9 conseils pour rédiger des courriels efficaces pour obtenir ce que vous voulez

Avec des milliards d'e-mails envoyés chaque jour, il n'est pas surprenant que nos e-mails n'aient pas l'impact souhaité. En tant que forme de communication, elles sont rapides, pratiques et accessibles à tous, mais sont-elles efficaces? Ils peuvent être si vous êtes prêt à suivre quelques règles simples pour écrire des emails efficaces.

1. La longueur compte

Peu importe ce que vous dites, la taille compte. Nous avons tous reçu un long courrier électronique, vous connaissez celui qui vous fait soupirer avant même de commencer à le lire? Si vous mettez trop de courrier électronique, vous obtiendrez une réaction négative dès le départ. Gardez votre email court. Si vous avez plusieurs sujets à discuter, envisagez d'écrire un certain nombre de courriels. Il est plus facile de réagir et de traiter d'un élément à la fois plutôt que de bombarder une personne avec une inquisition. La publicité

2. Soyez clair

Allez droit au but et y arriver rapidement. Informez la personne de la nature de l'e-mail dans la première phrase. ne le faites pas attendre. Arriver au point rapidement tiendra l'intérêt. Si une action requise par le destinataire, dites-lui que, si une personne est claire sur ce qui est requis, elle agira plus rapidement.

3. Optimiser les lignes d'objet

Écrire des lignes de sujet claires aidera à la clarté requise pour des communications efficaces. Comment pouvez-vous informer le destinataire du contenu de votre email? Pensez à votre sujet comme à un titre de journal - vous devez attirer l’attention rapidement. Écrivez un sujet qui a du sens et n’ayez pas peur de changer de sujet si le sujet initial de l’e-mail n’est plus pertinent. Si un courrier électronique va et vient et que le contenu et la pertinence changent, changez le sujet. Si vous ne le faites pas, le destinataire peut être confus quant au contexte et interpréter de manière erronée le courrier électronique. La publicité

4. Ne pas envoyer immédiatement

Si vous envoyez un e-mail important, ne l'envoyez pas immédiatement après l'écriture. Il est sage de prendre votre temps et de relire votre courrier électronique. Sinon, demandez à quelqu'un d'autre de le lire pour vous. Si vous écrivez sur un sujet délicat, demandez l'avis de quelqu'un d'autre pour vous assurer que le ton de votre courrier électronique correspond au ton que vous souhaitez. Et n'oubliez pas de déterminer si un courrier électronique est la bonne forme de communication..

5. C'est bon

Toujours considérer le moment. Cela dépendra du but de votre email. Vous ne voulez pas vous perdre dans une boîte de réception surchargée. Les lundis matins sont chargés car les gens rattrapent la semaine précédente. Les vendredis soirs sont risqués car les gens partent tôt pour le week-end. Pensez à la personne qui reçoit l'e-mail par rapport à votre sujet. Quand saura-t-elle mieux lire votre contenu? La publicité

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6. Inclure les informations pertinentes

N'oubliez pas d'inclure toutes les informations et les liens pertinents. Si vous demandez à quelqu'un de faire quelque chose pour vous et que vous n'incluez pas les liens, il est probable que cela ne le dérangera pas. Je reçois régulièrement des courriels de personnes qui veulent que je vérifie leur logiciel ou leur site Web et elles ont oublié de m'envoyer le lien vers leur site Web. Les gens manquent de temps; le rendre facile pour eux.

7. donner et prendre

N'envoyez pas que des courriels lorsque vous demandez quelque chose. Considérez l'autre personne. Si je n'entends que vous quand vous voulez quelque chose, je ne répondrai peut-être pas aussi bien à vos demandes. Pensez à comment vous pouvez aider les autres. Si vous avez des clients, envoyez-leur des articles pertinents ou des informations lorsque vous les rencontrez. Gardez-vous frais dans leurs esprits. Si vous voulez vendre à quelqu'un, demandez d'abord ce que vous pouvez faire pour elle avant de lui demander d'acheter auprès de vous. Chaque relation implique de donner et de prendre. La publicité

8. Utilisez [MOE]

Si vous avez un message court à envoyer, envisagez d'utiliser uniquement la ligne d'objet et [EOM]. [MOE] court pour “Fin du message.” Si vous voulez dire à quelqu'un que vous avez reçu son message ou que vous savez clairement quoi faire, essayez les solutions suivantes:
OBJET: Vous avez votre message, je vais m'en occuper [MOE]
Cela permettra au récepteur de gagner du temps en n’ayant pas à ouvrir le courrier électronique. Chaque seconde économisée ajoute aux minutes, heures et jours que vous pourriez utiliser pour faire autre chose..

9. Gérez vos emails

Si vous êtes une personne qui ne contrôle pas vos courriels, vous constaterez probablement que les courriels que vous envoyez ne reçoivent pas la réponse que vous souhaitez. Si vous ne répondez pas rapidement aux autres personnes, elles n'auront probablement pas le respect que vous souhaitez pour vous ou pour vos communications..

Essentiellement, les courriels efficaces, comme toute forme de communication, doivent être clairs, concis et courtois. Gardez ces règles à l'esprit lorsque vous écrivez vos courriels et vous ne pouvez pas vous tromper.

Crédit photo en vedette: Laptop Stock Image par ChefMattRock via flickr.com