Les 3 stratégies les plus cruciales pour gagner du temps (en passant, elles sont faciles!)

Il n’ya jamais assez de temps dans la journée pour tout faire, est-ce que?

C'est l'un des plus gros problèmes auxquels les gens sont confrontés lorsqu'ils tentent d'être productifs et efficaces. Trop d'emplois ont une capacité de travail infinie; vous pouvez faire votre travail pendant 60, 80, voire 100 heures par semaine et toujours trouver des choses à faire, à droite?

Je pense que non seulement la «semaine de travail de quarante heures» est une idée fausse totale, mais qu’il s’agit en fait d’une croyance préjudiciable à laquelle beaucoup d’entre nous ont été élevés et qui sont maintenant pris au piège. Lorsque nous occupons un poste pour lequel un accord contractuel stipule de faire un nombre défini d'heures par semaine, nous remplissons ces heures avec du travail… indépendamment de notre charge de travail réelle.

Et quand on y réfléchit vraiment, à quel point est-il illogique pour les entreprises de baser les contrats de personnel sur les heures plutôt que sur la production? Cela n’a aucun sens pour des bénéfices ou d’autres résultats. La publicité

J'ai eu la chance de recevoir une formation avancée de divers entraîneurs et mentors sur les stratégies efficaces pour gagner du temps. Non seulement les gestionnaires essaient de comprendre comment tirer le meilleur parti de moi dans les 40 heures, mais aussi les personnes qui ont compris comment être 50% plus efficaces que leurs homologues, moitié le temps.

Aujourd'hui, j'aimerais partager mes trois meilleurs conseils avec vous. L’idée est qu’alors que l’une quelconque de ces stratégies réduira considérablement le gaspillage de temps (faire plus en moins de temps et beaucoup moins d’efforts), l’idée est de les combiner tous. Ces conseils ne font qu'effleurer la surface et je vous recommande vivement de faire des recherches plus approfondies sur chacun de ces principes:

1. La règle de la nature 80/20 - Principe de Pareto

La plupart des personnes très performantes sont généralement douées pour établir des priorités, mais la plupart sont terribles de ne pas laisser les tâches moins prioritaires non accomplies. Beaucoup d'entre nous vont d'abord accomplir des tâches hautement prioritaires, mais passent ensuite de nombreuses heures à lutter pour accomplir toutes les autres tâches, en essayant d'atteindre la mythique «boîte à vide vide». Si vous occupez un poste susceptible de vous fournir suffisamment de travail pour vous occuper à l'infini, vous poursuivez un arc-en-ciel. La plupart des emplois peuvent correspondre à cette description.

Je crois que nous avons tendance à craindre de «rater quelque chose d'important», alors nous essayons de tout faire. Paradoxalement, ce faisant, nous compromettons réellement la qualité de notre travail le plus important - un risque beaucoup plus grand pour notre carrière! La publicité

Le principe de Pareto, un terme inventé par le célèbre chercheur en qualité et performances Joseph M. Juran, suggère que la plupart des circonstances de la vie suivent cette règle de la nature: 80% des résultats proviennent de 20% des intrants.

Dans le contexte actuel, cela signifie que la plupart de vos résultats sont en réalité générés par une petite partie de votre temps et de vos efforts. Seulement 20% du travail que vous faites actuellement est réellement important pour les résultats attendus de vous. Cela indique également que les 80% restants de vos efforts ne vous rapporteront que 20% des résultats souhaités..

Je recommande que pour le mois prochain, vous réserviez 15-30 minutes par semaine où vous ne serez pas interrompu. Pendant ce temps, essayez cet exercice:

• Écrivez votre liste de tâches complète pour tout ce que vous faites pour le travail (plus tard, vous pourrez appliquer cet exercice à toute votre vie - c'est à ce moment-là que les choses commencent vraiment à changer!)..
• Rédigez un résumé des résultats attendus de vous, par exemple. % des ventes, des choses construites, des contrats écrits, etc. - qui sont les plus cruciaux pour votre succès.
• Revenez maintenant à votre liste de tâches complète et sélectionnez sans compromis les 20% de ceux (un sur cinq) les plus directement liés à ces résultats. Ce sont maintenant vos tâches les plus prioritaires et votre objectif devrait être de: augmenter l'effort que vous déployez dans ces.
• Revenez ensuite aux tâches restantes de la liste et attribuez-leur une importance moindre au plus élevé (échelle de un à cinq, par exemple). Plus le nombre est petit, plus l'activité est inutile: ce sont vos activités à 80%. Pour chacune des 20% d’activités que vous augmentez, vous devez faire de la place en diminuant ou simplement ne pas faire une de ces activités à 80%.

