Théorie fondamentale de la productivité Less is More

L'art et la science de la productivité améliorent vos résultats et votre vie. L’une des théories fondamentales de la productivité peut être résumée comme suit: “moins est plus.” Explorons les différentes manières dont vous pouvez augmenter votre productivité avec moins. Après tout, nous ne pouvons pas augmenter les heures de la journée mais nous pouvons augmenter notre concentration et notre créativité.

1. Lorsque vous écrivez moins de priorités, vous obtenez plus

L’une de mes idées préférées tirée du livre de Tim Ferriss, La semaine de travail de 4 heures, concerne l’impact de la définition de priorités moins nombreuses. Comme Ferriss écrit:

“N'arrivez jamais au bureau ou devant votre ordinateur sans une liste de priorités claire… Je ne recommande pas d'utiliser Outlook ou des listes de tâches informatisées, car il est possible d'ajouter un nombre infini d'items… avoir plus de deux éléments critiques à remplir chaque jour. Jamais.”

J'ai trouvé cette recommandation utile et absolument digne d'être mise en œuvre. En outre, rédiger une liste de tâches comportant cent articles à remettre le même jour vous découragera tout simplement..

2. En vous limitant à 7-10 objectifs annuels, vous aurez plus de chances d'atteindre vos objectifs.

Micheal Hyatt, entrepreneur et auteur, préconise de définir environ sept à dix objectifs annuels couvrant l'ensemble de votre vie (carrière, santé, intellectuel, financier, etc.). Définir des objectifs ambitieux est essentiel pour mener une vie dont vous êtes fier, plutôt que de simplement cocher des tâches. D'après mon expérience, 7-10 buts est la “Goldilocks zone” pour les objectifs annuels majeurs.

3. Lorsque vous évitez les e-mails professionnels à la maison, vous serez plus heureux et plus productif

Une étude publiée dans l'Academy of Management Journal a révélé que les professionnels se mettent souvent en colère lorsqu'ils reçoivent des courriels et des SMS de leur entreprise après les heures de travail normales. Quand vous y réfléchissez, cela a beaucoup de sens. Après tout, vous ne pouvez souvent rien faire pour résoudre un problème de travail le soir lorsque vous êtes loin de vos dossiers et que vous êtes en mesure de demander l'avis d'autres personnes. Si vous continuez à répondre à vos e-mails professionnels et à être obsédé par les problèmes, vous aurez plus de difficulté à vous détendre et à vous reposer. La publicité

4. Lorsque vous insistez pour des réunions avec des ordres du jour écrits, vous perdez moins de temps.

Suivre un ordre du jour écrit est une habitude essentielle pour des réunions efficaces. Mieux encore, insister pour que toutes les réunions aient un ordre du jour réduira le nombre de réunions auxquelles vous participez. Vous pouvez faire face à un ajustement difficile au début. Vous gagnerez des heures de temps productif chaque mois. Si vous rencontrez une résistance à un agenda écrit, dites simplement à la personne “Avant d’assister aux réunions, je cherche toujours à me préparer afin de pouvoir profiter au maximum de ma vie..”

5. Lorsque vous éviterez les e-mails et les médias sociaux dès le matin, vous serez plus productif

Comme disait Henry Ward Beecher, “La première heure est le gouvernail du jour.” La façon dont vous commencez la journée est importante. De nombreuses personnes qui réussissent suivent une routine matinale définie et prennent le temps de faire de l'exercice ou de lire un livre. Commencer la journée avec la messagerie électronique vous place dans un état d'esprit réactif. Cette approche signifie que vous négligez vos objectifs et vos priorités..

6. Lorsque vous limitez les heures de travail, votre attention sera améliorée

Dans le secteur de la comptabilité publique, il existe un “haute saison” en début d'année, des milliers de professionnels travaillent sur des audits. La pression des délais de la saison signifie beaucoup de stress. Malheureusement, certaines personnes du secteur négligent de passer le reste de leur vie. Pire encore, quand vous supposez que vous resterez au bureau pendant douze heures, vous ne pensez pas à perdre une heure ou deux le matin..

7. Lorsque vous faites la sieste, vous gérez votre niveau de stress

Compter vingt à trente minutes au cours d’une journée de travail chargée est l’un des moyens d’améliorer votre productivité. Vincent Walsh, professeur de recherche sur le cerveau humain à l'University College London, a déclaré que les siestes amélioraient la créativité. Continuer à s'attaquer à un problème de travail difficile n'est pas toujours la bonne stratégie. Bien sûr, toutes les entreprises n'ont pas une politique éclairée sur les siestes de l'après-midi, alors utilisez votre jugement..

