8 stratégies de gestion du temps pour les personnes occupées

Au cours des 25 années où j'ai travaillé dans des environnements d'entreprise et accompagné des entrepreneurs, les gens ont toujours cherché à améliorer leurs compétences en gestion du temps..

En tant qu'entraîneur, les gens viennent souvent me voir parce qu'ils sentent qu'ils n'ont pas assez de temps pour accomplir tout ce qu'ils veulent chaque jour. Ils sont occupés, mais ne travaillent pas sur des tâches qui leur procurent une grande joie ou qui ont un impact réel sur leur vie professionnelle.

Être en action constante toute la journée est la norme. Ils sont coincés dans un cycle sans fin de travail et remplissent le temps avec des tâches.

L'une des choses que j'ai remarquées au sujet du travail très chargé, c'est que cela ne rend pas les gens plus productifs ni plus créatifs. En fait, cela crée plus de complication et de complexité.

Traiter des courriels, assister à de nombreuses réunions, effectuer plusieurs tâches à la fois et travailler sur des activités de faible valeur ne constituent souvent pas la meilleure utilisation de votre temps..

Et s'il y avait une autre façon de penser à la façon dont vous gérez votre temps? Souhaitez-vous pouvoir gérer votre temps plus efficacement et finir chaque journée en étant satisfait de ce que vous avez accompli?

Il existe quelques stratégies simples de gestion du temps que les personnes occupées peuvent utiliser pour devenir plus efficaces, plus productives et accomplir davantage des tâches les plus importantes..

Vous trouverez ci-dessous huit stratégies de gestion du temps que les personnes occupées peuvent mettre en œuvre dès maintenant pour simplifier leur vie et changer la façon dont elles envisagent de gérer leur temps..

1. Prenez un temps d'audit

Si vous voulez contrôler votre temps, la première étape consiste à comprendre comment vous utilisez votre temps en ce moment..

Vous ne pouvez pas apporter de changement tant que vous ne saurez pas clairement où vous vous trouvez, ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.?

Cet audit vous donne une vue d'ensemble de la valeur que vous créez et des résultats que vous obtenez, ainsi que du temps que vous investissez dans chaque projet ou tâche. Cela vous aidera à tout simplifier afin que vous puissiez comprendre très rapidement si vous utilisez votre temps de manière productive ou non..

Lorsque mes clients en coaching effectuent un audit du temps, ils le font généralement pendant sept jours consécutifs et je vous recommande la même chose..

Comment effectuer un audit du temps

1. Obtenez un morceau de papier vierge
2. Mettez une date en haut
3. Tracez trois lignes en bas de la page
4. Titre de la première colonne 'High Value Work'
5. Titre de la deuxième colonne 'Bon travail'
6. Titre de la troisième colonne 'Low Value Work”

Travail de grande valeur C’est un travail que vous aimez faire, pour lequel vous êtes doué. C'est le travail qui donne les plus grands résultats.

Bon travail c'est un travail que vous aimez. Il donne de bons résultats, mais le travail est souvent répétitif et quelqu'un d'autre pourrait faire tout aussi bien ou mieux.

Travail à faible valeur ne vous excite pas et vous frustre probablement. Il ne donne pas d'excellents résultats, réduit votre niveau d'énergie et pourrait être arrêté ou donné à quelqu'un d'autre.

Pour chaque projet ou tâche que vous entreprenez, attribuez-le à l'une des trois colonnes avec le nom du travail et la durée.

A la fin des 7 jours, faites le total du temps passé dans chaque colonne et sur chaque projet.

Je préfère le papier, mais vous pouvez également utiliser un outil tel que la bascule ou la récolte. La publicité

Cela peut être un exercice d'ouverture des yeux. À la fin de la vérification, cherchez des moyens d’améliorer la gestion de votre temps. Demandez-vous comment pouvez-vous passer plus de temps à faire un travail de grande valeur qui ait le plus grand impact, apporte plus de joie et produit les résultats que vous souhaitez.

