Les meilleures pratiques tirent le meilleur parti du travail dans un monde numérique

Flux de travail numérique

En tant que directeur du marketing produit chez Adobe, je discute tous les jours avec les clients de la manière dont ils peuvent optimiser leur productivité au travail. Ils me disent souvent qu'ils passent plus de temps à trouver comment faire leur travail que de les faire réellement..

Régulièrement confrontés au volume impressionnant d'informations, ils ont du mal à garder tout le monde sur la même page, à garder trace des données, informations et données perdues. Et aujourd'hui, les professionnels de tous les secteurs utilisent divers appareils, tels que les smartphones et les tablettes, pour travailler. Nous comptons sur la technologie pour rendre nos jours plus productifs, mais avec autant d'outils et de plateformes différents à notre disposition ces jours-ci, on peut se demander si nous pourrions compliquer exagérément les choses. Le monde numérique ne devrait-il pas nous faciliter la vie et réduire la complexité? La publicité

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Les professionnels qui travaillent, en particulier ceux qui travaillent dans un bureau, devraient examiner de près leurs habitudes de travail numériques et déterminer si ces habitudes aident ou nuisent à la productivité. Les services informatiques peuvent doter les employés des outils et de la formation appropriés, mais les utilisateurs ont finalement le contrôle sur la manière dont ils mettent en œuvre la formation et les outils..

La première étape pour tirer le meilleur parti du travail dans un monde numérique consiste à maîtriser votre flux de travail numérique. Qu'est ce qu'un “flux de travail numérique”? Nous en avons tous un. Un flux de travail numérique repose sur des processus électroniques qui éliminent le besoin de matériaux papier traditionnels. La publicité

Les documents sont au cœur d'un flux de travail numérique. Les entreprises fonctionnent sur des documents. Ils détiennent l'historique de l'entreprise, les états financiers, les plans stratégiques, les données sur le personnel, etc. Pour cet article, je vais me concentrer sur le document numérique en raison de son rôle essentiel dans notre travail quotidien..

Mettre le contenu en contexte

Grâce aux médias sociaux, la manière dont nous interagissons avec le contenu a considérablement changé. Le concept de document était autrefois un morceau de papier, numérisé. Mais maintenant, chaque travailleur a la puissance d'un studio multimédia sur son téléphone ou son ordinateur portable. La publicité

Maintenant, la question est de savoir comment ils utilisent cela et sont plus productifs en même temps. Un agent d’assurance, par exemple, doit traiter des vidéos, des images et des formulaires pour accélérer le traitement d’une réclamation. Il serait plus logique de combiner ces informations de manière compréhensible, intuitive et facile à parcourir. Mettre le contenu dans son contexte n’apporte pas seulement de la clarté; cela améliore aussi la productivité car l'information est plus exploitable.

Ne casse pas la chaîne

Nous sommes tous passés par là - nous en arrivons à un point lorsque nous travaillons sur un projet ou une mission où nous devons prendre le téléphone ou envoyer un email pour que quelque chose soit fait. Ensuite, nous attendons. Étonnamment, le courrier électronique reste le mécanisme le plus souvent utilisé pour échanger des fichiers et des commentaires dans un flux de travail typique. La publicité

Un cabinet d’avocats, par exemple, prépare en permanence des dossiers, qui comprennent de longues déclarations de témoins, des rapports d’experts, des pièces à conviction, etc. Ces types de documents peuvent faire plusieurs centaines de pages et nécessitent parfois des modifications à la dernière minute avant d’être envoyés à. le tribunal. Vous pouvez imaginer la main-d'œuvre nécessaire à la compilation, l'édition, la révision et l'envoi de cette grande quantité d'informations, ainsi que l'impact négatif potentiel sur la productivité. Des projets tels que ceux-ci nécessitent des outils qui vont au-delà de la création d'un formulaire PDF, de sa modification et de son envoi par courrier électronique: ils nécessitent une solution de bout en bout pour terminer le travail rapidement et avec succès, du début à la fin..

Protège toi

Enfin, si vos informations ne sont pas sécurisées et protégées, l'efficacité de votre flux de travail importera peu. Dans le monde en ligne collaboratif d'aujourd'hui, il est plus important que jamais qu'un logiciel soit mis à jour et qu'un logiciel anti-virus soit installé, quelle que soit la plate-forme ou l'appareil que vous utilisez. Un environnement non protégé est une menace certaine pour la productivité et la propriété intellectuelle.

Quels outils et techniques appliquez-vous à votre flux de travail numérique pour optimiser la productivité?