Outils de productivité minimale et maximale

Si vous n’êtes pas novice en blogs de productivité, outils de productivité Web et autres outils productifs “GTD” en eux, alors vous avez certainement entendu parler du concept d'être “minimaliste”. L'idée est d'utiliser le moins possible de choses pour faire quelque chose ou pour vivre. Fondamentalement, toutes les choses supplémentaires que vous “pas besoin” est juste encrasser votre nature productive et doit être enlevé.

Mais que se passe-t-il si vous voulez tout le bricolage des outils de productivité et que la manière minimaliste se sente quelque peu restreinte? C’est là que l’idée de “maximale” les outils de productivité entrent en jeu; des outils offrant à l'utilisateur une multitude de fonctionnalités et de paramètres lui permettant de personnaliser l'outil de la manière qui lui convient.

Le cas des outils minimalistes

L'une des principales plaintes concernant les outils de productivité complexes est qu'ils ont tendance à vous gêner plutôt qu'à vous aider à faire avancer les choses. C’est certainement le cas de certains outils qui ajoutent toutes les fonctionnalités qui vous viennent à l’esprit et qui n’ont pas de solution claire. “sauter dans” et commencez à utiliser l'outil.

Par exemple, l'application Web Toodledo est une application de gestion des tâches extrêmement puissante (sans parler de l'un de mes favoris), mais peut être un peu difficile à regarder et à utiliser au début. Ceci est dû à la masse d’options utilisateur, filtres, recherches, etc. de Toodledo. “plus simple” outil comme Remember the Milk. Il est évident de voir comment ajouter des tâches avec RTM et l'interface utilisateur est propre et agréable pour les yeux. Cela ne veut pas dire que RTM n’est pas puissant, c’est définitivement avec l’ajout de listes intelligentes et d’emplacements; il est dit que parfois, en donnant à un utilisateur aussi de nombreuses options peuvent les déconcentrer et les empêcher d’utiliser réellement cet outil pour faire avancer les choses. La publicité

Les outils de productivité minimale ont été extrêmement populaires ces dernières années en raison du besoin des utilisateurs d'avoir quelque chose de simple et facile à gérer. Certains des outils qui me viennent à l’esprit sont Simplenote, Ta-da List, SimpleGTD, un crayon et du papier et Remember the Milk..

Le cas pour “maximaliste” outils

De l'autre côté de la médaille, le plus gros grief concernant les outils de productivité simples et minimaux est qu'ils ne sont pas assez personnalisables et qu'ils manquent des fonctionnalités nécessaires telles que le balisage, les recherches enregistrées, différents styles de listes, le support multiplateforme, etc. que sans ces fonctionnalités d'ensemble améliorées que les outils de productivité ne sont pas assez bons.

Lorsque M. Allen, le responsable de GTD lui-même, parle de systèmes et d’outils de productivité, il dérobe une bonne citation d’Albert Einstein:

“Faites tout aussi simple que possible, mais pas plus simple.”

Cela pourrait bien sûr soutenir l'idée d'outils minimalistes, mais cela me fait penser qu'il faut des outils assez compliqués pour travailler et aider à contrôler des tâches compliquées telles que la planification de projet, la gestion des e-mails, etc. Comme mentionné précédemment, Toodledo est tout à fait la gestion de tâches application et il a une tonne de fonctionnalités que vous ne pouvez jamais utiliser. Mais l’idée de fournir à l’utilisateur des fonctionnalités supplémentaires est séduisante en ce que vous pouvez “devenir” un outil.

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Filtres compliqués et vues de Toodledo

Par exemple, j'utilise actuellement OmniFocus (même si c'est coûteux) et il existe une fonctionnalité intéressante qui vous permet d'associer un lieu à un contexte. Lorsque vous êtes en déplacement et que vous vérifiez les actions que vous pouvez effectuer sur votre iPhone, vous pouvez consulter la liste des emplacements et OmniFocus utilise votre GPS pour vous indiquer les actions pouvant être effectuées à proximité. Au début, j’ai trouvé cette fonctionnalité intéressante, mais un peu exagérée, c’est-à-dire jusqu’à ce que j’ai constaté que je voyageais assez souvent au cours d’une journée et que je puisse utiliser mon emplacement pour trouver des tâches pouvant être exécutées autour de moi. Essayez de faire ça avec Ta-da List.

Parmi les outils de productivité maximale les plus populaires, on trouve OmniFocus, Evernote, Toodledo, Outlook et OneNote. La publicité

Minimal vs. Maximal: Combat!

La dernière chose que je souhaite faire est de prendre parti pour les outils riches en fonctionnalités par rapport aux outils simples. Ce que je peux cependant faire, c’est faire des recommandations à ceux qui ne savent pas exactement dans quel camp s’installer: minimum ou maximum.?

1. Le meilleur conseil que je puisse vous donner est d'aimer les outils que vous utilisez. Qu'importe s'il y a un million de paramètres ou dix paramètres si vous n'aimez pas l'outil que vous utilisez?

2. Aucun outil ne vous rendra plus productif. Ce n'est pas parce que vous pouvez faire une liste d'actions, les associer à un projet et que le système vous dise quelles seront vos prochaines actions que vous les ferez réellement. Les outils ne vous rendent pas productif; vous vous rendez productif.

3. Il n'y a pas d'outil parfait. Croyez-moi, je suis sur la route et c'est long et ardu. Il n’existe pas d’outil GTD parfait; ne sera jamais. Alors arrêtez Google maintenant. La publicité

4. Dressez une liste des fonctionnalités dont vous avez besoin et une liste des fonctionnalités souhaitées dans un outil de productivité.. Ensuite, lorsque vous recherchez un nouvel outil ou un meilleur outil, comparez votre liste avec l'ensemble des fonctionnalités de l'outil. Si c'est proche, alors vous ne pouvez pas totalement le détester.

5. Une fois que vous avez trouvé un outil qui fonctionne, restez-y. Si vos outils vous intéressent et vous aident à devenir plus productifs, envisagez de les adopter pendant un an pour ne pas tomber dans le piège du changement de gestionnaire des tâches à chaque fois que vous entendez parler d'un nouveau..

De quel côté du camp choisissez-vous les outils de productivité? Voulez-vous garder les choses simples ou vous fournir un ensemble puissant de fonctionnalités qui sont à votre disposition?