Comment aller sans papier Enterrez le papier avant de vous ensevelir

Le concept de bureau sans papier existe depuis les années 60 ou 70, à l'instar de la voiture volante. Pour beaucoup de gens, cela n’était guère plus qu’un mythe. Comment pouvons-nous nous débarrasser de ce papier alors que nos bureaux sont remplis de photocopieurs et de télécopieurs et que les transporteurs postaux et les messagers apportent sans cesse des tonnes de documents? Qu'en est-il de la nécessité de conserver les reçus à des fins comptables et fiscales? Et qu'en est-il des contrats et autres documents légaux? C'est difficile, mais cela devient plus facile chaque jour.

Eh bien, la réponse courte est que dans un environnement de bureau normal, nous ne pouvons pas vraiment le faire à 100%, certainement pas en une seule étape sans brûler l'immeuble. Cependant, nous pouvons prendre des mesures simples pour ne pas avoir à gérer en permanence des piles de papier à la maison ou au bureau. Quelques étapes décisives appliquées sur suffisamment de temps peuvent réduire considérablement, voire éliminer le papier. La publicité

Avant de passer en revue les étapes spécifiques, nous devons considérer qu’il existe deux types de documents papier: ceux que nous devons conserver à plus long terme (appelons-les enregistrements) et ceux qui sont de nature transitoire (appelons-les fichiers de travail). Différentes approches fonctionnent pour ces deux types de papiers ou de documents. La nature de votre bureau et de votre travail a beaucoup à voir avec quel type de papier vous pouvez réduire ou éliminer le plus facilement. Un bureau juridique, comptable ou médical aura probablement plus de difficulté à rendre ses archives sans papier que le serait une agence de publicité ou un bureau de campagne politique. Décidez des étapes de réduction du papier que vous prenez et dans quel ordre vous les prenez en fonction de ce que vous faites et de l’importance des divers enregistrements et fichiers de travail. La publicité