2. Fixer des objectifs de gestion du temps

Sans vision claire ni objectifs, il peut devenir facile de dériver, de perdre la concentration et de se laisser distraire.

En clarifiant l'endroit où vous vous trouvez et où vous souhaitez aller, il devient beaucoup plus facile de consacrer votre temps à des activités de grande valeur qui vous aideront à atteindre vos objectifs..

En fixant des objectifs spécifiques et mesurables, vous pouvez clairement identifier votre avenir idéal et créer un plan et un chemin pour y parvenir..

Avec cette clarté, vous pouvez tout simplifier. Votre destination est claire et vous connaissez le meilleur moyen de gérer votre temps, vos ressources et vos ressources pour vous y rendre.,

En comprenant ce que vous faites le mieux et ce qui peut avoir le plus grand impact, vous obtenez une plus grande clarté sur la meilleure utilisation de votre temps et sur les autres personnes pouvant vous aider à atteindre vos objectifs..

Maîtriser votre temps dépend en partie des changements que vous pouvez apporter. Il faut aussi savoir qui peut vous aider à devenir encore plus efficace.

Fixer des objectifs peut vous donner la volonté et la motivation nécessaires pour aller de l’avant dans la bonne direction, ce qui vous fait gagner du temps, vous permet de réduire votre activité et la procrastination..

Fixez-vous des objectifs pour chaque période de 90 jours, puis examinez votre performance à la fin de ce cycle. Examinez ce qui a fonctionné et les avancées que vous avez réalisées. Ensuite, configurez vos prochains objectifs de 90 jours.

Apprenez-en davantage sur la définition d'objectifs pour accomplir des tâches dans cet article: 17 conseils judicieux pour fixer des objectifs et en faire plus

3. Déléguer et externaliser

Lorsque vous terminez un audit de temps, vous comprenez exactement où vous passez actuellement votre temps et sur quelles activités.

La clé d'une délégation efficace consiste à comprendre vos forces uniques et la plus grande valeur que vous créez, et à déterminer comment vous pouvez passer de plus en plus de temps à faire ce travail..

Parfois, nous pensons que nous sommes les seules personnes capables de faire le travail, alors nous conservons des tâches que nous n'aimons pas et nous éloignons de ce que nous faisons le mieux..

Nous pouvons tous gagner des heures en faisant un travail meilleur et plus productif. Travailler nous aimons vraiment faire.

Plutôt que de réfléchir à la manière dont vous pouvez tout intégrer à votre emploi du temps, demandez-vous qui sont les personnes qui peuvent prendre en charge des projets et des tâches.

Pensez au meilleur endroit où votre énergie créative et vos compétences uniques pourraient être utilisées.

Le PDG d'une agence de voyage avec laquelle je travaillais rentrait 15 heures par semaine simplement en embauchant un assistant pour travailler avec elle. Elle était capable de passer plus de temps à faire les choses pour lesquelles elle avait le mieux et qu'elle aimait faire. Cela incluait gagner de nouvelles affaires, passer du temps avec ses clients et obtenir plus de références.

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Tous les 90 jours, réfléchissez à la façon dont vous pouvez éliminer trois éléments de votre liste de travaux à faible valeur qui vous frustrent, vous agacent ou que vous trouvez ne vous apportent aucune valeur réelle..

Pensez à 3 choses de votre liste de bon travail que vous pouvez déléguer ou externaliser.

Pensez à 3 choses de votre liste de grande valeur que vous voulez passer plus de temps à faire.

Continuez à suivre ce processus tous les 90 jours pour vous libérer encore plus, pour consacrer plus de temps aux tâches que vous accomplissez le mieux et obtenir les résultats les plus élevés possible..

Ce guide sur la façon de déléguer vous sera utile:

Êtes-vous tombé dans le piège 'occupé'? Voici votre sortie

4. Commencez à prioriser

Lorsque vous êtes clair et intentionnel sur la façon dont vous voulez utiliser votre temps et vos objectifs futurs, la clé est de commencer à hiérarchiser votre temps pour que ces objectifs deviennent une réalité..

