Réussissez et augmentez votre productivité avec Google Docs

Avez-vous eu des problèmes avec plusieurs postes de travail, ordinateurs portables, appareils mobiles et avez accès à un certain document? Partagez-vous des documents et des feuilles de calcul avec des équipes de personnes? Demandez-vous des commentaires sur des projets de personnes partout dans le monde?

Si vous le faites, j'ai une solution pour vous qui ne coûte même pas un centime à utiliser. La publicité

Google Docs

D'accord, d'accord, j'ai entendu les gémissements même sur Internet. Google Docs ne jouit pas d'une bonne réputation en remplacement de Microsoft Office ou même d'Open Office. Je ne parle pas d'utiliser Google Docs comme logiciel de traitement de texte. J'utilise MS Office et Open Office pour créer et modifier des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Si vous êtes un grand utilisateur d’applications de type bureautique, vous devez disposer d’un logiciel de bureau..

Ce dont je parle, c’est d’utiliser Google Docs comme complément à vos applications de bureau. Utilisé correctement, Google Documents peut fournir une évaluation de vos documents chez vous, au bureau, en déplacement, partout avec une connexion Internet. C'est également un excellent moyen de collaborer avec des personnes, de partager des éléments et d'obtenir des commentaires..

Il existe d'autres outils de collaboration. Dropbox, Syncplicity sont certains. Ils sont bons pour les technophiles qui comprennent ce qu'on attend d'eux. J'ai constaté que lorsque je souhaite partager des informations avec des non-techniciens, ils rencontrent des problèmes avec de tels outils. En outre, ils ont une version gratuite et professionnelle. Si vous les utilisez pour tout ce qui concerne une entreprise, vous devriez envisager de payer pour cela, afin de ne pas enfreindre les termes et conditions. La publicité

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Commencer

Bien entendu, vous avez besoin d'un compte Google pour utiliser Google Documents. Si vous n'en avez pas déjà un, rendez-vous sur google.com et inscrivez-vous. Une fois que vous avez votre compte, vous pouvez accéder à Documents en cliquant sur l’onglet en haut de l’écran. Cela vous mènera à votre écran d'accueil.

Des collections

La clé pour utiliser Google Docs dans la compréhension des collections. Les collections sont identiques aux dossiers de fichiers dans Google Docs. Chaque collection contient un certain nombre d'autres choses. Une collection peut contenir plusieurs documents, feuilles de calcul, présentations ou même d’autres collections. Une collection peut contenir plusieurs types d'éléments, un couple de documents, des feuilles de calcul et quelques autres collections. C'est comme les dossiers de fichiers dans un système d'exploitation.

J'utilise des collections pour conserver des objets similaires afin qu'ils soient regroupés et que je puisse les partager avec qui je veux. Les collections apparaîtront sur votre écran d'accueil Google Documents sur le côté gauche. Il y aura une liste de vos collections et des collections partagées avec vous. La publicité

Get 'Er Done facilement

J'ai découvert que le meilleur moyen d'intégrer vos documents dans Google Docs consiste à créer des dossiers sur votre poste de travail, à insérer les éléments auxquels vous souhaitez accéder, puis à les télécharger en tant que collections dans Google Docs. J'ai longtemps lutté pour essayer de télécharger les documents un à un, de créer les collections sur Google Docs, puis de les placer dans les collections. Ne fais pas ça. C'est vraiment maladroit. Vous pouvez tout faire sur votre poste de travail en quelques minutes, le télécharger et y accéder ensuite où que vous soyez..

Partage et commentaires

L’autre utilisation intéressante de Google Documents consiste à partager des informations avec les internautes. Vous pouvez partager des collections ou des éléments individuels. Le moyen le plus simple que je partage est de cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'élément. Cela vous permettra de sélectionner Partager, puis de cliquer à nouveau sur Partager. Cela fait apparaître la boîte de dialogue Paramètres de partage. À ce stade, vous avez deux choix. Vous pouvez partager directement avec des personnes en utilisant leur adresse email. Il suffit de taper l'adresse dans la case “Ajouter des personnes”. Ils recevront un email leur donnant accès à l'article. Une autre façon consiste à utiliser un lien. En haut de la zone Paramètres de partage, cliquez sur Modifier pour modifier le type d'accès. Sélectionnez n'importe qui avec le lien pour accéder à un lien qui amènera quelqu'un à votre article. Vous avez également le choix de leur donner la possibilité de modifier le document..

En utilisant un lien avec une autorisation de modification, vous pouvez partager un document sur Facebook, Twitter, etc. et demander des commentaires sur tout ce sur quoi vous travaillez. Quelle excellente façon d'obtenir des commentaires! Les utilisateurs peuvent utiliser la fonctionnalité Insérer des commentaires pour vous donner tous les commentaires que vous souhaitez. Assurez-vous simplement d'avoir une copie de sauvegarde au cas où quelqu'un modifierait le document au-delà de la reconnaissance. La publicité

Ménagère

Enfin, pour réduire l'encombrement, utilisez les collections pour empêcher les éléments individuels d'encrasser votre page d'accueil dans Google Docs. Sélectionnez les éléments individuels, puis cliquez sur Plus en haut. Sélectionnez Ne pas afficher dans l'accueil pour les masquer de votre page d'accueil. Vous trouverez toujours les articles dans les collections et votre page d'accueil sera beaucoup plus facile à gérer..

Simple, Rapide, Gratuit

Utiliser Google Documents comme je viens de le décrire répond à mes conditions préalables pour disposer d'un outil de productivité haut de gamme: simple, rapide et bon marché (gratuit). C'est un excellent outil à avoir dans votre sac à outils. Je ne vois que l'utilisation croissante de Gmail et Google Docs.

Pourquoi ne pas commencer à l'utiliser et profiter de la productivité accrue?

(Crédit photo: Electonic News sur Internet via Shutterstock)