Comment utiliser une liste Todo pour faire de 2008 votre meilleure année de tous les temps

Ah, la liste de tâches humble. Avec toutes les applications high-tech de productivité à couper le souffle, les gadgets mobiles, les outils de bureau et les véritables agendas de jour en cuir corinthiens pour dépenser notre argent et votre attention sur, à la fin, l’outil le plus productif que nous puissions utiliser se résume à une liste de merde que nous devons faire. Regardez sous le capot de toute application GTD ou de tout système de productivité, et le moteur qui les dirige tous est la liste de tâches - organisée par date, priorité, projet ou juste selon vos envies..

Comme presque tous les gourous de la productivité disent, quelque part près de chacun de leurs livres, la principale raison pour laquelle la plupart des gens échouent, se sentent dépassés ou se rendent chez le cardiologue avec inquiétude et stress, c'est qu'ils ne maîtrisent pas bien ce qu'ils doivent faire.. Alors, ils se réveillent au milieu de la nuit (s’ils peuvent dormir du tout), paniqués de savoir s’ils ont fait tout ce qui était nécessaire pour faire ce jour-là, ou alors ils regardaient par-dessus les tas de fouillis qui les entouraient et se demandaient comment ils allaient atteindre le fond.

Lorsqu'ils arrivent à leur point de rupture, ils prennent un bloc-notes et un stylo et commencent à rédiger une liste de tâches. Ils écrivent tout ce à quoi ils peuvent penser, le collent à côté de leur PC ou le mettent dans leur poche, parcourent leur liste, ressentent un soulagement momentané, et retrouvent leur état de débâcle habituel jusqu'à leur prochaine visite leur point de rupture. La publicité

Ce cycle d'inefficacité et d'inefficacité est fou et stupide - et c'est la vie de la plupart des gens. C’est la raison pour laquelle rompre ce cycle est le premier ordre du jour dans presque tous les systèmes visant à aider les personnes à devenir plus productives, que ce soit dans leur travail, leur vie créative, leur vie de famille ou plus généralement.

La clé d’une liste de tâches efficace n’est pas la liste elle-même, la façon dont elle est organisée et gérée, mais la habitude d'utiliser, d'ajouter et de revoir la liste. Les personnes qui dressent des listes sporadiques uniquement lorsqu'elles sont presque complètement submergées ont tendance à bien rédiger leurs listes et à les réviser - et elles sont généralement très productives lorsqu'elles travaillent sur leur liste. En d'autres termes, ils connaissent la valeur des listes de tâches, et même plus ou moins comment les créer, mais pas comment diffuser cette valeur dans leur vie quotidienne.

Comme toute habitude, utiliser une liste de tâches quotidiennement prend un certain temps à s’établir au point où c’est automatique. Alors le premier ordre du jour est de mettre votre liste de tâches quelque part intrusif. Ne comptez pas sur la volonté, la logique, la fierté ou la chance pour vous aider à rester sur la bonne voie. Mettez votre liste dans ta face, chaque moment de chaque jour, de sorte que vous avoir pour y faire face d'une manière ou d'une autre. Par exemple:

• Gardez un cahier dans votre poche arrière, où vous le sentirez chaque fois que vous vous asseyez.
• Attachez un carnet ou une pile de fiches à votre portefeuille ou à votre portefeuille. Vous devrez donc le retirer à chaque fois que vous récupérerez de l'argent, une carte de crédit, votre identité, une carte de visite ou tout ce que vous garderez dans votre portefeuille..
• Utilisez une liste de tâches en ligne telle que Remember the Milk, Tada, Toodledo ou Todoist et définissez-la comme page d'accueil..
• Intégrez votre liste de tâches en ligne sur votre bureau (voir les instructions pour XP ici [vidéo flash]; vous ne pouvez pas le faire sous Vista)
• Installez un navigateur séparé avec votre liste de tâches comme page d'accueil et configurez-le pour qu'il s'ouvre automatiquement lorsque vous démarrez votre ordinateur. Ne le fermez jamais et ne l'utilisez jamais pour autre chose. Donc, si vous utilisez régulièrement Firefox, utilisez IE, Opera ou Safari pour votre liste de tâches et maintenez-le actif chaque fois que vous êtes près de votre ordinateur..
• Utilisez un système de rappel (intégré à votre service de liste de tâches en ligne, à un service tel que Sandy, à une minuterie de bureau ou à une alarme sur votre smartphone) pour vous rappeler toutes les heures de vérifier votre liste..
• Placez votre liste de papier sur votre bureau devant vous avec un stylo ou un crayon pendant que vous travaillez.
• Utilisez un gadget ou un widget de barre latérale sous Windows Vista, Google Desktop ou un autre logiciel de widget de bureau. Réglez-le pour qu'il soit toujours au top.

