7 façons d'exorciser vos emails démons

Le courrier électronique est devenu une partie intégrante de nos vies qu'il est presque impossible de s'en passer. Vous ne pouvez pas simplement les ignorer et continuer à fonctionner normalement. Comme pour toute autre chose, le courrier électronique doit être géré et soigneusement intégré dans votre agenda..

Un bidouillage de productivité populaire pour la gestion des courriels est l’idée d’une boîte de réception zéro. Cela signifie qu’il n’ya plus d’emails dans votre boîte de réception. Malheureusement, c'est assez irréaliste et épuisant. Il y aura toujours un nouvel e-mail dans votre boîte de réception et si votre objectif est d'accéder à Inbox Zero, il est probable que vous passiez votre journée entière à nettoyer chaque courrier à son arrivée. Une roue de hamster perpétuelle.

Plutôt que d’être collés à votre téléphone ou à votre ordinateur et de regarder de nouveaux messages comme un faucon, voici sept façons de gérer vos courriels de façon plus réaliste: Publicité

1. Soyez clair, concis, exploitable et pertinent avec vos courriels. L'idée ici est de réduire le va-et-vient. Avec des courriels ambigus et ouverts, vous ne ferez que demander aux gens de vous renvoyer des éclaircissements afin que vous puissiez vous attendre à recevoir un nouveau courriel pour chaque message que vous envoyez. Vous voulez que les destinataires comprennent clairement votre email et ne doivent pas répondre.

2. Utilisez la boîte de réception prioritaire de Gmail. Il essaie automatiquement de séparer vos emails importants de tout le reste. La boîte de réception prioritaire apprend quels courriels sont importants pour vous en fonction de votre historique de messagerie et des courriers que vous marquez comme importants. En mode par défaut, il sépare automatiquement votre courrier en «Important et non lu», «Starré» et «Tout le reste», mais vous pouvez facilement modifier ces paramètres pour choisir ce qui vous convient. Filtrer votre courrier électronique vous indique exactement ce dont vous avez besoin, le reste étant généralement de la malbouffe ou des distractions.

3. Ne vérifiez pas votre email trop souvent. C'est le plus grand tueur de la productivité. Chaque fois que votre courrier électronique vous distrait, il vous faudra environ 5 à 15 minutes pour vous concentrer à nouveau sur votre tâche. Configurez des créneaux horaires réguliers mais peu fréquents pour consulter votre courrier électronique. Certaines personnes tentent de se mettre au travail dès le matin, puis de vérifier leur courrier électronique avant le déjeuner. Puis une dernière vérification rapide vers la fin de la journée de travail. La création de ces recoupements temporels aide à cibler les courriers électroniques qui nécessitent une attention immédiate. La publicité

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4. Utilisez Boomerang pour que les courriels importants ne tombent pas au fond de votre boîte de réception. C'est un plugin assez astucieux qui vous permet de planifier des emails et vous rappelle de faire un suivi. Une fonctionnalité particulière vous permet de supprimer les courriels de votre boîte de réception et de les ramener au sommet plus tard, à un moment plus opportun. L'application Mailbox pour votre smartphone dispose également de cette fonctionnalité.

5. Recevez moins d'emails en envoyant moins d'emails - pratiquez ce que vous prêchez. En partant du point 1, l'envoi d'un courrier électronique signifie que vous allez recevoir un courrier électronique. Donc, si vous envoyez moins, vous recevrez moins. Non seulement vous vous aidez, mais vous aidez le destinataire à adopter de meilleures habitudes - tout le monde gagne.

6. Avoir une routine email. En outre, lorsque vous décidez de consulter votre courrier électronique, vous devez également limiter le temps dont vous disposez pour lire et écrire. En établissant une routine stricte, vous saurez que votre temps est écoulé et que vous retournerez à votre liste de tâches à effectuer immédiatement au lieu d'être suivi de côté par un problème supposé urgent. Si c'est vraiment urgent, vous recevrez probablement un appel. La publicité

7. En parlant d'appels, ne traitez pas de courrier électronique avec des sujets controversés ou extrêmement sensibles. Le courrier électronique est le pire moyen de communiquer des émotions. Tout ce que le destinataire voit, c'est du texte, il a donc tendance à saisir lui-même le contexte et les émotions autour d'un courrier électronique. Si vous avez quelque chose de très controversé, vous feriez mieux d'en discuter au téléphone ou en personne pour éviter les erreurs d'interprétation et les problèmes de communication..

En fin de compte, nous devons comprendre que la messagerie électronique n’est qu’un des nombreux outils que nous utilisons pour communiquer avec les gens. Il est important de ne pas y voir notre travail et de devenir son esclave. En utilisant ces conseils, vous serez en mesure de le gérer plus efficacement et d’être plus productif. Débarrassez-vous de ces démons d'email une fois pour toutes.

Avez-vous d'autres conseils pour gérer votre courrier électronique? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous! La publicité