Dites au revoir à votre plateau de classement… pour toujours

Le classement redouté, qui s’empile sur votre bureau, dans votre bac de classement, au-dessus du classeur, n’importe où sauf où il est censé être. Pourquoi une tâche aussi simple nécessitant très peu de puissance cérébrale provoque-t-elle une telle détresse chez la plupart des gens? Le classement est l’un des meilleurs emplois que la plupart des gens procrastinent.

Dernièrement, j'ai essayé de me simplifier la vie, en adoptant progressivement une approche plus minimaliste et, ce faisant, j'ai décidé de travailler à partir d'un bureau plus petit. Je pensais que s'il y avait moins d'espace de bureau pour ranger des choses et moins de tiroirs pour y ranger des choses, cela m'aiderait à minimiser. Cela a aidé dans une certaine mesure. Cela m'a obligé à purger tous mes tiroirs et à ne garder que l'essentiel. Ce qui est également arrivé, c'est que je devais déplacer ma petite boîte de classement dans un endroit différent, à environ dix pas de mon bureau - n'étant plus à portée de main de mon fauteuil. La publicité

Le résultat - ce qui m'a un peu étonné: j'ai accumulé une grosse pile de documents.

Leçon 1: Gardez votre classeur / boîte très près de vous

Si vous ne pouvez pas facilement classer un document lorsque vous en avez fini, il est plus probable que vous le placiez dans un tiroir de classement au lieu de le placer debout et de le classer correctement. La plupart d'entre nous ont des horaires chargés et le fait de se lever pour classer une feuille de papier serait considéré comme une mauvaise utilisation du temps. Nous avons donc laissé le dépôt s'accumuler jusqu'à ce qu'il y ait suffisamment de choses pour justifier le déplacement vers le classeur. Le problème, c'est que plus la pile s'agrandit, plus le travail apparaît et nous évitons et évitons, car (en réalité), il y a des tâches plus importantes à accomplir. En disposant le classeur à portée de main, vous éliminez cette potentialité. Il est facile et rapide de classer sur place pour avoir de meilleures habitudes.

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Mais pour pouvoir classer rapidement et efficacement, vous devez suivre la deuxième leçon… Publicité

Leçon 2: Étiquetez clairement tous vos fichiers

Ceci fait partie du puzzle auquel beaucoup de gens résistent. La plupart des gens écrivent à la main les étiquettes de leurs dossiers suspendus, pensant que c'est plus rapide et plus clair. Parfois, ils écrivent avec un stylo noir, parfois avec du bleu, parfois TOUT EN MAJUSCLE et parfois non - et si vous êtes chanceux, un marqueur noir sera utilisé.

Même si vous avez un système pour écrire toutes vos étiquettes avec un marqueur noir en ALL IN UPPER CASE, vos fichiers ne seront toujours pas aussi faciles à trouver que ceux qui ont été créés par une étiqueteuse. Une étiqueteuse a une composition claire et cohérente. Vous pouvez en discuter jusqu'à ce que vous deveniez bleu… mais l'étiqueteuse fonctionne. Cela vaut bien l'investissement mineur. Lorsque les dossiers sont clairs et que votre armoire est à proximité, vous pourrez classer au fur et à mesure (tant que vous n'avez pas trop de fichiers ou de dossiers)..

Leçon 3: Purger le fichier régulièrement

Il est largement reconnu qu'un classeur débordé nuit à votre santé. Si vous essayez de placer un document dans un dossier surchargé qui se trouve également dans un classeur surchargé, cela ne se terminera pas bien. La publicité

Définissez une date et une heure tous les deux mois pour purger les documents les plus anciens. Découvrez les réglementations locales sur la durée de conservation des documents à des fins fiscales et juridiques. Réduisez au minimum la quantité de papier que vous possédez et n'accrochez que dans les cas absolument nécessaires. Si vos documents vous alourdissent - vous pouvez également essayer sans papier.

Leçon 4: Explorer la possibilité du sans papier

Depuis quelque temps, il est devenu assez populaire de ne pas utiliser de papier. Vous entendrez de nombreuses organisations affirmer avec fierté qu’elles sont un bureau sans papier ou une organisation sans papier. Cela signifie que les documents ne sont pas imprimés mais que les documents sont au format papier et sont ensuite numérisés dans l'ordinateur pour archivage..

Le défi avec un système sans papier est de s'assurer que les documents électroniques sont archivés pour une extraction facile. Un système de classement hiérarchique clair et simple doit être utilisé, associé à une fonction de recherche performante sur votre ordinateur. La publicité

Leçon 5: Restez simple

Gardez vos catégories simples et ne vous compliquez pas trop. David Allen recommande un système de classement simple, qui fonctionne bien si vous avez beaucoup de classement..

Dans mon bureau à la maison, je n'ai pas trop de fichiers, je suis donc disposé à classer par catégorie. Par exemple, j'ai un Accueil fichier où mes documents d’assurance et d’installation sont classés dans des dossiers séparés, et un Voiture fichier où mon assurance voiture, taxes de voiture et autres documents connexes vont. Rappelez-vous que le but de votre système est d’obtenir une récupération facile et rapide - voyez donc ce qui vous convient le mieux..

Tenez-vous-en à ces règles et ne vous frayez plus jamais avec un plateau de classement surchargé. Un bureau sans stress et sans encombrement vous attend.

Avez-vous des conseils de classement à partager? N'hésitez pas à le faire dans les commentaires ci-dessous.

(Crédit photo: Illustration 3D d'informations via Shutterstock)