Vous n'aurez pas toujours besoin de vous rappeler d'utiliser votre liste; à terme, cela deviendra une partie habituelle de votre routine quotidienne. Mais pour le premier mois environ, établissez votre liste de manière à perturber réellement votre travail, vous obligeant à y prêter attention. Vous perdrez peut-être un peu de temps, mais le gain de productivité global le compensera largement. La publicité

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Alors, maintenant que votre liste de tâches porte votre attention, que devriez-vous en faire??

Réponse courte: écrire tout Tu as besoin de faire. Répéter. Pour le reste de ta vie.

Réponse légèrement plus longue: ajoutez chaque tâche, quelle que soit sa taille, à votre liste, au moment où vous y pensez. Décomposer des tâches volumineuses en morceaux distincts et réalisables - c'est-à-dire, n'ajoutez pas “Dirige le monde” à votre liste de tâches, ajoutez “Appelez Bob pour discuter des estimations fiscales du troisième trimestre.” Si vous devez obtenir le numéro de téléphone de Bob avant de pouvoir le faire, écrivez à “Cherchez le numéro de téléphone de Bob” et écrivez-le à côté de “Appelle Bob… ”. Lorsque vous avez terminé vos tâches, rayez-les de votre liste. lorsque vous en pensez de nouveaux, ajoutez-les. Continue de faire ça.

Réponse complète: utilisez votre liste comme référentiel central pour toutes les tâches, pensées et projets que vous devez accomplir dans la vie.. Utilisez des catégories pour organiser votre liste et vous garder sur la cible. Découpez des tâches complexes en petites étapes réalistes et utilisez vos listes pour planifier les étapes à suivre pour atteindre vos objectifs. Passez en revue votre liste pendant quelques minutes chaque jour, en ajoutant de nouvelles tâches et en supprimant les anciennes, et en soulignant les 3 ou 4 tâches les plus importantes dont vous avez besoin pour terminer votre journée bien passée. Toutes les semaines environ, faites un examen plus approfondi, planifiez de nouveaux projets, tenez compte de chaque aspect de votre vie et de ce que vous devez faire dans chacun de ces domaines pour que votre vie soit plus remplie, plus riche et plus prospère. La publicité

• Utilisez votre liste comme référentiel central: Utilisez votre liste non seulement pour les tâches sur lesquelles vous devez travailler immédiatement, mais également pour la planification, l'enregistrement de pensées aléatoires pour une prise en compte ultérieure et l'enregistrement de vos objectifs. J'ai divisé mon outil Moleskine à l'aide de séparateurs d'onglets Post-It en quatre sections: la partie avant concerne les tâches immédiates, la partie centrale de quelques pages, les livres et la musique dont j'ai entendu parler et que je souhaite examiner, une partie centrale plus longue. est destiné à énumérer tous les projets sur lesquels je travaille et à les développer, le dernier étant destiné aux notes et aux réflexions. Mais je me retrouve à utiliser la dernière section de moins en moins souvent - au lieu de cela, j'ai commencé à mettre des notes directement dans ma liste de tâches avec la préface “T / A” (“Penser à”). J'utilise également ma liste pour enregistrer les éléments que j'attends, qu'il s'agisse d'un colis que j'ai commandé, d'un élément d'information que j'ai demandé à quelqu'un, d'un dépôt bancaire ou autre; J'utilise la préface “W / F” (“attendre”) et mettez la date que je l’ai ajoutée entre parenthèses à la fin, comme ceci:
  

  [] W / F: Réponse de Barbara à propos de la nouvelle franchise d'assurance maladie (12/17)

  Lorsque je consulte ma liste, je sais depuis combien de temps j'ai attendu - si j'estime qu'elle a été trop longue, j'ajoute un suivi à ma liste de tâches, comme ceci:

  [] Contactez Barbara pour obtenir des informations sur la nouvelle franchise pour l'assurance maladie.

