L'évolution du calendrier Comment utiliser un calendrier aujourd'hui

Vous devez être au courant d'une importante migration en cours, afin qu'elle ne vous dépasse pas à votre insu. Votre calendrier est en train d'être remodelé, mais ce n'est pas seulement à cause de la nouvelle technologie… c'est à cause de vos nouvelles habitudes.

Jusqu'à il y a 20 ans, votre calendrier n'était qu'un élément de papier collé sur votre mur, trouvé dans votre agenda ou assis sur votre bureau où il rassemblait des rendez-vous. Il a été conçu comme un objet sur lequel vous avez enregistré des réunions avec d’autres personnes à l’aide d’un stylo ou d’un crayon. Les dates étaient présentées sous forme de colonnes, de listes ou sous forme de matrice de cases, ce qui vous permettait de représenter une demande de temps sous forme d'espace occupé sur la page. (UNE “demande de temps” est un engagement créé par un individu pour mener à bien une tâche dans le futur.)

Avance rapide grâce aux innovations des 30 dernières années. Des tableurs, des programmes de messagerie avec calendriers électroniques, assistants personnels Palm, Blackberry, iPads, Google Agenda, Microsoft Exchange… et lorsque vous arrivez en 2012, vous découvrirez des habitudes et des technologies inspirées de ce qu'était un calendrier, mais qui sont toujours limitées par nos anciens les concepts.

Vous pouvez voir ces limites dans les livres de gestion du temps et de productivité les plus populaires d’aujourd’hui - écrits, comme ils étaient, par “baby boomer” auteurs. Pour eux, modifier un élément d'un calendrier a toujours été une tâche difficile. Il s'agit de trouver la bonne page, d'utiliser une gomme ou White-Out pour supprimer une entrée, de trouver un stylo ou un crayon et d'écrire dans un nouveau rendez-vous. Soigneusement.

En raison de la taille de votre écriture, seuls quelques calendriers très volumineux vous permettraient d’enregistrer des activités par incréments de 15 minutes. Vous ne vous concentreriez donc que sur l’enregistrement de rendez-vous importants. De plus, le fait que ces calendriers soient sur papier signifiait qu'ils pouvaient se déchirer, se mouiller ou être laissés dans un avion. Vous ne vouliez certainement pas stocker votre vie entière sur un calendrier papier.

Il en est résulté une règle qui correspond à cette époque, et elle est intégrée dans les cahiers de productivité d'aujourd'hui: Publicité

“Ne mettez que des rendez-vous avec d'autres personnes dans votre calendrier.”

(Son corollaire est: “ne mettez rien d'autre dans votre calendrier.”)

Certains ont modifié cela pour dire que vous ne devriez mettre que des engagements majeurs qui “doit” se produire un jour et une heure particuliers dans votre calendrier. (La faible définition de “doit” rend la règle floue.) Cette approche pose des problèmes. Si, en tant qu'étudiant, vous n'êtes pas obligé d'étudier ce soir pour un examen la semaine prochaine, vous pourriez ne pas vous donner la peine de planifier cette première session d'examen et de regarder un film à la place..

C’était des directives raisonnables pour une époque où le terme “dans votre calendrier” signifiait que la demande de temps que vous aviez créée était littéralement écrite sur un document papier comme un rendez-vous. C'est une vieille façon de penser qui ne correspond tout simplement pas à la technologie disponible aujourd'hui. Dans le monde actuel, comme le dit David Allen de la renommée GTD, un calendrier est juste une sorte de liste spéciale.

Il a raison.

La seule différence entre une liste générique et un calendrier réside dans les dates et les durées incluses dans ce dernier. La publicité

Lorsque vous ajoutez ces informations aux éléments d'une liste, cela s'appelle “marquage temporel” et cet acte transforme une action telle que “Ramasser le lait” dans “Ramassez le lait à 17 heures le lundi, en prenant 20 minutes”. Une fois que les demandes de temps sont attribuées aux étiquettes temporelles, elles peuvent être affichées dans des vues de calendrier ordonnées correspondant aux jours, semaines, mois, années, etc..

Ce n'est pas tout à fait nouveau. Mon ancien journal DayRunner, abandonné en 1997, offrait de multiples façons de regarder les contraintes de temps dans ma vie, sous la forme de différents encarts en papier..

Ce qui a changé, c’est la façon dont nous utilisons la technologie pour gérer les contraintes de temps et façonnons ces points de vue..

