Dates et GTD - Tout ce que vous devez savoir

Je suis un fanboy de GTD depuis environ 3 ans et demi, et cela a permis d’essayer différents types de systèmes au fil des ans. Cependant, au fil du temps, j'ai aussi lentement réalisé que ce n'était pas à propos des outils que vous utilisiez, pas le moins du monde. L’objet de GTD est de comprendre le processus et d’utiliser réellement votre système pour faire plus de choses au travail et dans la vie.

L'un des aspects de GTD avec lequel j'ai eu le plus de difficultés est l'idée de dates; que ce soit les dates de début, dates d'échéance, jalons, peu importe. Dans GTD, M. Allen ne parle pas d'informations relatives à la date liées à des actions autres que la brève discussion consistant à se donner un paysage difficile à l'aide de votre calendrier. Dans cette optique, examinons le vaste monde des dates et des données GTD, ainsi que la manière dont elles peuvent être utilisées dans votre système. La publicité

Dates de début

Citant Merlin Mann concernant les dates de début:

“Les dates de début sont as. Les dates de début sont un moyen de se lancer dans l’avenir.”

Je ne pourrais pas être plus d'accord. Les dates de début vous permettent de planifier vos actions et vos projets de manière efficace tout en gardant pour le moment les choses qui ne sont pas très importantes ou qui ne tiennent pas compte du temps. Cela vous permet de vous concentrer sur les tâches qui importent le plus pour le moment sans vous enliser dans des tâches et des projets qui sont dans votre système mais ne sont pas attendus avant des semaines voire des mois. La publicité

En raison du nombre impressionnant de dates de début, je ne peux plus revenir à un système qui ne prend pas en charge les dates de début en tant que champ pour une tâche ou un projet. Les deux applications qui me viennent à l’esprit qui font cela sont bien Toodledo et OmniFocus, mais je suis sûr qu’il en existe au moins une douzaine. Si vous avez une tonne d'actions sur vos listes, vous devriez certainement envisager d'utiliser des dates de début pour les écarter afin que vous puissiez vous concentrer sur les actions et les projets en cours..

“Faux” Les dates d'échéance

Avez-vous déjà parlé de la sorte en ce qui concerne les projets??

“Voyons voir. J'ai un rapport à remettre d'ici la fin du mois et j'ai au moins 10 actions à faire. J'attends des nouvelles de John pour obtenir les notes de la réunion, résumer les notes, élaborer un plan, etc. Ainsi, la semaine prochaine, j'aurais dû faire résumer les notes et compléter le plan. Je vais donner cette date d'échéance du 27/02/11.” La publicité

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Ce qui précède est un bon exemple de “fausses dates d'échéance”; il s'agit de dates arbitraires que vous avez définies pour les actions d'un projet qui sont dues avant le projet de date d'échéance réelle. D'après mon expérience, ces types d'échéances ne fonctionnent pas. Ce qu’ils ont tendance à faire, c’est de permettre aux procrastinateurs de procrastiner davantage, car quand ils voient les échéances, ils repoussent tout à la dernière minute..

Voici une bien meilleure approche. au lieu de donner de fausses dates d'échéance à toutes vos actions de projet, assurez-vous que vos actions sont “très faisable”, ce qui signifie qu'ils sont quelque chose qui peut être fait dans les 10 à 25 minutes. Cela aidera un projet à avancer beaucoup plus rapidement. Ce que vous constaterez peut-être, c’est que vous faites plus que ce que vous auriez fait en donnant à toutes ces actions de fausses dates d’échéance.

Dates d'échéance réelles

Les dates d'échéance réelles correspondent à la date d'échéance réelle d'une action ou d'un projet. Ce type de dates nous est généralement proposé par les types de responsables de projets ou est défini par vous-même comme la date à laquelle les projets ou les actions doivent être terminés. La publicité

Lorsque je reçois une date d'échéance pour un projet scolaire ou une mission au travail, je l'ajoute toujours à l'action ou au projet et j'essaie très fort d'éviter le syndrome de la date d'échéance factice dont j'ai parlé ci-dessus. Parfois, dans mes notes de projet, je me fixe des jalons indiquant que, si telle ou telle date est remplie, je suis sur la bonne voie, sinon je dois effacer mon historique de tâches pour me considérer comme sur temps. Cela fonctionne bien, car il ne maquille pas mon système avec de fausses dates d'échéance, mais me permet néanmoins de contrôler mes progrès sur les actions et les projets liés aux dates..

Le dur paysage

Le difficile contexte dont parle M. Allen est l’idée de mettre sur votre calendrier des choses qui doivent être faites ce jour-là ou à cette heure (pensez à des réunions, des actions qui ne peuvent être faites qu’à une seule date ou heure, ou des rappels pour cela). jour ou heure). C'est un endroit sacré et ne devrait pas être encombré de choses qui n'ont pas de date d'échéance difficile ou d'actions que vous croyez aimerait avoir accomplies à une certaine date..

J'avouerai cependant que, si j'ai un projet de longue date qui a une date d'échéance difficile, je l'inscris dans mon calendrier comme un événement d'une journée. Que ce soit “vrai ou faux” par GTD, je ne m'inquiète pas vraiment. Ce que cela a fait pour moi, c’est de mettre les choses en perspective lors de mon examen hebdomadaire des actions et des projets, ce qui me permet de voir quand les grands projets ou certaines actions doivent être présentés au premier coup d’œil du calendrier. Autre que ces dates d'échéance difficiles, le calendrier est mains libres pour autre chose que ce qui a été mentionné ci-dessus.