Dix étapes pour convertir votre bureau en un bureau sans papier: la publicité

1. Commencer en ayant la fin à l'esprit. Soyez clair sur vos objectifs afin de pouvoir cibler votre conversion plus efficacement. Par exemple, si l'efficacité est un objectif plus important que l'environnement, n'essayez pas de réduire votre volume de papier de moitié en recyclant le papier par le biais des copieurs pour imprimer à l'envers. La copie recto verso bloque facilement la machine et déroute souvent quiconque reçoit des documents imprimés des deux côtés. Nous avons jugé qu'il était beaucoup plus important d'accroître l'efficacité du système de gestion des documents que de réduire le nombre de documents de travail. En ciblant la gestion des documents, les réductions des documents de travail ont naturellement suivi.
2. Décidez d’une date pour passer du papier au papier sans papier pour tout ce qui va suivre. Choisissez une date suffisamment éloignée pour que tout le monde puisse travailler. Tout ne doit pas être changé en même temps. Ne vous inquiétez pas de la conversion d'anciens enregistrements jusqu'à ce que vous ayez le temps de faire quelque chose pour les convertir. Beaucoup d’entre eux peuvent probablement être conservés sans changement et jetés une fois qu’ils atteignent un certain âge.
3. Établissez un système de conservation des archives électroniques et familiarisez-vous avec ce dernier avant de vous y engager. Nous n’avons pas installé un système coûteux ou compliqué avant de procéder à une conversion matérielle. Ce que nous avons fait au début a été de créer un système de nom de fichier qui se trie automatiquement de manière chronologique dans la plupart des répertoires de fichiers. Tout comme le nom de fichier de cet article qui commence par 20071106_1600… Il s’agit simplement du système métrique de l’année, du mois, du jour et de l’heure, à la minute près ou à l’heure, sur une horloge de 24 heures. Si nous sauvegardons une version de ce fichier sur l'ordinateur portable d'une personne, puis l'envoyons au bureau par e-mail, il est classé automatiquement par celui qui le reçoit. Les révisions sont facilement gérées en superposant simplement une nouvelle date / heure au début du nom de fichier. Nous avons commencé à le faire bien avant la date de changement.
4. Placez un nom de fichier sur chaque document à conserver. Dans notre bureau, si un document n'a pas de nom de fichier, il est nommé ou jeté. C’est vrai, qu’il s’agisse d’un document papier ou électronique.
5. Conservez un fichier papier comme enregistrement principal pour tout ce qui se trouve avant le changement et un enregistrement électronique comme enregistrement principal pour tout ce qui suit la date du changement. Ce n'est pas une chose compliquée. Dans notre bureau, comme dans la plupart des bureaux, il existe souvent plus d’un exemplaire des éléments importants qui s’y trouvent. Nous avons pris l’habitude de savoir où le disque a été jeté ou supprimé en double une fois l’opération terminée, en particulier pour les copies en papier. Nous sommes rassurés de savoir qu'avant le 1 er janvier 2005, tout ce qui vaut la peine d’être enregistré possède une version papier quelque part et que tout se trouve ensuite sur un serveur..
6. Informez vos clients et vos fournisseurs de votre orientation sans papier. Sortez du placard et dites-le à tout le monde, car la plupart des gens le trouvent formidable. Cela ne signifie pas que vous devriez frapper un client qui veut que vous envoyiez des épreuves papier ou un original signé au lieu d'une version électronique. Nous avons tendance à donner aux clients ce qu'ils veulent. Cependant, nous battons nos fournisseurs. Nos avocats ont été parmi les plus difficiles à défendre, mais ils ont finalement appris à tout envoyer par voie électronique et à numériser des documents portant des signatures..
7. Gardez votre technologie et vos systèmes simples et compatibles avec ce que la plupart des gens utilisent. La bonne nouvelle est que les PC et les MAC utilisent des systèmes de fichiers qui ne sont plus en conflit. L'utilisation de différents types de graphiques et de formats multimédias pose encore des problèmes, mais ceux-ci diminuent. Si nous nous en tenons aux formats de base, la plupart des gens peuvent les utiliser. Veillez à utiliser les formats Fringy, en particulier pour les enregistrements qui doivent être conservés à long terme..
8. Vérifiez et mettez à niveau vos anciens fichiers de temps en temps pour vous assurer qu'ils restent utilisables. Les CD ou cassettes posent problème. Ils se détériorent et certains des formats précédents ne sont plus pris en charge. Nous conservons nos archives dans des formats en direct. La maintenance d'un serveur de sauvegarde n'est pas plus difficile ni plus coûteuse que de garder un inventaire des supports de stockage hors ligne. Les enregistrements sur papier se détériorent également s'ils sont imprimés sur du papier acide ou stockés dans un mauvais environnement.
9. Adopter un “En cas de doute, jetez-le” politique. Nous avons tendance à être un peu plus rapides que la plupart à lancer des choses dont nous ne sommes pas sûrs. Comme nous avons tendance à ne regarder que peut-être 1% des enregistrements que nous conservons, il y a de fortes chances que les éléments que nous décidons de conserver ou non ne valent pas la peine d'être conservés.
10. Reconnaître et récompenser ceux qui aident à atteindre les objectifs. Que vous soyez capable de modifier électroniquement ou de livrer des documents à la volée ou que vous remplaciez enfin une vieille machine à écrire manuelle Remington par un ordinateur, essayez de montrer en quoi cela produit des impacts positifs, que ce soit sur le résultat final ou sur l'environnement.

Voici quelques étapes de base que nous avons utilisées et recommandées pour vous aider à effectuer ce changement. Nous avons réduit notre consommation de papier d'environ 95% au cours des cinq dernières années. Si vous avez déjà opté pour un bureau sans papier et que vous avez d’autres idées, veuillez nous en informer en publiant un commentaire. Ou laissez-nous savoir si vous avez des problèmes pour créer un bureau sans papier. La publicité

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