De nos jours, nous sommes confrontés à une tempête de vent qui exige que notre vie souffle chaque jour. Ils peuvent être capturés de la manière suivante:

• Mental: Celles-ci n’existent que dans votre esprit (par exemple, une note mentale à vous-même d’avoir des pâtes pour le dîner ce soir).
• Papier: Celles-ci sont écrites (par exemple, une liste de tâches comprenant les actions qui vous sont assignées lors d’une réunion.)
• Électronique: Celles-ci existent en bits et en octets (par exemple, les demandes de temps enfouies dans votre boîte de réception électronique).

Des étiquettes temporelles ont été attribuées à un sous-ensemble des articles électroniques. Lorsque vous affichez votre calendrier, vous demandez simplement à voir une tranche, ou une vue, de toutes les demandes de temps électroniques qui sont étiquetées temporellement..

Un calendrier est donc une vue. Parce que c'est électronique, vous pouvez demander un certain nombre de points de vue différents qui n'ont rien à voir avec les limites de la page écrite ou imprimée. Vous pouvez marquer autant de demandes de temps que vous le souhaitez sans jamais manquer d'espace. La publicité

En fait, si vous aviez un génie magique, vous attacheriez probablement une étiquette temporelle à autant de demandes de temps dans la tempête que possible. Par exemple, lorsqu'un e-mail déclenche une demande de temps, vous avez la conversation suivante avec votre génie:

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1. “Je dois travailler pendant une heure sur un nouveau blog. Montre moi mon calendrier pour demain.”
2. “Merci, génie. Il n'y a pas d'espace demain. Montre moi le calendrier pour la semaine prochaine.”
3. “Merci, génie. Réservez-le pour vendredi, la semaine prochaine, à 15 heures.”

Aujourd'hui, nous n'avons pas besoin que notre propre génie suive les étapes énumérées ci-dessus si nous modifions notre modèle mental de ce qu'est un calendrier et de son emplacement..

Modèle mental n ° 1: le nouveau calendrier

En considérant un calendrier comme une tranche de temps, ou une vue, le fait de regarder votre calendrier se transforme en une activité dynamique dans laquelle vous alternez entre les vues tout en modifiant des éléments. Créer, réorganiser, reformuler, allonger, raccourcir et supprimer les contraintes de temps devient facile. Presque imperceptiblement, nous allons dans cette direction, car les dernières technologies, telles que les tablettes, les smartphones et les ordinateurs portables, facilitent ces changements au quotidien..

Il est plus facile de gérer un plus grand nombre de demandes de temps alors que nous développons l’habitude de marquer temporairement un pourcentage plus important de demandes de temps supplémentaires, et de maîtriser l’élégance et la puissance de l’utilisation de vues différentes pour ne voir que les informations dont nous avons besoin. Le bon moment.

Modèle mental n ° 2: Où se trouve le nouveau calendrier

Les contraintes de temps dans ce nouveau monde ne restent pas sur du papier, dans un gadget à main ou sur un disque dur. Au lieu de cela, ils résident dans un nuage électronique auquel on accède par un écran qui nous fournit une vue en temps réel. L'obtention d'éléments mouillés n'est plus un problème, pas plus qu'une panne de batterie ou un crash, dû à la présence de sauvegardes à l'épreuve des pannes. Nous ne manquons jamais de temps, même lorsque nous oublions notre appareil préféré à la maison, car d'autres méthodes peuvent être utilisées pour afficher différentes vues. Un jour, nous aurons même des montres pouvant afficher une vue de calendrier. La publicité

Les nouvelles technologies ont permis l’adoption de ces nouveaux modèles mentaux, mais ce sont nos habitudes quotidiennes qui conduisent à cette migration. Nous repoussons sans cesse les limites en matière de gestion du temps, et nous ne sommes limités que par les innovateurs en technologie qui tardent à comprendre ce que nous essayons de faire et comment nous essayons de le faire..

Malheureusement, les chercheurs tardent également à rattraper leur retard, bien que certains d'entre eux montrent que le balisage temporel et les vues de calendrier sont utilisés par ceux qui sont plus expérimentés en gestion du temps. Ces techniques leur permettent de gérer un plus grand nombre de demandes de temps: une tempête de vent encore plus grande.

Cela ne devrait pas être une surprise. La résistance inscrite dans les livres de gestion du temps était basée sur un paradigme papier. Avec la redéfinition du calendrier en fonction des contraintes de temps et du cloud en tant que lieu de stockage ultime, nous pouvons utiliser notre propre génie magique pour améliorer notre productivité..

Crédit photo vedette: Calendrier et crayon via Shutterstock et carte de calendrier photo en ligne de Joe Lanman via Flickr (CC BY 2.0)