Une autre façon de faire est de vous demander, “Si je devais produire les mêmes résultats hebdomadaires mais que je devais travailler un jour de moins par semaine, de quoi aurais-je besoin pour réduire ou arrêter de faire?” La publicité

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Avec le temps, avec des essais par essais, vous comprendrez ce qui compte vraiment et ce qui compte moins. Vous devez laisser les choses aller, et parfois vous devez permettre à de petites choses négatives de se produire afin de faire place à des résultats positifs beaucoup plus vastes..

2. Le piège email

Une fois, j’ai fait une petite étude totalement informelle où j’ai constaté que j’avais perdu environ quatre à six heures par semaine, faisant simplement la transition avec ce que je faisais pour vérifier mes courriels (et inversement). C'est une activité complètement improductive. Tout ça c'est:

• Mangez des heures où rien n'est produit.
• Vous obliger à essayer de "retrouver votre place" dans la tâche incomplète que vous étiez en train de faire (plus de temps perdu et une perte totale d'élan).
• Créez de l'anxiété au sujet des nouveaux courriels que vous voyez maintenant comme des tâches en attente, ce qui vous distraira jusqu'à ce que vous les traitiez.

J'ai depuis trouvé la solution. J'ai actuellement un e-mail ennuyeux avec répondeur automatique me disant que je ne vérifie que les courriels à 11h et à 15h, avec mon numéro de téléphone portable “si c'est urgent”. Vous n'êtes pas obligé de faire cela, mais regardons le concept sous-jacent:

• En ne vérifiant que les courriels deux fois par jour, je force les gens à me contacter de toute urgence lorsque les problèmes sont réellement urgents, ce qui a permis de réduire les distractions de 60 à 70% (sérieusement!).
• 95% des e-mails n'ont pas besoin d'une réponse urgente et peuvent attendre quelques heures. En traitant vos e-mails en masse, vous réduisez considérablement les distractions et les temps de transition. Apprenez aux autres à ne pas utiliser le courrier électronique comme moyen de communication urgente.
• Je touche seulement les emails une fois chacun. Ils sont soit transformés en tâche pour plus tard (pour que je puisse l’oublier pour le moment), traités sur-le-champ (pour tout ce qui me prend moins d’une minute), soit supprimés / archivés.

3. manger la grosse grenouille laide

Mon entraîneur, Phil Drolet, m'a appris celui-ci. Il est étonnant de constater à quel point il est distrayant d’avoir une tâche aussi lourde que laide à l’arrière de votre esprit. Votre attention intérieure continue à la regarder pendant que vous essayez de vous concentrer. C’est généralement une tâche qui consiste à:

• Temps fastidieux, ou
• Implique un conflit, ou
• Perçu comme difficile (mais d'après mon expérience, cela se révèle généralement OK).

Essayez-le pendant une semaine et voyez ce que vous ressentez: faites «manger la grosse grenouille laide» (c’est-à-dire accomplir la tâche la plus difficile) la première chose à faire chaque jour, avant même de consulter vos courriels ou de répondre à vos messages téléphoniques. Il y a quelques rôles qui exigent que les courriels soient vérifiés dès le matin, mais même dans ce cas, seuls quelques-uns nécessitent une vérification..

Croyez-le ou non, vous êtes plus productif au début de votre quart de travail. Utilisez cette énergie pour détruire cette tâche qui suscite l’anxiété et vous donner une tranquillité d’esprit totale pour le reste de la journée. Appliquée parallèlement au principe 80/20, cette tâche est généralement la meilleure chose à faire ce jour-là.!

De plus, je vois souvent des gens qui se disputent entre deux ou trois tâches de même priorité, au lieu d’en faire une à la fois. Si c'est vous, je vous garantis que vous perdez heures par semaine, sans rien gagner! Recherchez des «techniques de pleine conscience» et apprenez à faire une chose à la fois. Ayez une liste de tâches détaillée qui classe tout en termes d’importance / de priorité, puis faites chaque activité une par une. Si appliqué correctement, tout ce qui reste à la fin de la journée n'a probablement même pas besoin d'être fait!

De nos jours, il est assez courant pour moi de ne rien avoir d’important à faire après environ 11 h 30, tout simplement parce que je respecte ces règles. Libérez la liberté dans votre vie en commençant par abandonner le mythe de la «journée de travail de huit heures», puis en vous disciplinant de suivre ces règles. Contre-intuitivement, le respect des règles est libre. Essayez-le pendant quelques semaines et dites-moi que je me trompe!

Ayez-vous une semaine productive, efficace, rapide et sans soucis!