Soyez productif! 15 idées qui fonctionnent vraiment!

Puis-je vous dire un petit secret?

Travailler intelligemment ne consiste pas à faire plus en moins de temps. Il s'agit de faire moins en plus de temps.

Confus?

Laissez-moi vous expliquer: être vraiment productif - peut-être “efficace” est un meilleur mot - il ne s'agit pas de courir sans réfléchir à votre liste de choses à faire. Il faut d'abord être prudent avec la sélection des tâches et puis faire les tâches qui font la plus grande différence.

La chose la plus importante

S'il y a une chose que je voudrais que vous reteniez de ce message, c'est alors: utilisez la matrice d'Eisenhower pour identifier les tâches importantes et les tâches urgentes, puis agissez en conséquence dans cet ordre:

• Quadrant 1 - Tâches urgentes et importantes - elles sont essentielles à votre journée et doivent être traitées immédiatement. Pensez à faire face à une crise cardiaque ou à un enfant hospitalisé.
• Quadrant 2 - Tâches non urgentes et importantes - Vous souhaitez passer la majeure partie de votre temps dans ce quadrant. Pensez à faire de l'exercice régulièrement ou à bien éduquer. Si vous faites de l'exercice régulièrement, vous êtes moins susceptible de subir une crise cardiaque.
• Quadrant 3 - Tâches urgentes mais non importantes - Malheureusement, nous déchets une lot de temps dans ce quadrant. Pensez aux courriels «urgents» ou répondez constamment aux messages SMS. Celles-ci semblent urgentes mais ne sont que des interruptions et détournent votre journée.
• Quadrant 4 - Non urgent et sans importance - Il s'agit d'activités de loisirs et de temps d'arrêt. Vous devez décompresser mais essayez de les programmer vers la fin de la journée..

Une fois que vous avez choisi les tâches dans votre quadrant, vous pouvez utiliser l’une des astuces de productivité ci-dessous pour parcourir votre liste de tâches à effectuer. La publicité

1. La technique de Pomodoro.

Cela consiste essentiellement à décomposer vos tâches en incréments de 25 minutes et à attaquer votre travail avec une concentration intense pour ces tranches de temps. Après chaque tranche de 25 minutes, vous prenez une pause de 3 à 5 minutes. Et tous les quatre pomodoro, vous prenez une pause de 15-3 minutes. C'est tout. L'idée ici est que des pauses fréquentes peuvent améliorer l'agilité mentale.

2. L’approche Faire avancer les choses (GTD).

Cette approche catégorise les tâches de deux manières. Par projets (que nous connaissons tous) et par contextes, c’est un ensemble de conditions nécessaires à l’exécution des tâches. Imaginez ceci: vous devez prendre rendez-vous avec votre médecin, appeler le plombier pour réparer la salle de bain et rappeler votre comptable. Ces tâches relèveraient probablement des projets de santé, d’entretien de la maison et de financement. Mais ils seraient tous exécutés à partir d'un contexte - votre téléphone. L'un des avantages de la méthode GTD est qu'elle vous permet d'associer des tâches en fonction du contexte et de faire avancer plusieurs projets à l'aide du «descripteur de contexte»..

3. Traitez votre courrier électronique par lots.

Le courrier électronique fait partie de ces tâches du quadrant 4 qui peuvent vraiment détourner votre journée. Ne vérifiez pas votre email trop souvent. C'est une recette pour le désastre quand il s'agit de la productivité. Entraînez vos parties prenantes à attendre des réponses de votre part à 10h, 12h et 15h (en utilisant un message de départ et / ou un message dans votre signature de courrier électronique), puis s'en tenir à ces temps. Vous serez surpris de voir combien de tâches urgentes se résolvent d'elles-mêmes!

4. Réservez votre travail créatif pour la matinée.

Si votre journée implique un travail créatif ou nécessite une réflexion critique, planifiez-la pour vos matinées. Pour la plupart des gens, les matins sont leur «prime time». C’est à ce moment-là que vous obtiendrez probablement les meilleures avancées et un maximum de résultats en matière de création. Enregistrer les tâches administratives pour plus tard dans la journée.

5. Planifiez votre journée la nuit avant d'utiliser la boxe de temps.

La planification de vos tâches la nuit précédente vous permet de vous éloigner émotionnellement de cet écrasement inévitable dans votre journée de travail bien remplie. Planifiez vos tâches sur votre calendrier en utilisant la boxe de temps et respectez le plan. Faire des exceptions seulement pour les urgences!

6. Apprenez l'art de dire “non”.

Savoir ce qui fait le succès d'Apple? Ils savent comment dire "non". Ils refusent des centaines de caractéristiques de conception qu’ils pourraient intégrer à leurs appareils et les distiller jusqu’à l’essentiel. Ils sont maîtres de l'élimination. Le résultat final? Simplicité de forme et de fonctionnalité. C'est l'approche que vous devez adopter pour votre liste de tâches. Détruisez-le jusqu'à l'essentiel, puis rendez-vous d'abord en ville. La publicité

7. Utilisez une minuterie (j'aime la vitamine R pour Mac).

Voici un autre secret très puissant. Prenez le temps de travailler. Fixez-vous aussi des délais agressifs. Pensez que cela vous prendra une heure pour écrire cet article. Essayez de le faire en 45 minutes. Vous constaterez que ça va aiguiser votre attention si rien d'autre.

