Empilement de papier, classement horizontal et autres options de classement

Avez-vous déjà remarqué que certaines personnes ont des piles de papier partout dans leur bureau? Si vous n'organisez pas en empilant, vous pouvez visualiser ces piles avec curiosité, dégoût ou étonnement. Pourquoi quelqu'un voudrait-il être entouré de piles, surtout “dysfonctionnel” des piles de papier qui occupent des pans entiers de leur bureau? La publicité

Après de nombreuses démêlés pour mes clients, j'ai appris que de nombreux «pilotes» partagent certaines caractéristiques: La publicité

• ils sont visuellement orientés et craignent que si les papiers sont hors de vue, ils ne l'auront pas à l'esprit;
• ils préfèrent s'organiser horizontalement; au lieu de verticalement (classement traditionnel);
• ils ont du mal à jeter les papiers parce qu'ils craignent de se tromper ou de rater une occasion;
• ils ont du mal à prendre des décisions car ils ont tendance à essayer de considérer toutes les possibilités d'utilisation des papiers;
• ils sont facilement submergés par le papier; une fois qu'ils ont pris un peu de retard dans la gestion du papier, ils se sont arrêtés et ont cessé de s'en occuper;
• ils ne savent vraiment pas comment mettre en place des systèmes plus efficaces pour traiter efficacement le papier.

Que faire? Bien sûr, une option consiste à continuer à utiliser des piles de papier pour suivre les projets en cours. Mais vous voudrez vous assurer que ce sont des piles fonctionnelles, celles qui contiennent des documents se rapportant à un seul sujet ou projet. La publicité

Lire la suite

10 petits changements pour que votre maison se sente comme une maison

Qu'est-ce qui rend les gens heureux? 20 secrets de personnes «toujours heureuses»

Comment améliorer vos compétences transférables pour une carrière rapide

Faites défiler vers le bas pour continuer à lire l'article

Autres options pour éviter l’empilement:

• Engagez-vous à prendre une décision sur l'utilisation du papier la première fois que vous le touchez. 1) Est-ce une action? 2) Devrait-il être classé? 3) Devrait-il être acheminé à quelqu'un d'autre? 4) Est-ce une poubelle? 5) Est-ce quelque chose à lire? 6) Ou, est-ce quelque chose que vous êtes indécis? Créez des endroits faciles d'accès pour chacun de ces types d'articles. Ensuite, placez-le à l'endroit approprié.
• Engagez-vous à cesser de mettre de l'ordre dans le papier pour une raison quelconque.
• Utilisez une trieuse sur votre bureau pour rendre les fichiers visibles. Avez-ces fichiers contiennent des projets actifs ou des documents et des formulaires que vous utilisez fréquemment. Assurez-vous d'étiqueter les fichiers à l'encre noire. Ou, mieux encore, utilisez un étiqueteur (disponible dans les magasins de fournitures de bureau pour environ 50 $).
• Utilisez un classeur ouvert (disponible sur roulettes), un classeur de bureau ou une caisse pour pouvoir continuer à profiter du format horizontal tout en bénéficiant des avantages d'un système de classement vertical.

Pourquoi apprendre à devenir un piler fonctionnel?

• Vous serez en mesure de mettre la main sur les papiers dont vous avez besoin beaucoup plus rapidement. Vous ne pouvez pas trouver rapidement des articles dans une pile dysfonctionnelle (celle qui contient des articles sur de nombreux types de sujets ou d’activités).
• Votre espace se sentira beaucoup plus paisible. Les piles dysfonctionnelles sont très bruyantes. Puisque tout est vivant avec de l'énergie, chaque morceau de papier a un type d'énergie différent. Mettez-les tous ensemble et vous avez une foule qui hurle. Comparé à une pile d'un seul type de papier, par ex. documents liés aux impôts, une pile mélangée est un fouillis d’énergie que vous aurez tendance à éviter. Si vous avez plusieurs piles dysfonctionnelles dans la même pièce, vous vous sentirez probablement submergé par l'émeute d'énergie et la visibilité de tant de papier..
• Vous vous sentirez plus compétent et moins anxieux face au papier. Une pièce remplie de piles de papier semble crier, “Vous slob! Savez-vous vraiment ce que vous faites?” ou “Tu es vraiment en retard. Pourquoi ne faites-vous pas quelque chose à propos de ce gâchis?” Les papiers triés en piles par catégorie ou classés dans un classeur à gradins ou un système de classement ouvert ont une énergie ordonnée et affirmée beaucoup plus silencieuse et plus calme que les piles mixtes sans identités spécifiques.

Si vous êtes un pilier, engagez-vous à apprendre des moyens plus efficaces de garder vos papiers visibles et accessibles tout en réduisant l'énergie négative émanant de multiples piles. Deux piles fonctionnelles sont beaucoup plus silencieuses que deux piles mixtes. Un système de classement ouvert est plus silencieux que n'importe quel système d'empilage. N'oubliez pas que certaines options disponibles répondent à votre besoin de visibilité et vous permettent de récupérer les documents dont vous avez besoin en quelques secondes. Prenez le temps d'organiser vos piles dans un système qui fonctionne vraiment pour vous.

La publicité