8. Quand vous prenez tous vos jours de vacances, vous serez plus heureux et plus productif.

Saviez-vous que la législation néo-zélandaise exige que le personnel dispose de 30 jours de vacances par an? Cet engagement important en matière de vacances ne nuit en rien à l'économie néo-zélandaise, selon une récente étude de l'OCDE publiée dans USA Today. Prendre du temps à l'extérieur du bureau vous permet de développer vos intérêts, de vivre de nouvelles expériences et de prendre un repos bien mérité..

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9. Lorsque vous réduirez les notifications par courrier électronique, vous vous concentrerez davantage

Les notifications - bips sonores, appareils sonores et bourdonnements - étaient autrefois une idée amusante. Cependant, le moment est venu de réduire les notifications pour améliorer votre productivité. Si votre travail ou votre objectif est brisé pour vérifier vos e-mails toutes les quelques minutes, il vous faudra du temps pour vous recentrer sur votre travail. C’est pourquoi vous devez prendre le temps de désactiver les notifications (par exemple, désactiver les notifications par courrier électronique sur les téléphones iPhone et Android) ou de réduire la fréquence (par exemple, vérifier les e-mails toutes les heures au lieu de toutes les 5 minutes)..

10. Lorsque vous bloquez votre calendrier, vous recevez moins de distractions

Dans de nombreuses grandes organisations, il est courant d’avoir un calendrier partagé. Ce type de système facilite la planification de réunions car l’organisateur peut trouver une heure à laquelle tout le monde a besoin de la réunion. Malheureusement, certaines personnes commencent à afficher leur agenda de bureau quotidien de manière réactive: un emplacement pour stocker les demandes de réunion. Au lieu de cela, assurez-vous de bloquer (c.-à-d. “une rencontre avec toi”) au moins 2 heures par jour pour vous permettre de vous concentrer sur vos activités hautement prioritaires.

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Par exemple, le podcast Manager Tools recommande d'éviter les réunions le lundi matin.

11. Lorsque vous réduisez la consommation de télévision, vous avez plus de temps pour vous consacrer à des activités satisfaisantes..

Selon le cabinet d’études Nielsen, l’Américain moyen regarde plus de 3 heures de télévision par jour. Et si vous réduisiez votre consommation d'une heure? Cela vous donnerait le temps de vous appliquer à d'autres activités. Par exemple, vous pourriez enfin commencer à apprendre à coder, assister à un cours du soir un jour par semaine ou simplement vous coucher plus tôt. Cette idée est particulièrement utile si vous avez tendance à regarder la télévision (ou la vidéo) pendant des heures, quel que soit le programme. La publicité

12. Lorsque vous réduirez le temps consacré aux nouvelles, vous serez plus heureux et moins anxieux.

Le magazine Psychology Today a récemment rapporté que la visualisation de journaux télévisés et d’actualités pouvait rendre les gens plus anxieux. Au cours des 20 dernières années, il y a eu une augmentation de la couverture sensationnelle des nouvelles négatives. Selon les recherches: “Non seulement les émissions d’informations négativement équilibrées sont susceptibles de vous rendre plus triste et anxieux, elles sont également susceptibles d’exacerber vos inquiétudes et vos angoisses personnelles..”

13. Lorsque vous évitez de prendre des décisions importantes lorsque vous êtes fatigué, vous ferez moins d'erreurs.

Votre niveau d'énergie influe sur votre capacité à prendre de bonnes décisions. Par exemple, il est souvent difficile de garder son sang-froid sous contrôle après une journée stressante au bureau. En fait, les économistes ont indiqué que vous êtes plus susceptible de faire des achats impulsifs (par exemple, de la malbouffe) lorsque vous êtes fatigué..

Armé de cette information, vous pouvez décider de “dormir dessus” chaque fois que vous êtes invité à prendre une décision importante en fin de journée.

14. Quand tu te coucheras plus tôt, tu seras mieux reposé et efficace

Si vous avez l'habitude de passer vos journées à vous sentir fatigué et épuisé, aller au lit une heure plus tôt améliore votre productivité. Obtenir plus de repos améliorera votre capacité à rester concentré et vous aidera à prendre de meilleures décisions, y compris sur la route. La National Highway Traffic Safety Administration rapporte que plus de 200 000 accidents de voiture aux États-Unis sont causés par des conducteurs assoupis.

