Comment bien fermer un projet

L’accent mis sur l’obtention de résultats concrets au moyen de technologies, d’outils et de modifications psychologiques nous a permis d’atteindre de nouveaux sommets en termes de productivité. C’est formidable, car plus nous pouvons finir de choses, plus vite nous pouvons passer à d’autres choses (souvent plus grandes et meilleures). Cela pourrait signifier gagner plus d’argent, des vacances ou des occasions d’essayer de nouvelles expériences - tout ce qui est important à l’époque. Mais ne vous pressez pas trop pour fermer un fichier ou terminer les 10% restants d'une tâche. Il existe d'excellents moyens de terminer des tâches qui peuvent générer des avantages importants pour vous et les personnes autour de vous qui sont impliquées. Ces avantages peuvent souvent s’étendre à ceux qui risquent d’arriver plus tard. La publicité

La fermeture d'un projet doit inclure les éléments suivants:
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• Reconnaissance. McDonalds a son programme de cadres photo Employé du mois de longue date. Dell propose un programme de bénévoles de distinction aux employés qui s’engagent dans des projets de bénévolat. Toastmasters International a décerné de nombreux prix à ses membres pour diverses tâches et mandats. Les meilleurs programmes ont cinq aspects:
• Réalisable: Les normes sont élevées mais pas assez pour décourager tous, sauf les plus ambitieux, d'essayer de les atteindre.
• ObjectifLes gens doivent savoir à quoi s'attendre et percevoir l'octroi de récompenses comme n'étant pas un processus excessivement subjectif.
• Pratique: Inclure des récompenses qui sont des facteurs de motivation sensés. Le temps libre et l'argent comptant n'ont pas beaucoup de sens si vous êtes à court de personnel et que vous êtes à court d'argent. Cependant, lorsque les coffres sont pleins et que vous êtes dans une saison basse, le temps et l'argent sont de meilleurs facteurs de motivation qu'un ornement de table à café.
• Opportun: Plus l'attribution d'une subvention à l'achèvement de la tâche est proche, mieux.
• Utile: Dans la mesure du possible, mesurez et récompensez quelque chose qui aide à produire les résultats souhaités.
• Documentation. La plupart des entreprises ont tendance à bien documenter l’achèvement des travaux, car elles comportent généralement des aspects de comptabilité financière. Les organisations à but non lucratif sont souvent notoires pour avoir omis de documenter correctement les achèvements de projets et de résoudre les problèmes de transfert. Faire un bon travail sur ces aspects peut rendre la vie beaucoup plus facile à ceux qui reprendront les bureaux à l'avenir. Par exemple, si une organisation a une conférence annuelle, elle devrait préparer un fichier électronique avec tout le matériel utilisé pour planifier, promouvoir, faire fonctionner et compléter l’événement. Peut-être graver un CD et le donner au président de la conférence de l'année suivante.
• Révision et réexamen. Cela fait partie du sandwich - la substance au milieu. Entre les aspects de reconnaissance et de célébration, c’est un excellent endroit pour effectuer une évaluation et apporter un retour d’information constructif afin que des améliorations puissent être apportées aux projets futurs. Ces commentaires devraient inclure des éléments positifs (des éléments qui ont bien fonctionné), des suggestions d’amélioration et un résultat globalement positif. Un sandwich dans le sandwich. Ces revues peuvent offrir d’énormes opportunités de croissance pour les personnes impliquées, tout en contribuant à améliorer la qualité des projets eux-mêmes..
• Fermeture et nettoyage. Les aspects de la fermeture incluent normalement être payé et payer tout le monde, remplir tous les documents en suspens, classer tous les rapports requis, informer toute personne qui a besoin d’être informé, jeter les ordures et nettoyer l’usine, l’entrepôt ou l’espace de travail. En règle générale, une fois que cela est fait, la liste doit être claire et, dans la mesure du possible, il ne devrait pas y avoir de restes de vieux projets perturbant les activités futures..
• Fête. Le peuple hollywoodien a maîtrisé cela avec des fêtes préparatoires et de grands événements tels que les Academy Awards. Chaque fois qu'un film est terminé, la tradition appelle un “soirée enveloppante” où toutes les personnes impliquées dans la production se réunissent pour une célébration qui clôture la production. Les Oscars sont un cas extrême où l’industrie attribue de manière très publique ses propres mérites tout en apportant une plus grande reconnaissance à l’industrie du film et de la télévision dans son ensemble..

Construisez un événement mais gardez-le dans les bonnes proportions. Pour un projet en petit groupe au travail, commander un déjeuner et organiser une séance de bilan et de récapitulation de la revue serait très utile. Le chef d'équipe pourrait reconnaître la contribution de chacun, peut-être en invitant un cadre supérieur à dire quelques mots et à remettre des prix. Le repas lui-même pourrait être la récompense, mais il est généralement préférable d'avoir quelque chose qui aille au-delà de l'événement. L'argent et les congés sont bien, mais il en est de même pour les personnes qui les ont gagnées. Pour un projet plus important, une grande éclaboussure dans un hôtel ou une salle de conférence peut donner les meilleurs résultats. La nature et la taille d’un tel événement dépendent d’un certain nombre de facteurs. L'important est de l'adapter de manière appropriée. Organiser un événement peut prendre beaucoup de temps, d’argent et d’efforts, vous devez donc réfléchir à la planification et à la gestion appropriée. La publicité

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Overachievers méfiez-vous. Finir ne veut pas dire commencer. Il n'y a rien de mal à utiliser un événement de clôture pour annoncer quelque chose de nouveau. En fait, c’est souvent un excellent moyen de lancer un nouveau projet. Mais lancer quelque chose de nouveau ne devrait pas saper la chose que nous venons de terminer. Focaliser les événements entourant l'achèvement sur l'achèvement, pas sur les nouveaux débuts. Cela permet de préserver l'intégrité de l'activité qui vient d'être complétée et de permettre aux personnes impliquées de reprendre leur souffle, de savourer les prix, de ranger les documents, de réfléchir, d'essayer de tout et de rien, et de profiter librement de la célébration sans se perdre prématurément. la chose suivante. La publicité

Ces éléments supérieurs à l'achèvement peuvent sembler évidents à quelqu'un qui les lit mais il n'y a souvent aucun processus formel dans une entreprise ou une organisation pour les exécuter efficacement. Ceux qui utilisent ces processus ont tendance à faire beaucoup mieux pour mener à bien leurs projets que ceux qui n'en ont pas. Les entreprises et organisations de plus grande taille et plus performantes ont tendance à être dotées de tels processus.

Ceux qui font un bon travail en terminant des projets laissent les autres membres de l'équipe motivés à s'impliquer et à faire de belles choses dans les projets futurs. Une tâche bien complétée est également associée à suffisamment de documentation bien remplie pour que quiconque souhaite tirer des leçons des résultats ou les reproduire à l'avenir puisse le faire sans avoir à tout comprendre à la base..
Si vous avez des conseils ou des idées à partager sur la finition, merci de poster un commentaire.

Peter Paul Roosen et Tatsuya Nakagawa sont les cofondateurs d'Atomica Creative Group, une société spécialisée dans le marketing de produits stratégiques. Grâce à ses connaissances et à ses recherches de pointe, à une planification stratégique solide et à une gestion de projet efficace, Atomica aide les entreprises à mieux réussir à commercialiser de nouveaux produits et à améliorer leurs activités existantes. Ils ont co-écrit Over Over Inventoritis: Le tueur silencieux de l'innovation maintenant disponible.