7 façons d'automatiser toute votre entreprise à l'aide des outils en ligne

Diriger une entreprise peut devenir agité à cause de tous les aspects qui entrent en jeu. Cela peut prendre beaucoup de temps; et le temps c'est de l'argent. Et si vous ne voulez pas être submergé par les responsabilités supplémentaires, vous devrez embaucher des employés supplémentaires, ce qui coûtera encore plus cher..

Vous pouvez alléger une partie de ce stress supplémentaire en automatisant votre entreprise, de sorte que vous puissiez vous concentrer sur les revenus les plus importants. Vous trouverez ci-dessous quelques moyens de vous aider à rendre votre entreprise plus efficace et efficiente..

1. Configurer votre entreprise

Lors de l'automatisation de votre entreprise, vous devez rechercher des moyens de rendre les fonctions de l'entreprise plus efficaces. Quelles pratiques voudriez-vous améliorer? Quelles tâches sont répétitives et peuvent être accélérées en automatisant? Documentez le temps et l'argent nécessaires à l'exécution de ces tâches sans automatisation, par opposition à l'automatisation, afin de vérifier l'efficacité de vos résultats..

Vous pouvez combiner les activités de traitement par lots pour les traiter toutes en même temps, ce qui peut vous faire gagner du temps au lieu de les répartir tout au long de la journée. Vous pouvez traiter par lots les e-mails, les paiements de factures, les interactions sur les réseaux sociaux et les commandes de stock. La publicité

Avoir un état d'esprit positif peut également améliorer votre entreprise en essayant de voir où des améliorations peuvent être apportées au lieu de vous contenter de vos processus actuels. Vous devez toujours essayer de trouver des moyens d’améliorer votre entreprise et d’assurer une efficacité optimale..

2. Marketing en ligne

En cette ère de règles de la technologie et des médias sociaux, vous devriez trouver le moyen de l'utiliser en faveur de votre entreprise. Vous savez qu'il est important de faire connaître votre entreprise, mais cela prend également beaucoup de temps.

Pour ce faire efficacement, vous pouvez utiliser le traitement par lots avec d'autres outils en ligne. Les outils de marketing par courrier électronique populaires incluent AWeber, Vision6 et Mail Chimp. Le marketing par courrier électronique permet de tenir les gens au courant de vos activités commerciales, que vous pouvez automatiser en créant des répondeurs automatiques - une séquence planifiée de courriels envoyés automatiquement - vos clients resteront ainsi engagés aussi longtemps que vous les aurez configurés..

De nombreuses entreprises utilisent également les blogs et les médias sociaux pour engager les clients et informer les gens de leurs activités. Vous pouvez associer des profils de blog et de médias sociaux, et programmer des publications aux dates et heures exactes auxquelles vous souhaitez les publier. Vous pouvez lier les comptes à l'aide de Jetpack, puis utiliser des outils, tels que Hootsuite, pour automatiser votre présence sur les réseaux sociaux. Avec Hootsuite, vous pouvez accéder à tous les comptes de médias sociaux à partir d’un seul endroit. La publicité

3. Admin et Office

Beaucoup de travail fastidieux peut être consacré à l’administration et au bureau, ce qui peut réellement ralentir une entreprise. Cependant, de nombreux outils en ligne peuvent aider à automatiser ces tâches. Evernote est un programme populaire qui peut aider votre entreprise à organiser ses notes, sa gestion des tâches, ses comptes, ses journaux de contacts, etc. Il existe également des outils pouvant connecter des centaines d'applications Web en un seul endroit, tels que Herolocity; qui peut gérer les rendez-vous, les commandes en ligne, la facturation, les systèmes téléphoniques et tout ce qui vous empêche de générer des revenus gratuitement. Vous pouvez même automatiser la saisie de vos reçus.

Avec des entreprises comme Shoebox, vous pouvez leur envoyer tous vos reçus. Shoebox numérise tous les reçus, puis les envoie à Evernote, sans avoir à s'inquiéter de la saisie de données interne. Il existe également des outils d'aide au stockage de fichiers qui vous permettent de sauvegarder, voire de partager des fichiers. Box et Dropbox peuvent être utilisés gratuitement, mais vous pouvez opter pour des fonctionnalités plus avancées lorsque votre entreprise doit se développer..