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8. Consommer du contenu audio pendant la course ou l'exercice.

Utilisez des livres audio chaque fois que possible. Découvrez l'offre Amazon Matchmaker qui vous permet de permuter entre la lecture du livre électronique et l'écoute de la version d'un livre audio tout en maintenant vos signets intacts. C'est un produit génial qui propose souvent des livres audio gratuits pour accompagner votre ebook existant à des prix aussi bas que 1,99 $.

9. Développer des rythmes de concentration et de repos.

En accord avec la technique de Pomodoro, assurez-vous de trouver un rythme de concentration et de repos. J'ai tendance à garder les séances de travail plus longues et les séances de repos plus courtes en début de journée. À mesure que la journée avance, j'ai tendance à raccourcir les séances de travail et à prendre des pauses plus longues. Trouvez le rythme qui vous convient et allez-y.

10. Faites un audit de productivité sur vous-même.

Ayant expérimenté Excel, des notes manuscrites et quelques autres méthodes, j'ai trouvé que le meilleur moyen de suivre votre temps est d'obtenir la configuration de rescuetime.com sur votre ordinateur. Il suit automatiquement vos activités lorsque vous êtes en ligne. Et si vous décidez de passer à la version professionnelle (actuellement environ 10 dollars par mois), vous pouvez même suivre vos activités hors ligne..

Il vous suffit de suivre vos activités pendant un mois pour procéder à un audit de votre productivité. C’est assez pour comprendre comment vous passez votre temps et le comparer à votre pense tu passes ton temps.

Croyez-moi, vous serez surpris. La publicité

11. Ne pas multitâche, tâche unique.

Éliminons l'un des plus grands mythes concernant la productivité. Le multitâche ne fonctionne pas. Plusieurs études ont démontré le mythe du multitâche.

Le multitâche provoque plus de distractions, ternit votre concentration et augmente le niveau de stress. Ses coûts dépassent de loin ses avantages.

12. Utilisez vos matinées comme un tremplin pour le succès.

Connaître le secret des plus performants? Ils utilisent leurs matinées pour faire un saut dans la journée. Au moment où ils ont atteint leur après-midi, ils ont terminé leurs tâches les plus importantes. Ils font même un entraînement, lisent ou écoutent du matériel inspirant (souvent tout en travaillant) avant de commencer leur journée. Cela augmente leur niveau d'énergie et les prépare au succès.

Les premières heures de la journée donnent le ton. Que faites-vous pour passer à la vitesse supérieure lorsque vous vous réveillez?

13. Identifiez vos heures de grande écoute et éliminez les distractions pendant ces heures.

Soyez très clair toutes les fois où vous êtes le plus productif. La plupart des gens ont commencé à marcher vers 10 heures. Quand est votre prime time?

En outre, éliminez les distractions pour tirer pleinement parti de vos heures de grande écoute. Par exemple, si vous trouvez que votre heure de grande écoute est à 10 heures, assurez-vous de ne pas modifier votre courrier électronique et évitez les réunions à cette heure-là. La publicité

Bloquez ce temps dans votre calendrier et utilisez-le pour vous concentrer sur le laser.

14. Développer des rituels que vous associez à la haute performance.

Avez-vous vu Rafael Nadal arranger ses bouteilles de boisson de façon obsessionnelle entre les séries à Wimbledon? C'est un exemple de rituel de haute performance.

Les rituels sont excellents, car ils n'impliquent pas beaucoup de réflexion et vous introduisent automatiquement dans la conception d'un travail performant. Je trouve que c'est l'un des meilleurs moyens de parvenir à un «flux».

15. Halte à la procrastination mortelle une fois pour toutes!

La procrastination est l'un des problèmes les plus importants pour votre productivité. La procrastination affecte votre productivité de deux manières. Premièrement, vous perdez du temps lorsque vous procrastinez. Deuxièmement, et plus important encore, le retard des tâches a souvent un coût. Par exemple, si vous ne faites pas d'exercice régulièrement, vous aurez plus de risques de souffrir d'une maladie cardiaque ou d'un accident vasculaire cérébral. Ou, si vous laissez les tâches importantes s'accumuler, vous passerez beaucoup plus de temps à éteindre des incendies que vous n'auriez jamais eu auparavant si vous aviez terminé les tâches à l'avance..

Voulez-vous surmonter la procrastination? Utilisez cette approche de la pleine conscience pour prendre conscience de vos habitudes en matière de procrastination afin de pouvoir les surmonter.

Ce que vous accomplissez est plus important que ce que vous accomplissez

Au bout du compte, le nombre de tâches que vous accomplissez n'est pas le nombre de tâches stratégiques que vous avez effectuées au cours de votre journée. Il s’agit d’identifier les éléments les plus importants de votre liste de tâches, puis d’appliquer ces outils pour les réaliser en premier. Appliquer aveuglément d’excellents outils de productivité à votre liste de tâches revient à utiliser un instrument contondant pour couper l’acier. Vous perdez votre temps.

Comment hiérarchisez-vous vos tâches et quelle est votre productivité préférée??