5 façons d'améliorer votre productivité au bureau

Il est possible de trouver du temps supplémentaire dans votre journée simplement en réorganisant la manière dont vous abordez les tâches qui relèvent de votre responsabilité. Examinez chacun des domaines suivants de votre vie professionnelle et voyez où vous pouvez apporter des améliorations qui vous permettront de consacrer plus de temps aux choses sur lesquelles vous devez vraiment concentrer votre attention..

1. communication

Une des compétences les plus importantes dans toute entreprise est la communication efficace. Lorsque vous communiquez avec le personnel et les clients, assurez-vous que toutes vos instructions et informations sont bien comprises comme vous le souhaitez. Répéter la même demande avec des mots différents à la fin d’une conversation peut faire toute la différence entre l’obtention du rapport souhaité et celui que votre personnel pensait vouloir..

Avec la communication, la clarté est l'objectif numéro un. Vous pouvez avoir une maîtrise en anglais, mais la personne avec laquelle vous communiquez ne le peut pas. En gardant une langue simple, vous augmentez vos chances de faire comprendre votre message. La publicité

Simplement en parlant clairement, de façon concise et en vérifiant que la personne avec laquelle vous communiquez a bien compris ce que vous avez dit, vous pouvez gagner un temps précieux en obtenant ce dont vous avez besoin du premier coup.

2. planification

C'est quelque chose qui est nécessaire pour les projets répétés et les projets plus importants.

Conservez sur votre bureau un planificateur annuel sur lequel vous enregistrez les projets répétés (annuel / mensuel / etc.) afin que vous puissiez voir immédiatement si vous devez commencer à collecter des informations les concernant. La publicité

Pour les projets plus importants, planifiez l’ensemble du projet au début. Découpez-le en étapes plus petites et attribuez une date à laquelle chaque étape doit être complétée. Déléguez n'importe quel projet pouvant être réalisé par quelqu'un d'autre, mais surveillez-le de près pour savoir qui fait quoi et quand vous avez besoin de le terminer. Une fois que vous avez planifié votre projet, vous constaterez que vous êtes moins susceptible de le reporter à la dernière minute..

3. Prioriser

Passer d’un projet à l’autre, ne pas avoir l’impression d’avoir accompli quoi que ce soit chaque jour ou d’être constamment pressé de respecter les échéances indique que vous devez réorganiser votre approche de la planification de vos tâches et la hiérarchisation de votre travail..

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Chaque matin, parcourez votre boîte de réception et hiérarchisez son contenu. Une fois que vous savez ce qu'il faut faire, à quel point il est urgent et combien de temps il faudra probablement pour le terminer, ajoutez les tâches par ordre d'importance à votre horaire de travail de la journée. Lorsque le courrier arrive, donnez la priorité à tous les éléments qui nécessitent votre attention, puis ajoutez-les à votre horaire de travail. La publicité

À la fin de chaque mois, jetez un coup d'œil aux projets connus pour le mois à venir et commencez à planifier provisoirement le moment où vous pourrez commencer à travailler dessus, de manière à ce que vous commenciez déjà le mois en réfléchissant à ce qui doit être fait..

4. Procrastination

Pour beaucoup de gens, c'est le plus grand voleur de temps! La chose la plus importante à faire est de reconnaître que vous êtes coupable de procrastination, puis d'identifier les tâches que vous avez tendance à reporter le plus longtemps possible. Une fois que vous savez sur quoi vous risquez de tergiverser, demandez-vous pourquoi vous ne voulez pas les faire. Peut-être sont-ils trop volumineux, trop ennuyeux ou simplement comme une perte de temps. En identifiant le raisonnement derrière vos problèmes de procrastination, vous pouvez trouver des solutions, telles que la décomposition de projets plus volumineux (voir planification ci-dessus), la planification des tâches ennuyeuses pour la première heure de la matinée, ainsi que la délégation (voir la délégation ci-dessous). ) toutes les tâches qui sont tellement routinières qu’elles se sentent comme une perte de temps. Éliminez la procrastination de votre journée de travail et voyez combien vous pouvez accomplir davantage dans la journée..

5. Délégation La publicité

Si vous avez du personnel employé pour vous aider, déléguez certaines de vos tâches de routine à qui vous pouvez rapidement demander à quelqu'un d'autre d'assumer la responsabilité. N'oubliez pas de communiquer clairement les instructions et de vous assurer qu'elles sont bien comprises avant de laisser la tâche à la charge des employés. Une fois que vous déléguez quelque chose, il vous suffit de procéder à un rapide examen pour vous assurer que tout est fait correctement et à temps. Mélanger quelques-unes de ces tâches aux membres de l’équipe vous permettra de consacrer plus de temps à un travail plus spécialisé..

Katie-Anne Gustafsson a passé de nombreuses années en administration des affaires avant de devenir une WAHM où elle a appris beaucoup des compétences et des outils d'organisation dont elle a besoin pour équilibrer efficacement les exigences de sa vie quotidienne..