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4. Clients et contacts

Utilisez des outils tels que le formulaire de contact 7 pour permettre aux gens de contacter votre entreprise via votre site web 24h / 24 et 7j / 7. Vous pouvez même canaliser les réponses pour qu'elles atteignent la personne appropriée. Vous devez également inclure une FAQ sur votre site Web pour que les clients ne soient plus obligés de vous contacter directement..

Évaluez les questions et les problèmes fréquemment posés, puis affichez la réponse sur votre site Web afin de réduire le nombre de requêtes envoyées. Outre une FAQ, vous pouvez utiliser un système de ticket, tel que Zen Desk, qui vous permettra d’organiser et de gérer les problèmes rencontrés par votre client. La publicité

Vous pouvez également utiliser des outils logiciels pouvant vous aider dans la gestion de votre relation client. Au fur et à mesure que votre entreprise se développera, vous aurez davantage de clients à surveiller. Avec CRMS, comme Salesforce, vous pouvez apporter à vos clients l'attention dont ils ont besoin, automatiser votre entonnoir de vente et étiqueter automatiquement les leads dynamiques..

5. Tâches et projets

Un autre moyen utile d'automatiser votre entreprise consiste à utiliser des outils de tâche et de projet. Certains sites Web, tels que Trello, peuvent vous permettre d'assigner certaines tâches à différents utilisateurs, tout en vous permettant d'étiqueter, de joindre des fichiers et de définir des délais..

Chaque tâche peut être décomposée en une liste de contrôle. Vous pouvez également utiliser des outils de gestion tels qu'Asana et Do, qui vous permettront de superviser vos projets d'entreprise..

6. Ventes, inventaire et comptes

Vous pouvez vous alléger de vos tâches comptables internes en automatisant votre entreprise. Xero est un outil populaire qui vous permet de vous connecter facilement et de gérer la facturation et la paie, tout en permettant à votre comptable de se connecter pour corriger les erreurs que vous avez commises. La publicité

Le logiciel est constamment mis à jour et, comme il est sur le cloud, vous pouvez y accéder depuis n'importe où. En plus des tâches de comptabilité, vous pouvez également automatiser les aspects rentables de votre entreprise en disposant d'un panier et de commandes en ligne. Avec des sites comme woo commerce, les clients peuvent commander quand ils le souhaitent et gagner de l'argent 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Avec tout l'argent qui va entrer et sortir de votre entreprise, vous pouvez également établir un budget en ligne. Les logiciels, tels que vous avez besoin d’un budget, vous permettent de savoir exactement où va votre argent afin de ne pas trop dépenser par erreur, ce qui peut être un énorme problème pour les petites entreprises..

7. Personnel

Vos employés ajoutent beaucoup de valeur à votre entreprise, mais le processus de recrutement peut prendre beaucoup de temps. Pour vous y aider, vous pouvez utiliser une boîte à outils de type logiciel, Recruiterbox, qui permet de suivre et de répondre aux candidatures, de gérer les ouvertures de postes et d’affecter des utilisateurs à différentes étapes du processus de recrutement..

Après avoir embauché de nouveaux employés, vous devez les faire suivre une formation. Cela prend du temps et de l'argent, mais avec la technologie actuelle, vous pouvez fournir des vidéos de formation en ligne, des audios, des guides pratiques, avec une protection par mot de passe pour que seuls vos employés y aient accès..

Grâce à votre site Web, vous pouvez organiser différentes sections de formation en fonction du type de personnel. Après l’embauche et la formation, vous devez vous aligner sur tous vos employés et les différents horaires travaillés. FindMyShift est un logiciel qui peut vous aider à gérer cela. Il vous permet de gérer des tâches telles que les pauses déjeuner, les vacances et bien plus encore. Cela réduira votre stress et facilitera grandement la gestion de vos employés..