7 façons de ne pas utiliser votre calendrier

photo par woody1778a http://www.flickr.com/photos/woodysworld1778/

Pour certaines personnes, leur calendrier est l'outil sacré de leur système de productivité. Et pour d’autres, c’est un dépotoir pour tout ce qu’ils pensent devoir faire..

Et voici où se situe le problème.

Les calendriers ne sont pas conçus pour contenir toutes les données dont vous avez besoin pour faire avancer les choses. Il est prévu de stocker des données spécifiques à une heure précise. Si cela n’est pas fait à une heure précise indiquée dans votre calendrier, la tâche meurt et il est trop tard pour le faire..

Jetons un coup d'oeil à 7 façons différentes que vous ne devrait pas utilise ton calendrier.

Mise en place de fausses dates d'échéance

La configuration de dates d'échéance erronées encombrera votre calendrier, mais vous rendra frustré et peut-être même moins productif. Les fausses dates d'échéance sont les éléments que vous ajoutez à votre calendrier lorsque vous dites, “eh bien, je pense que je devrais avoir cette partie de mon projet à cette date ici,” et ensuite le marquer avec votre date d'échéance factice. La publicité

Cela vous aide à différer les tâches liées à ce projet jusqu'à ce que vous soyez de plus en plus proche de la date..

Cela ne veut pas dire qu'il y a quelque chose qui cloche dans les jalons, mais mettre une date difficile dans un projet alors que ce n'est pas vraiment le cas vous exposera probablement à l'échec..

Blocage du temps

Ceci est un autre de mes bêtes noires; quelque chose que j'ai essayé à l'école qui n'a jamais, déjà travaillé. Le blocage du temps est l’idée de définir une partie du temps dans votre calendrier à consacrer à une tâche spécifique que vous devez accomplir..

Peut-être que vous avez un travail que vous avez l'intention de faire depuis un certain temps maintenant, alors vous “bloc” 3 heures de votre journée pour travailler sur cette chose spécifique. Maintenant, si vous passez réellement les 3 heures à travailler sur cette seule chose que vous devez faire, vous êtes un humain bien meilleur que moi et la plupart des autres.

La réalité est que si vous êtes un “travailleur du savoir” les chances de bloquer une partie du temps pour travailler sur une chose sont quelque peu irréalistes et sont presque toujours gâchées par autre chose qui se présente. La publicité

Au lieu de bloquer le temps, essayez quelque chose comme la technique de Pomodoro ou démarrez simplement une tâche ou un projet sans vous attendre à combien de temps vous allez y travailler.

Listes de contrôle

Les gens aiment les listes, mais les calendriers ne sont pas du tout leur place. Si vous vous trouvez en train de mettre des choses comme, “préparer le déjeuner, sortir les chiots, attraper le portefeuille, attraper regarder” etc., en tant qu'éléments du calendrier ou notes d'un élément du calendrier, envisagez d'utiliser une application de liste de contrôle ou un simple morceau de papier pour garder une trace de ces données.

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Ce que j’ai trouvé, c’est que si vous ne cochez pas vraiment des éléments de la liste de contrôle et que vous ne regardez que les éléments de votre calendrier, tôt ou tard, vous allez oublier quelque chose..

Désolé, mais les listes de contrôle doivent être vérifiées.

Prendre des notes

Certaines personnes prennent des notes de réunion ou des notes lors d'un événement dans leur calendrier, dans le champ de leurs notes. Ce n'est pas un mauvais endroit pour mettre plus d'informations sur un événement dans votre calendrier, comme une description de l'endroit où se trouve votre réunion ou un petit rappel de ce que sont les noms des participants à la réunion. Mais, ce n'est pas l'endroit idéal pour prendre des notes de réunion à part entière. La publicité

Essayez de prendre des notes sur papier ou dans une programmation de prise de notes dédiée (même une masse de fichiers texte fera l'affaire). Celles-ci sont plus faciles à relier ou à accéder plus tard, plutôt que d'entrer dans votre programme d'agenda.

En tant que référentiel de rappel omniprésent

Ceci est une extension des deux derniers points.

Un calendrier est conçu pour des tâches spécifiques à l'heure et au jour, telles que des réunions et des tâches, qui doivent absolument (et ne peuvent être effectuées) que certains jours. Garder toutes sortes de petites données, comme des rappels de choses à faire dans la journée ou même simplement des informations sur quelque chose, n'appartient pas vraiment à votre calendrier..

Une fois encore, si vous avez besoin de rappels, essayez d'utiliser une application de gestion des tâches et si vous devez stocker des informations relatives aux projets et autres tâches à effectuer, ce type de données appartient mieux à un fichier texte, voire à une base de données personnelle..

Garder une trace des événements standard

C'est quelque chose que je me suis retrouvé à faire il y a quelques semaines à peine; mettre des événements standard comme “Travail” dans mon calendrier. Je pense que c'était pour me faire “sembler” plus occupé que je ne l'étais réellement. Je veux dire pourquoi quelqu'un devrait-il bloquer 8 heures par jour qui dit “Travail” dessus? La publicité

Je dis que si vous avez quelque chose de standard que vous faites tous les jours, comme travailler ou aller au gymnase ou autre chose, n'encombrez pas votre espace calendrier sacré..

Ne pas l'utiliser

Et bien sûr, la façon la plus importante que vous ne devriez pas utiliser votre calendrier est de ne pas l'utiliser!

Si tout va bien, vous réalisez maintenant que votre calendrier est comme un lieu saint, il est réservé aux choses qui vont arriver. “mourir” s'ils ne sont pas traités à l'heure ou le jour précis où ils sont placés sur le calendrier. Et à cause de cette réalisation, ne pas utiliser votre calendrier pour conserver ce type d’informations, c’est vous préparer à oublier des choses et à ne pas accomplir ces choses importantes.