Soyez organisé avec 4 façons de gagner la guerre du papier

En plus de treize ans de travail en tant qu'organisateur professionnel, j'ai fait ma part de la rédaction de papier! J'ai organisé plus de papier que n'importe quel autre type d'organisation. Pourquoi? Parce que le papier est l’une des choses les plus difficiles à organiser et à maintenir organisée.

Le papier est tellement difficile à organiser car la publicité

1. C'est ennuyant
2. C'est plat et donc difficile de voir que tu fais des progrès très rapidement
3. Ça ne finit jamais, ça n'arrête pas tous les jours
4. Il est généralement principalement noir et blanc, ce qui nuit aux yeux
5. Cela nécessite de prendre une décision à propos de chaque élément - vraiment difficile pour les personnes qui ont du mal à prendre des décisions.

Est-il étonnant qu'il soit assez courant que les gens procrastinent pour organiser leurs papiers alors qu'il y a tant d'autres tâches impérieuses à accomplir qui sont beaucoup moins agaçantes? Malheureusement, reporter la gestion du papier ne vous coûte plus cher à long terme car, à mesure que ses quantités augmentent, votre envie de le gérer diminue dans des proportions égales. Vous avez bientôt un cauchemar de papier qui provoque toutes sortes de sentiments négatifs comme l’anxiété, la dépression, le dégoût de soi, la colère, l’irritation et l’épuisement..

Le tri et l’organisation du papier faisant partie de mon travail quotidien, j’ai élaboré des directives générales pour la manipulation du papier qui me permettent de rester sain d’esprit et d’avancer.

1. Ne commencez jamais avec du papier sauf si c'est la seule chose que vous devez organiser.

Si vous commencez avec du papier, vous allez quitter. Vous fuyez! Vous allez faire du shopping, regarder la télévision, manger un gâteau ou décider que la pelouse doit être tondue maintenant. Le papier va vous fermer. La publicité

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J'ai appris que commencer par le papier est une grosse erreur à la dure lors de ma première année en tant qu'organisateur. J'ai pris les devants d'un client et j'ai commencé avec du papier. Au milieu de la séance, le client a eu une crise d'asthme, s'est précipité vers la salle de bain et a vomi. La leçon que j’ai tirée de cette expérience dramatique est que ce n’est pas une bonne stratégie d’organisation pour commencer avec du papier.!

La seule façon de traiter efficacement le papier est de revenir dans le papier. En d'autres termes, ne vous attaquez pas à cela. Passez un bon moment à évaluer, trier et purger tout le reste de votre espace en premier. Ensuite, lorsque la salle se sent bien et que tout ce qui reste à faire est de trier et d'effacer le papier, vous trouverez le papier plus facile à manipuler..

2. Ne commencez jamais avec une seule feuille de papier en haut d'une pile de papier.

Il est important que vous réalisiez rapidement des progrès visibles lors de l’organisation du papier. La meilleure façon de le faire est d’en jeter le plus vite possible. Par conséquent, vous devez d’abord traiter les gros morceaux de papier comme des magazines, des lettres d’information et des papiers agrafés ensemble. Vous vous verrez comme un succès lorsque votre pile de papier se décharge rapidement et vous resterez motivé pour continuer à travailler. La publicité

3. Ne conservez que les papiers que vous êtes susceptible d’UTILISER.

La plupart des gens gardent trop de papier, soit parce qu'ils ne savent pas quoi garder, alors ils gardent tout parce que c'est une chose sûre à faire, ou ils reportent la prise de décision de peur de se tromper, ce qui leur permet de conserver de gros volumes de papier inutile. Beaucoup de gens ne ralentissent pas assez pour réfléchir aux papiers qu'ils doivent vraiment conserver. Garder tout semble être la meilleure assurance contre le fait de ne pas avoir les papiers dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin. Mais peuvent-ils les trouver quand ils en ont besoin? Plus vous gardez du papier, plus vous devez travailler pour les garder organisés et accessibles.!

Mon conseil est de réfléchir à votre histoire et de vous souvenir des moments où vous deviez récupérer des documents. Les types de papiers dont vous aviez besoin dans le passé sont ceux dont vous aurez probablement besoin à l'avenir. Les moments qui me reviennent le plus vivement sont ceux où j'achetais une maison ou demandais un prêt. Ne conservez que les papiers que vous utiliserez probablement ultérieurement.

En cas de doute sur la nécessité de conserver un certain type de papier, demandez-vous, “Comment vais-je utiliser ce?” Si vous ne parvenez pas à vous souvenir de l'utilisation de ce type de papier ou si vous ne pouvez pas penser à une manière de l'utiliser ultérieurement, lancez-le! Et célébrer! Vous venez de vous rendre la vie plus facile! La publicité

4. Faites en sorte que le papier quitte votre espace tous les jours.

De 80% à 90% du papier qui est classé ne sera JAMAIS réutilisé. Devenir plus perspicace et plus déterminé à purger le papier allégera votre charge de travail et vous responsabilisera. Assurez-vous de traiter le courrier chaque jour, c'est-à-dire de le trier, de classer le courrier indésirable évident et de stocker délibérément les documents qui nécessitent une action ultérieure ou le classement dans des endroits spécifiques où ils peuvent être facilement récupérés à une date ultérieure. En prenant des mesures régulières pour purger le papier, vous resterez en position de force par rapport au papier. Reporter le travail sur papier équivaut à dire au papier de prendre la relève. La vigilance avec le nettoyage du papier ne prend que quelques minutes par jour et vous évitera des heures et des heures d'agonie à une date ultérieure.

Image: Kozumel

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