15. Lorsque vous supprimez l'encombrement dans votre espace de travail, vous perdez moins de temps

Le fouillis est un problème commun à beaucoup d'entre nous. Lorsque votre espace de travail est rempli de fouillis (vieux magazines, reçus de réclamations de dépenses, piles d'anciens post-it), votre productivité en souffre. Plus précisément, vous passerez du temps plusieurs fois par jour à la recherche de matériaux importants. Selon le Daily Mail, la recherche d'objets perdus prend au moins 10 minutes par jour (cela équivaut à dépenser plus de 1100 USD par an pour la recherche d'objets si votre salaire annuel est de 70 000 USD)..

16. Lorsque vous réduisez les temps de trajet non productifs, vous pouvez obtenir plus

Les déplacements entre le bureau et le bureau prennent beaucoup de temps qui pourrait être utilisé de manière productive. L’Américain moyen passe 50 minutes par jour à faire la navette, une activité que beaucoup considèrent fatigante ou frustrante. Heureusement, vous pouvez transformer le temps de déplacement en temps d'enseignement! Si vous conduisez une voiture pour aller au travail, écoutez des podcasts ou achetez un abonnement à Audible (un service proposant 100 000 livres audio). En outre, vous pouvez également vous rendre au travail en train ou en métro, lire, étudier ou même prendre une longueur d'avance sur votre travail. La publicité

17. Quand vous simplifiez votre routine du matin, vous devenez un maître du matin

Votre approche de votre matinée influe considérablement sur votre productivité. Si vous êtes désorganisé et que vous dormez dedans, votre quotidien sera une réalité. Au lieu de cela, vous pouvez suivre le rituel matinal des personnes qui réussissent qui se lèvent tôt pour pouvoir lire, faire de l'exercice et s'occuper d'autres activités importantes..

Pour rationaliser votre journée, recherchez les tâches récurrentes que vous pouvez optimiser. Par exemple, envisagez de placer vos clés et votre téléphone portable au même endroit chaque nuit afin de pouvoir les localiser facilement au moment de votre départ. Pendant l'hiver, placez tous vos vêtements pour temps froid (chapeau, gants, bottes, etc.) pour qu'ils puissent se sécher et être prêts pour un autre jour..

18. Lorsque vous définissez une minuterie sur votre travail, vos foucs vont améliorer

Dans la plupart des environnements de travail professionnels, les individus disposent d'une grande autonomie dans l'organisation de leurs journées. Généralement, cette liberté est une bénédiction. Il est également facile de tomber dans de mauvaises habitudes - lire des articles sur le Web, regarder des vidéos idiotes ou tout simplement rêver. Au lieu de cela, définissez une minuterie sur 25 minutes pour améliorer la productivité. Une fois que vous maîtrisez la routine de travail selon un horaire, vous pouvez augmenter progressivement la durée de vos périodes de focus.

19. En réduisant les icônes sur le bureau de votre ordinateur, vous serez plus productif

Le bureau de votre ordinateur n’est pas un système de classement efficace. Pour de meilleurs résultats, je recommande un maximum d’une colonne d’icônes pour les applications les plus fréquemment utilisées. Je suggère d’inclure vos principales applications de productivité (par exemple, Microsoft Word et Excel) et vos navigateurs Web (par exemple, Firefox et Chrome). Le reste de votre bureau sera alors libre et clair.

Une fois que vous avez rangé votre ordinateur, recherchez une image de papier peint inspirante qui vous mettra de bonne humeur. Explorez ces sept sites Web pour trouver des images de fond d'écran qui vous permettront de lancer votre imagination..

20. Lorsque vous modérez votre consommation d'alcool, votre santé s'améliorera

Sur les navires de croisière et autres destinations de vacances, de la bière, du vin et d’autres boissons sont servis aux clients. Bien que agréable, boire trop d'alcool nuit à votre productivité. La consommation excessive d'alcool cause des problèmes de santé qui prennent du temps à d'autres activités. Vous ne savez pas si vos habitudes de consommation sont excessives? Prenez rendez-vous avec votre médecin pour lui demander son avis.

Crédit photo présenté: Pocket Watch Classic / Tentes via pixabay.com