Si vous ne définissez pas de priorités, vous pouvez perdre la concentration, être distrait et commencer à procrastiner. Votre temps sera rempli d'activités de faible valeur et le perfectionnisme peut se glisser dans.

Si vous avez 20 choses sur votre liste de tâches à faire chaque jour, vous ne donnez pas la priorité. Lorsque vous avez une liste interminable de tâches à faire et une boîte de réception volumineuse, votre charge de travail s'allongera sans cesse, ce qui entraînera une perte de clarté et une perte de précision..

Si vous êtes très occupé, la clé de la gestion du temps est la concentration et la hiérarchisation des activités qui vous aideront à atteindre vos objectifs..

Une stratégie simple de gestion du temps consiste à définir un maximum de cinq choses que vous souhaitez réaliser chaque jour. Ce sont vos priorités.

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Si vous parvenez à les compléter, vous pouvez travailler sur d'autres choses, mais les cinq que vous avez identifiées sont prioritaires..

Cette intentionnalité vous évitera de vous laisser distraire et de passer aux éléments et tâches qui ne figurent pas sur votre liste de priorités..

Consultez cet article sur la définition des priorités: comment hiérarchiser correctement en 10 minutes et travailler 10 fois plus rapidement

5. Commencez par la chose la plus importante

Cette stratégie est l’une des clés d’une gestion efficace du temps.

Commencez votre journée en vous demandant:

“Quelle est la chose numéro une que je dois absolument réaliser aujourd'hui?”

Une fois que vous avez compris et que vous vous engagez à atteindre cet objectif, il est probable que vous ferez réellement le travail. La publicité

Cette technique empêchera le désordre, les distractions et le chaos d’impacter votre journée..

La raison? Vous avez pris une décision consciente au début de la journée, lorsque votre volonté est forte.

Avez-vous remarqué que, au fil de la journée, vous avez de moins en moins de volonté et d'énergie pour vous concentrer?

Alors, faites la chose la plus importante en premier.

Si vous avez établi des appels avec des clients potentiels, faites-le le matin..

Si vous avez une présentation importante à écrire, faites-le à nouveau le matin..

Ne pas multitâche. Concentrez-vous sur un projet à la fois et travaillez-le jusqu'à la fin.

Quelle que soit votre chose la plus importante, si vous faites cette chose en premier, vous n'aurez jamais un jour où vous n'avez pas accompli quelque chose d'important..

En suivant cette stratégie simple de gestion du temps, vous aurez généralement une journée très productive..

Parfois, vous devrez peut-être commencer à ne pas dire plus souvent si les choses ne sont pas prioritaires ou ne correspondent pas à vos objectifs. Comment? Apprenez à dire non à partir de cet article: L'art délicat de dire non

6. Créez la routine parfaite du matin et du soir

Si vous travaillez au maximum physiquement et mentalement, vous serez beaucoup plus concentré et productif.

Créer votre routine matinale parfaite peut vous donner la clarté et l'énergie nécessaires pour mener à bien vos priorités clés pour la journée..

Si vous le pouvez, passez 60 à 90 minutes à mettre en place chaque jour une journée «haute performance» en vous concentrant sur ce que VOUS voulez accomplir..

Prenez un petit déjeuner sain, lisez, méditez, allez vous promener - tout ce qui vous convient le mieux. Ensuite, exposez clairement vos priorités pour la journée..

Quelle est la One Thing sur laquelle vous voulez vous concentrer - faites-le d'abord jusqu'à ce qu'il soit terminé. Cela demande engagement et cohérence.

Il peut être difficile de commencer avec, mais, tout comme aller à la gym, peut devenir plus facile avec le temps, si vous commencez à obtenir les résultats que vous souhaitez.

Si vous voulez doubler votre productivité et maximiser votre temps, créez une routine du soir pour soutenir votre routine du matin..