  Enfin, si une tâche est liée à un projet spécifique, comme un article sur lequel je travaille, j'ajoute “pour [projet]” à la fin de la tâche, comme ceci:

  [] Look up book de Ruth Behar pour un article sur le genre et le genre

• Utiliser des catégories: J'ai trouvé que l'utilisation de catégories dans une liste papier était une perte de temps (bien que les étiquettes que j'ai utilisées ci-dessus soient une sorte de catégorisation, je suppose). Cependant, j'ai récemment commencé à utiliser un gestionnaire de liste de tâches en ligne et les bons facilitent grandement la catégorisation. Les personnes qui suivent le système GTD de David Allen utilisent des contextes pour leurs listes, classant les tâches en fonction de l'emplacement ou de l'occasion dans lequel elles peuvent être effectuées. Ainsi, par exemple, ils pourraient avoir un “@téléphone” catégorie, avec la liste de tout ce qu’ils peuvent faire au téléphone. Ainsi, lorsqu’ils ont un moment de silence au téléphone, ils peuvent se concentrer sur le travail même si tous leurs appels se traitent à la fois. Les contacts ne fonctionnent pas vraiment pour moi; au lieu de cela, mes listes sont classées par projet et je bloque du temps dans mon emploi du temps pour chaque projet et je parcours la liste pour chacun. Je trouve que l'état d'esprit dans lequel je me trouve lorsque je travaille sur une tâche d'un projet particulier m'aide à créer une dynamique pour traiter d'autres tâches connexes, même si elles sont de nature différente - c'est-à-dire que je préférerais passer un appel téléphonique à propos de un projet, puis rédigez un rapport sur le projet smae, puis téléphonez au sujet d’un projet et faites-en un autre projet différent..
• Divisez les projets en petites tâches discrètes: Lorsque nous examinons notre liste de tâches, nous devons voir des instructions claires sur ce qu'il faut faire ensuite. Si vous devez demander “comment je fais ça” à propos d'une tâche, vous ne l'avez pas suffisamment décomposé. En règle générale, vous voulez tout réduire au niveau d'activité juste au-dessus de l'instinctif - c'est-à-dire que si vous avez besoin d'écrire quelque chose, vous tiendrez plus ou moins instinctivement un stylo et du papier, asseyez-vous, enlevez la casquette de stylo, et assumer une écriture; tout au-delà de cela devrait être une tâche séparée.
• Principales tâches (MIT): Examinez votre liste le matin ou le soir, et mettez en évidence certaines choses que vous devez absolument accomplir, ou qui contribueront le plus à faire avancer un projet important le lendemain. Vous pouvez utiliser un surligneur, les déplacer en haut de votre liste, les marquer “haute priorité” dans votre logiciel de gestion des tâches, peu importe tant que vous savez que ce sont vos MIT. Faites ces choses d'abord. Si vous ne faites rien d’autre dans la journée, vous finirez quand même par accomplir quelque chose d’important..
• Revue hebdomadaire: Mes critiques ne sont pas exactement hebdomadaires; Au lieu de cela, j’ai tendance à en faire un tous les 4 ou 5 jours environ, mais quelle que soit la fréquence que vous choisissez, prenez du temps ininterrompu selon un horaire plus ou moins régulier pour consulter vos listes et réfléchir à la “image plus grande”. Pensez à ce que vous voulez accomplir la semaine prochaine, réfléchissez à vos objectifs fondamentaux dans la vie et demandez-vous si quelque chose de nouveau pourrait être fait pour les atteindre, rédigez des plans détaillés pour chacun de vos projets, assurez-vous “attendre” les articles sont tous fermés, pensez en fait à tous vos “Penser à” articles, etc..

Il ne faut pas beaucoup de temps ni d'efforts pour tenir une bonne liste de tâches. Il faut un peu de réflexion pour que, lorsque vous revenez à votre liste, vous compreniez clairement ce que vous devez faire et son intégration dans votre vie en général.. Une fois que vous avez pris l’habitude d’utiliser une liste de tâches, cela devient presque sans effort, comme marcher ou parler - quelque chose que vous venez de voir. faire.

Prenez le temps cette année de prendre cette habitude et commencez à utiliser votre temps et votre énergie pour vous rapprocher de vos objectifs au lieu de perdre du temps à essayer désespérément de rester où vous êtes. Commencez dès maintenant et faites de 2008 votre meilleure année - jusqu'en 2009!