, je les consulterai à loisir. Sinon, pas de problème, je les supprime toutes les deux semaines. La publicité

OK, j'ai mes filtres - et maintenant?

Une fois que vous avez créé certains de ces filtres, GMail (ce que j’utilise) a la possibilité de les exécuter immédiatement sur tout ce que vous avez dans votre boîte de réception. Utilisez-le pour filtrer instantanément les articles de faible priorité afin de vous concentrer sur l'essentiel..

À l'avenir, vos filtres seront appliqués à tout nouvel e-mail entrant. Votre boîte de réception sera donc propre afin que vous puissiez lire les e-mails importants et pertinents avant de vous diriger vers vos dossiers pour traiter ces e-mails de faible priorité qui peuvent encore l'être. important pour vous - mais ne nécessite pas une réponse aussi rapide.




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