À la fin de chaque journée, donnez-vous 15 minutes pour réfléchir à la journée. Écrivez 3 choses qui ont été formidables ce jour-là. Cela pourrait être un nouveau client, une excellente réunion que vous avez eue, des commentaires positifs sur votre travail. Tout ce qui vous rend positif et confiant. Cette stratégie vous rend également reconnaissant pour ce que vous avez accompli. La publicité

Ensuite, écrivez les 3 à 5 choses que vous voulez réaliser le lendemain, classées par ordre de priorité. Cela garantira que tout est frais dans votre esprit le lendemain matin et créera un état d'esprit confiant.

Pour ajouter une couche supplémentaire à cette stratégie, passez 30 minutes le dimanche à définir vos priorités clés pour la semaine à venir..

7. Travailler dans des blocs de temps

Si vous voulez vraiment mieux contrôler votre temps, avoir plus de liberté et vaincre tout sentiment de stress et d'être submergé, vous ne devez pas effectuer plusieurs tâches à la fois..

Au lieu de cela, travaillez par morceaux de temps concentré sur vos projets prioritaires. Ne changez pas de tâche ou de projet.

Je travaille sur le principe 60/60/30, par tranches de 50 minutes, puis en prenant une pause de 10 minutes pour les deux premières tranches de temps avant de prendre 30 minutes pour lire, marcher ou méditer..

Cette stratégie peut vous aider à conserver votre énergie tout au long de la journée et à vous donner un réel sentiment d'accomplissement au fur et à mesure de l'achèvement des projets..

Beaucoup de gens utilisent la technique Pomodoro pour suivre leur temps, mais vous pouvez simplement utiliser la fonction de minuterie sur votre téléphone.

8. Prenez le temps pour vous-même

À quelle fréquence prenez-vous du temps pour vous-même ou célébrez-vous chaque jour de grandes ou petites réalisations??

Pour certains, c'est un signe de réussite que de travailler plus fort et de travailler plus longtemps pour faire le plus de choses possible.

Si vous continuez à le faire de manière constante, vous pourriez être en état d'épuisement professionnel.

En exploitant au maximum votre temps, en rationalisant votre flux de travail et en vous concentrant sur les activités de grande valeur qui vous aideront à atteindre vos objectifs, vous aurez plus de temps à consacrer à vous-même et aux personnes qui comptent pour vous..

Vous devez vous donner la permission de quitter votre entreprise, que vous souhaitiez consacrer votre temps à votre développement personnel, à votre famille ou à vos amis, à vous de décider, mais donnez-vous ce temps.

Dan Sullivan, fondateur de Strategic Coach, a créé un système de gestion du temps unique pour vous aider à concentrer votre temps, votre énergie et votre créativité sur les meilleurs résultats..^[1]

Une partie de ce système de gestion du temps consiste à prendre des journées gratuites, soit 24 heures sur 24, de minuit à minuit, pendant lesquelles il n’ya aucune activité liée au travail..

L’objectif de cette journée est d’aider les gens à rajeunir et à augmenter leur énergie afin de maintenir un haut niveau de productivité et de créativité..

Le résultat final

Quand les gens occupés parlent de ne pas avoir assez de temps, c'est généralement parce qu'ils n'ont pas compris la valeur de leur temps et qu'ils ont hiérarchisé les priorités de la bonne façon..

Comment nous utilisons notre temps est souvent un choix. Nous avons en fait beaucoup de contrôle sur notre temps. Pas de contrôle complet, mais plus de contrôle qu'on ne le pense.

Essayez une ou plusieurs de ces stratégies de gestion du temps. Si vous en trouvez un ou plusieurs qui vous conviennent, restez-y pendant 90 jours et voyez la différence que cela fait tant dans votre vie professionnelle que personnelle..

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Crédit photo en vedette: Alvaro Reyes via unsplash.com

Référence

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Coach stratégique: Que sont les journées gratuites et comment savoir quand vous en avez besoin.