Retour à l'essentiel

L'une des plus grandes sources d'encombrement dans à peu près n'importe quel environnement de bureau est la paperasserie. Je pense que tout le monde souffre au moins un peu du syndrome Keep-It, cette affliction affreuse qui nous pousse à imprégner chaque bout de papier qui traverse nos bureaux d'un pouvoir mystérieux qui rend presque impossible de jeter quoi que ce soit.

Au moins une partie du problème est l’indécision. La plupart des documents que nous conservons ne sont pas vraiment nécessaires, mais nous les conservons ensuite. “Au cas où” nous avons besoin d'eux sur la route. Dans la mesure où elles ne sont pas particulièrement utiles, elles sont difficiles à organiser de manière significative. Elles se rangent donc dans une boîte à chaussures ou sont entassées dans un classeur indiscipliné, sans ordre particulier..

Mais ce n'est qu'une partie du problème. Un problème plus grave est de savoir que nous avons besoin de quelque chose, mais de ne pas savoir comment le classer de manière à le garder hors de notre portée lorsque nous n'en avons pas besoin, mais facilite la récupération à un moment où nous en avons besoin. faire besoin de ça. La peur de perdre quelque chose d'important, ou de l'oublier, peut être paralysante, nous amenant souvent à laisser plus de choses que nous ne classons. La publicité

Le classement est probablement la tâche la plus facile, la moins exigeante en matière de pensée que l’on puisse faire dans un bureau. Cependant, parce qu’elle est très risquée, elle crée beaucoup d’angoisse - et dans pratiquement tous les environnements de travail dans lesquels j’ai travaillé, contribué grandement à l'échec du dépôt se faire.

Alors que faire?

Tout d’abord, nous devons faire la distinction entre plusieurs types de papiers. Les premiers sont les fichiers de projet, dont j'ai déjà parlé précédemment. Ceux-ci doivent être à portée de main et sont généralement les plus faciles à comprendre. Les deuxièmes sont des documents officiels - factures, factures, reçus, formulaires, rapports, comptes rendus de réunions, etc. Ils ont également tendance à tomber dans des catégories naturelles qui se suggèrent et sont faciles à développer un système de classement.

Le vrai problème en matière de dépôt est le matériel de référence. Matériel de référence est tout ce qui contient des informations dont nous avons besoin ou aurons besoin à un moment donné et qui auront une application au-delà de leur utilisation immédiate. Pour moi, un important corpus d'ouvrages de référence - nous parlons peut-être de 10 000 pages - est constitué d'articles et de notes académiques que je recueille depuis que j'ai commencé mes études supérieures, il y a plus de dix ans. En tant qu'académicien, j'utilise ce matériel pour rédiger des articles, effectuer des recherches sur des sujets à présenter en classe et susciter de nouvelles idées - mais rien de tout cela ne me sert à rien si je ne trouve pas ce que je recherche quand je le cherche. il. La publicité

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Le système qui se présente immédiatement est alphabétique et, pendant des années, j'ai organisé la plupart de mes papiers: alphabétique par nom de famille de l'auteur, tout comme mes livres. Le problème avec ce système est qu’il est facile de savoir où vont les nouveaux papiers - il suffit de regarder le nom de famille de l’auteur - la recherche de fichiers est une douleur. Si je veux des informations sur les tabous alimentaires dans le Pacifique Sud, par exemple, je dois me rappeler que Margaret Mead a écrit sur ce sujet. Mead est facile à retenir - c'est probablement le plus célèbre de tous les anthropologues - mais si l'article que je veux est un article que j'ai jeté un coup d'œil à un auteur dont je ne me souviens pas du nom, peut-être un étudiant diplômé d'une obscure université?

Pour résoudre le problème de la récupération, j'ai réorganisé beaucoup de mes fichiers en fonction du sujet principal. C’est le système recommandé par David Allen Faire les choses, et cela aide grandement à la récupération. Après plusieurs années d’archivage thématique, j’avais plusieurs tiroirs bien organisés avec des dossiers classés par ordre alphabétique: “Colonialisme” après “Guerre froide” et avant “Contre-insurrection”. Trouver un dossier rempli de références sur un sujet particulier était un jeu d'enfant.

Au-dessus du classeur, cependant, se trouvait un tas croissant de papiers non classés. Non-fichier-capable papiers. Les articles qui traitent de manière égale de deux sujets ou plus, ceux qui ne se prêtent pas à un titre de sujet facilement mémorisable, etc. Comme le remarque Allen, s'il faut plus de quelques secondes pour classer quelque chose, les chances que vous le fassiez chutent radicalement - le classement doit être rapide, facile et même amusant, sinon nous nous retiendrons de le faire. Ce qui signifie que mon travail ne pouvant plus être catégorisé, étiqueté ni classé en quelques secondes, je suis devenu de plus en plus opposé au classement..

Et ainsi mon empire de papier est tombé. La publicité

Entrez le dragon de papier

Le système que je commence à mettre en œuvre est inspiré du système utilisé par le logiciel de gestion de documents Paper Tiger. Dans le système Paper Tiger, les fichiers sont numérotés et classés de bas en haut. Chaque nouveau document ou groupe de documents est placé dans le prochain dossier vide disponible et une description du contenu et des mots-clés est entrée sous le numéro de ce dossier dans la base de données du logiciel. Ainsi, mon dossier rempli de ressources sur la lutte anti-insurrectionnelle pourrait se trouver dans le dossier 08174; pour le trouver, je cherche simplement dans la base de données “contre-insurrection”, qui me dira exactement où sont les documents dont j'ai besoin.

Le logiciel Paper Tiger n’est pas bon marché - la version complète des utilisateurs finaux coûte environ 170 dollars. Au lieu de cela, je crée une feuille de calcul simple, avec les colonnes suivantes:

Dossier # | Titre | Auteur | Mots-clés | Remarques

La colonne du numéro de dossier est déjà numérotée à 1000 (ou 01000, en fait - je peux ajouter d'autres numéros jusqu'à 99 999 si besoin est. Je pense au long terme, ici!). L'idée est que pour trouver n'importe quoi, je peux effectuer une recherche CTRL-F. Plus tard, je peux créer des requêtes sur la table, mais pour le moment, un simple “trouver dans la page” la recherche devrait suffire. Plus tard, je pourrai importer tout le shebang dans Access ou dans une autre base de données. Peut-être devrais-je devenir fou un week-end, l'importer dans MySQL et écrire un frontal Ruby on Rails! (J'ai toujours voulu apprendre Ruby on Rails…)

Le Paper Tiger est essentiellement un système de marquage de documents physiques (même si, techniquement, il pourrait être étendu aux documents numériques stockés sur mon PC ou à tout article que je souhaitais cataloguer. Ce qui est important, c’est de résoudre à la fois le problème. de dépôt - sans être limité à un seul sujet, je n'ai plus à craindre de ne pas pouvoir trouver quelque chose parce que je l'ai classé sous “Impérialisme” et cherché sous “Colonialisme” - et le problème de la récupération - la seule compétence dont j'ai besoin pour trouver un fichier est de compter.

Et vous? Comment avez-vous résolu vos problèmes de classement - ou l'avez-vous? Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné pour vous dans le passé (ou le présent) et qu'est-ce qui a fonctionné? Faites-nous savoir vos pensées dans les commentaires.